「事務仕事を効率的にこなしたい！」
書類の作成や処理、決算書や収支明細などの管理、データ入力などは手間と時間がかかります。
細かすぎる業務や確認作業が原因で、事務仕事がなかなか終わらないと悩む人は多いです。
本記事では、事務作業を効率化する手順やアイデア、ツールについて徹底解説します。
事務仕事を効率化する方法【手順】
事務仕事を効率化する手順は、以下の通りです。
（1）現在の業務の内容を把握する
事務仕事の効率化を図るには、まずは現状の業務内容を把握する必要があります。
確認すべき点として、以下の点があげられます。
・目的 / ゴール
・細かい業務フロー
・作業にかかる時間
・業務に必要なもの
事務仕事を効率化するには、業務の目的に沿った施策を考える必要があります。
目的やゴールを明確に把握しなければ、効率化を達成できる施策を練りにくいです。
事務仕事を効率的に進めるためにも、業務フローや作業に要する時間、必要なものについて細かくリストアップしましょう。
（2）問題点を洗い出す
リストアップした業務内容から、問題点を洗い出しましょう。
事務仕事の流れを入念に見直せば、どの作業が負担で無駄なのかを見つけ出すことが可能です。
業務の工程を1つ1つ明確にし、より効率的な方法や不必要な作業を見つけ出しましょう。
（3）アイデアを検討し実行する
事務仕事の問題点を洗い出した後は、アイデアを考えて実行しましょう。
アイデアを検討する際は、本当に事務作業における問題点に沿った解決方法であるのか、意識することが大切です。
事務作業における問題点は、実際に現場で働いている社員が一番よくわかっています。
事務を担当している社員は管理職と入念に話し合い、導入してほしいツールや施策を検討しましょう。
（4）実行したアイデアの効果を検証する
事務仕事を効率化する施策に効果があったのか、検証する必要があります。
どれだけ戦略を入念に練ったとしても、必ずしも全てのアイデアが効果を発揮するとは限りません。
「施策を実施して終わり」となると、実はアイデアが業務に適していなかったり、効果的に機能していないなどの問題に気づけません。
アイデアの精度や事務仕事におけるパフォーマンスを最大限高めるためにも、効率化のフィードバックは必要不可欠なのです。
事務仕事を効率化する方法【アイデア】
事務仕事を効率化するアイデアは、以下の通りです。
（1）マニュアルを作成する
事務仕事におけるマニュアルを作成することで、業務を効率化することが可能です。
会社全体に事務内容のマニュアルを共有することで、社内にノウハウが蓄積されます。
事務業務の担当者が休んだり退職した際にマニュアル通りに仕事を行えば、業務の品質を維持しつつスムーズに引き継ぐことができるのです。
以下のポイントを押さえて、事務業務のマニュアルを作成しましょう。
・業務の流れをフローチャート化
・マニュアルの作成
・継続的なフィードバックと改善
また、マニュアルがあれば、業務の引継ぎや新人研修の手間と時間を削減することも可能です。
（2）業務の優先順位を決める
事務仕事を効率化するためにも、優先順位をつけましょう。
目先の作業から取りかかるといった計画性のないやり方では、余計な段取りに時間が割かれる可能性があります。
場当たり的な仕事をなくし、事務作業に優先順位をつけることで、効率的に業務を進められます。
一般的な優先順位の付け方は、以下の通りです。
1.重要度が高いかつ緊急度が高い
2.重要度が低いかつ緊急度が高い
3.重要度が高いかつ緊急度が低い
4.重要度が低いかつ緊急度が低い
重要度と緊急度が低い作業を見直せば、「実はムダな作業だった」と気づける可能性があります。
細かくリストアップした業務内容から、適切な優先順位をつけましょう。
（3）PCのショートカットを活用
PCのショートカット機能の活用は、事務仕事の効率化に必要不可欠です。
一般的に事務仕事における書類の作成や財産管理などは、PCを使って作業を進めます。
画面を切り替えたり画像や表を貼りつける手間が積み重なれば、結果的に大幅な時間が割かれるのです。
PCを使う事務作業でショートカット機能を活用すれば、作業効率が飛躍的に高まります。
一つひとつの作業で短縮できる時間は短いですが、長い目で見ると業務にかかる時間は大幅に短縮されるのです。
（4）業務の担当を変える
事務業務の担当者を変更することで、仕事が効率化されるケースがあります。
社員によって、得意な作業や苦手な作業があることを把握しておきましょう。
適材適所な人材配置を行うことで、より効率的に事務作業を効率化できるのです。
（5）アウトソーシングの活用
アウトソーシングの活用により、事務仕事が効率化されます。
特に、事務仕事に人数と労力をかけたくない企業におすすめの方法です。
特定の業務に長けている業者に仕事を任せることで、企業はコア業務に注力できるリソースが生まれます。
事務仕事を効率化して生産性を高めるためには、アウトソーシングの活用は効果的と言えます。
事務作業を効率化するする方法【ツール】
事務作業を効率化するツールとして、5つがあげられます。
・RPA
・タスク管理ツール
・電子承認ツール
・コミュニケーションツール
・オンラインストレージ
RPA
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、事務作業をロボットで自動化できるツールです。
単純作業をツールで自動化すれば、社員の労働時間短縮や人件費などのコストを削減できます。
タスク管理ツール
社員が担当している事務作業や進捗状況を全体で共有することで、チームで取り組む業務を円滑にします。
チーム内で仕事を共有することで、業務の偏りを防止し任せる作業を適切に判断しやすくなります。
電子承認ツール
電磁承認ツールは、印鑑やサインをする必要のある事務作業を、ペーパーレス化するものです。
承認場所の制約を受けないことやペーパーレス化による物理的スペースの確保、印刷代などのコスト削減に繫がります。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、事務的な連絡や意思疎通を円滑にするツールです。
スピーディかつ手軽に情報共有できる環境が構築されることで、事務作業を効率化できます。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、事務仕事に関するファイルや資料をサーバー上で管理・共有できるツールです。
会社のデータが紙の状態で保存されていたり、1つのデスクトップに集約されていると必要な情報を探すのに時間がかかります。
オンラインストレージは、どこからでもアクセス可能で必要なファイルを短時間で見つけることが可能です。
事務仕事を効率化してムダな労力と時間を削減しよう！
事務仕事におけるムダな労力と時間を削減すれば、社員の負担が減りモチベーションアップに繫がります。
社員のパフォーマンスを高め会社の生産性を向上させるためにも、ストレスのかかる事務作業は改善する必要があるのです。
TimeRexでは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
ツールを活用すれば、事務的な日程調整作業にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。
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