「Googleを使って、日程調整を効率的にしたい！」
Googleカレンダーを使えば、効率的に日程調整ができるので、時間に余裕ができます。
効率的に日程調整を行えば、本来の業務に注力できる時間を得られるので、仕事の生産性が向上します。
本記事では、Googleを使って、日程調整を効率的にする方法や連携できるツールを解説していきます。
Googleカレンダーで日程調整する方法3つ
Googleカレンダーで日程調整する方法は、以下の3つがあげられます。
「おすすめ機能」を使う
Googleのおすすめ機能を使えば、みんなの空いている時間をすぐに確認でき、スムーズに日程調整できます。
例えば、社内会議を開催する場合、個人に連絡して日程調整する必要があります。
おすすめ機能を使えば、全員の空いている時間を候補として提示してくれるため、効率的に日程調整が行えます。
Googleカレンダーのおすすめ機能で日程調整する手順は以下の通りです。
- Googleカレンダーを開く
- ゲストを追加する
- 「おすすめの時間」をクリックする
- ゲストと自分の空き時間が表示される
- 空き時間を選び予定を作成する
上記の方法より、Googleカレンダーで日程調整ができます。
おすすめ機能は、「おすすめの時間」をクリックするだけで、メンバーの空き予定から、全員が都合の良い日時を提案してくれます。
おすすめ時間機能で日程調整をする場合、以下の点に注意しましょう。
- メンバーがGmailに登録している
- メンバーがGoogleカレンダーを使用している
メンバーがGoogleのアプリを利用している条件を満たさなければ、日程調整しにくくなります。
Googleフォームで日程調整をする
Googleフォームとは、アンケートフォームや問い合わせフォームなどを作成するツールです。
Googleフォームを作成する手順は、以下の通りです。
- テンプレートから「イベント出欠確認」を選択する
- 作成した日程調整を参加者に送信していく
- Googleフォームの結果を確認する
「イベント出欠確認」のテンプレートは、以下の項目がデフォルトで設定されています。
- イベントのタイトル
- イベント参加有無確認
- イベント参加者の名前
- イベントを知った経緯
- コメント
Googleフォームは、基本無料で使用でき、アンケートを自動で集計するので簡単に使用できます。
Googleカレンダーと連携する日程調整ツールを使う
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを使うことで、効率的に日程調整できます。
例えば、使用しているカレンダーアプリと日程調整ツールが連携していない場合、決定した日程を手動で入力しなければなりません。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを使うことで、スケジュールを入力する手間が省けるためスムーズに日程調整ができます。
また、複数人で日程調整する場合、参加者一人ひとりの空き予定を確認する必要がありますが、ツールを活用すれば候補を自動で抽出してくれます。
ツールとGoogleカレンダーの連携により、スケジュールの調整を効率的に行えます。
Googleカレンダーと連携できるおすすめの日程調整ツール6つ
上記で述べたようにツールを導入すれば、日程調整を効率化する便利な機能をたくさん利用できます。
また、Googleカレンダーだけでなく他のカレンダーツールやWeb会議ツールなどの外部サービスと連携可能です。
- 料金
- 無料プランはあるか
- 連携可能なWeb会議ツール
- 各ツールの特徴
各ツールの特徴を確認して、自社に合った日程調整サービスを選びましょう。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールは、以下の6つがあげられます。
TimeRex
TimeRexとは、イベントの日程調整ツールとして有名な「調整さん」を運営するミクステンド社が提供する、ビジネスの日程調整を自動化するツールです。
2022年4月時点での累計登録者数は8万人を突破しています。
TimeRexの特徴として、以下の点があげられます。
- 無料で利用できるフリープランでも基本的な日程調整に対応
- 人数に合わせた日程調整方式
- 日程候補の自動リストアップ
- Web会議ツールをはじめとする外部ツールの連携
- カスタマイズ機能で業務効率化
- 英語やタイムゾーンへの対応
TimeRexは、打ち合わせや移動の多い営業の日程管理などの、仕事に向いている日程調整ツールです。
Zoom、Teams、Google Meetと連携することで、日程調整と同時にURLを自動発行することが可能です。（日程調整と同時にWeb会議のURLを自動発行 – TimeRex主な機能）
calendly
calendlyとは、世界で1000万人が利用する日程調整ツールです。
calendlyの特徴として、以下の点があげられます。
- 無料で使用できる
- リマインドメールの自動送信
- ページへのエンベット
- グローバルなツール
- Googleカレンダーなどのツールと連携
- Zoomと連携
calendlyは、日本語対応してないため、使用する際は注意が必要です。
Tocaly
Tocalyとは、シンプルで直感的な日程調整ができるツールです。
Tocalyの特徴として、以下の点があげられます。
- 簡潔なデザイン
- Zoom、Google Meet、Teamsに対応
- 自動的なカレンダー登録とメ－ル通知
- 相手のアカウント作成やカレンダーツールの利用が不要
簡単なデザインで分かりやすいため、誰でも簡単に操作できます。
相手はアカウントを取得する必要がなく、日程調整できるため、手間がかかりません。
Niite
Niiteとは、「日程調整のストレスをできるだけ0に」を目標に掲げる日程調整ツールです。
Niiteの特徴として、以下の点があげられます。
- 利用シーンに合わせた日程調整方式
- コミュニケーションツールと連携
- 日程確定の自動送信
- Googleカレンダーなどとの連携
- Zoom、GoogleMeetとの連携
1対1や複数人、3社間などの、利用できる幅が多い日程調整ツールです。
また、SlackやChatworkと連携すれば、チャット上でリマインド通知を設定できるので、予定を見逃すことがなくなります。
ノリスケ
ノリスケとは、日程調整を自動化してくれる日程調整ツールです。
ノリスケの特徴として、以下の点があげられます。
- 無料で全ての機能が使用可能
- URLの共有で日程調整
- 移動時間を考慮した日程候補の自動リストアップ
- 会議室の予約
- 複数人の予定調整
- Google Meetとの連携
全ての機能を無料で使えるため、お試しで日程調整を使いたい人におすすめです。
アイテマス
アイテマスとは、Web上だけでなくスマホアプリでも使用できる日程調整ツールです。
アイテマスの特徴として、以下の点があげられます。
- スマホで手軽に日程調整が可能
- URLによるスケジュールの調整
- 時差に対応
- ダブルブッキングの防止
- 無料で始められる
- Zoom、Google Meetとの連携
スマホでアイテマスのアプリを利用すれば、通勤などの移動時間で手軽に日程調整できます。
現在完全無料のため、コストをかけずに使用することが可能です。
Googleカレンダーを使って、日程調整を効率的に行おう！
Googleカレンダーは多くのユーザーが使用しており、日程調整ツールと連携することで効率化することができます。
日程調整を効率的に行えば、本来の仕事に注力できる時間が増え、生産性向上が期待できます。
TimeRexは、様々な外部サービスとの連携や、日程調整の自動化により、作業が短時間で済みます。
ぜひこの機会に、TimeRexを使ってみてください！
