「仕事を効率化するアイデアについて知りたい！」
手間や時間のかかる作業はストレスに感じ、モチベーションの低下に繫がります。
仕事に対するパフォーマンスを高めて効率良く業務を進めるためにも、効率化のアイデアについて知ることは大切です。
本記事では、仕事を効率化するアイデアやポイントと注意点について解説します。
仕事効率化のアイデア9選
仕事を効率化するアイデアとして、以下の9つがあげられます。
アイデア（1）時間帯に合わせて業務を行う
時間帯に合わせて業務を進めれば、仕事を効率化することが可能です。
具体的なアイデアとして、以下があげられます。
午前中は重要度の高い業務を進める
午後は単純作業の業務を行う
脳のパフォーマンスは、目覚めてから3時間程度が最も高いと言われています。
そのため、午前中は集中力や思考力が求められる仕事を行いましょう。
午後に入ると脳が披露し集中力が低下する可能性が高いため、単純作業が必要な業務に取り組むことをおすすめします。
アイデア（2）メール・チャットの返信時間を決める
仕事を効率化するためのアイデアとして、メールやチャットの返信時間を決めることがあげられます。
例えば、メールが来るたびに返信作業を行う場合、現在進行している業務を中断する頻度が高くなります。
仕事を効率よく進めるためにも、頻繁に業務をストップすることは避けるべきです。
メールやチャットの返信は、出社してから1時間以内に行うなどルールを決めて、仕事を効率化しましょう。
アイデア（3）ショートカットキーの活用
仕事を効率化するアイデアとして、ショートカットキーの活用があげられます。
PC業務において、画面の切り替えやコピー＆ペーストなどの作業を行う機会は、頻繁にあります。
一つひとつの作業にかかる操作は簡単ですが、積み重なれば膨大な時間と労力が割かれるのです。
日常的にショートカットキーを使いこなせれば、作業効率が高まります。
アイデア（4）辞書登録を使う
仕事を効率化するアイデアとして、辞書登録の活用があげられます。
PC業務におけるメールや資料の作成は、同じ文章やフレーズを入力するタイミングが多いです。
タイピングに慣れてしまえばすぐに文字入力できますが、同じ操作の繰り返しにかかる手間と時間は省くべきです。
辞書登録を行えば、文章を素早く作成し仕事を効率化できます。
アイデア（5）タイピングを早くする
仕事の効率化のアイデアとして、タイピング操作のスピード向上があげられます。
キーボードを確認しながら文字入力をすると、作業に時間がかかります。
ブラインドタッチをマスターすれば、文章やショートカットキーを素早く入力することが可能です。
アルファベットだけでなく、数字やCtrlなどのキーも見ないで打てるようになりましょう。
アイデア（6）デスクトップを整理する
仕事を効率化するアイデアとして、デスクトップの整理があげられます。
デスクトップが整理整頓されていなければ、必要な情報を見つけ出すのに時間がかかります。
業務を進める上で、資料やデータ探しに時間がかかるのは避けるべきです。
デスクトップを整理すれば、データを短時間で見つけ出し資料の紛失などを防止することが可能です。
アイデア（7）タイマーを活用する
仕事を効率化するアイデアとして、タイマーの活用があげられます。
タイマーを使い時間管理しながら業務を進めれば、集中力を切らさず効率よく仕事を進めることが可能です。
一つひとつの業務に時間制限を設けて、時間内に作業が終わるように心がけましょう。
アイデア（8）業務をアウトソーシングする
仕事を効率化するアイデアとして、業務のアウトソーシングがあげられます。
アウトソーシングを利用すれば、手間と時間のかかる作業に人数を割く必要がなくなります。
特に労働力が不足している企業にとって、重要度の低い仕事に労働力をかけるのは避けたいものです。
アウトソーシング化により人数や時間がかかる事務作業、コア業務へ注力できるリソースが生まれるのです。
アイデア（9）ツールやアプリを活用する
仕事を効率化するアイデアとして、ツールやアプリの活用あげられます。
業務効率の向上に効果的なツールは、以下の通りです。
・コミュニケーションツール
・RPA
・名刺管理
・ペーパーレス化
・タスク管理
・日程調整
上記のツールやアプリには、単純作業の自動化やタスク・プロジェクトの見える化を行う機能などがあります。
業務に適したシステムを導入することで、仕事の効率化が期待できるのです。
仕事効率化を成功させるポイント
仕事を効率化するポイントは、以下の通りです。
・目的や目標を全体に共有する
・効率化したい項目を明確にする
・一度に多くのアイデアを実行しようとしない
仕事を効率化するにあたって目的や目標を全体に共有せずに施策を実施すれば、社員に負担がかかり浸透しにくくなります。
社員への事前共有を怠らず、効率化したい項目を明確にしアイデアを実施しましょう
また、業務を効率化する全てのアイデアを同時に実行しようとすると、結果的に全ての字ごとが中途半端になる可能性があります。
ムリのない範囲でアイデアを実施し、効果を検証することが大切です。
仕事効率化をするときの注意点
仕事を効率化する際の注意点は、以下の通りです。
・逆に手間が増えていないか確認する
・質が落ちていないか確認する
・ミスはきちんと報告する
「仕事を効率化するアイデアを実施して終わり」ではなく、施策の効果を検証することが大切です。
どれだけ戦略を入念に練ったとしても、必ずしも全ての効果が発揮するとは限りません。
アイデアが仕事に合わず、逆に手間や時間がかかったり、業務品質が低下する可能性があります。
ミスが起こったら報告したり、本当に作業時間が短縮されているのかなどを確認してください。
実施した効率化に関する検証は、必要不可欠です。
施策の精度やパフォーマンスの向上のためにも、効率化のフィードバックは必ず行いましょう。
仕事を効率化するアイデアを実践しよう！
仕事を改善する手段として、すでにある効率化のアイデアを知ることも1つの手です。
抱えている仕事の問題点を明確にし、オリジナルの効率化アイデアを考えましょう。
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