「リモートワークのやり方を知りたい！」
日本で働き方改革が推進される中、あらゆる企業がリモートワークを取り入れています。
最大限リモートワークの効果を発揮するためにも、あらかじめ具体的なやり方について知ることは非常に重要です。
本記事では、リモートワークのやり方や必要なツール、導入する注意点などについて徹底解説します。
【やり方を知る前に】そもそもリモートワークとは？
リモートワークとは、場所の制約を受けない柔軟な働き方のことを指します。
会社のオフィスへの出勤や、遠方への出張などに必要な時間とコストを削減することが可能です。
ITツールやインターネットを活用することで、チームメンバーと円滑に業務を進められます。
リモートワークのメリット・デメリット
リモートワークのメリットやデメリットは、以下の通りです。
メリット
・働く場所の制約を受けない
・コストを削減できる
・働き方改革に繫がる
リモートワークにおける最大のメリットは、働く場所を自由に選べるという点です。
一般的に会社のオフィスで仕事を行う場合、移動時間が伴います。
職場と自宅の距離が遠かったり遠方へ出張する必要があれば、大幅な移動時間とコストがかかります。
実際に働く時間にプラスして長時間の移動が必要となる場合、社員にとって負担となるのです。
リモートワークを導入すれば、移動時間に関する社員の負担を軽減し時間を有効活用できます。
働く場所に縛られず業務をこなせるため、社員のモチベーションアップにも繫がるのです。
また、社員の交通費やオフィスの賃貸料金などのコストを削減できるので、企業にとっても大きなメリットになります。
リモートワークの導入で獲得したリソースで、新しいビジネスに着手できる余裕が生まれるのです。
現在日本では、働き方改革が推進されています。
優秀な人材の確保や社員の定着率を上げるためにも、働きやすい労働環境を構築することが大切です。
場合によっては、社員の事情でやむを得なく退職や転勤を余儀なくされる可能性があります。
リモートワークは社員の事情に対して柔軟に対応できるため、離職率を下げられる可能性があるのです。
デメリット
・適切な人事評価がしにくい
・コミュニケーションが不足する
・情報漏えいのリスクが高まる
リモートワークにおける魅力は1か所に集まらずに仕事ができる点ですが、その分社員と触れ合う機会が少なくなります。
直接社員の仕事を管理できないため、業務に対する姿勢を評価しにくくなるのです。
そのため、リモートワークを導入する際は社員の成果物から人事評価できる仕組みを考えましょう。
リモートワークには、コミュニケーション不足によるチームワークの低下するケースも考えられます。
チャットルールやタスク管理アプリを駆使し、十分に情報を共有できるシステムを構築しましょう。
また、リモートワークは社員が外部で仕事を行うので、情報漏えいするリスクが高まります。
セキュリティソフトのインストールや社員のセキュリティに対する意識の徹底を行いましょう。
リモートワークのやり方4つ
リモートワークのやり方として、以下の4つがあげられます。
（1）フルリモートワーク
フルリモートワークとは、すべての業務を遠隔で進めるやり方です。
Web会議ツールやチャットツールでコミュニケーションを行いましょう。
フルリモートワークは、感染症対策に有効な方法であると言えます。
（2）ハイブリッドリモートワーク
ハイブリッドリモートワークは、会社のオフィスと外部の両方で働くやり方です。
例えば、週の半分は会社に出勤し残りは在宅勤務するといったスタイルがあげられます。
社員とコミュニケーションする機会がなくならないので、多くの企業が導入している方法です。
（3）テンポラリーリモートワーク
テンポラリーリモートワークとは、会社や社員の事情に柔軟に合わせてリモートワークを行うやり方です。
例えば、親の介護や子どものお世話などやむを得ない事情で出勤できない社員に、一時的にリモートワークを実施します。
一時的に業務を行う非正規雇用の社員に実施するケースも多く、柔軟な働き方ができると言えます。
（4）リモート・アウトソース
リモート・アウトソースとは、一部の業務を外部に委託して仕事を進めるやり方です。
案件ごとに実施されることが多く、基本的に会社のオフィスやに出社する必要はありませんが、打ち合わせなどで出勤する場合もあります。
リモートワークのやり方【必要なツール】
リモートワークに必要なツールとして、主に以下の4つがあげられます。
Web会議システム
リモートワークにおいて、打ち合わせや取引先との商談を行うためには、Web会議ツールの活用が必要不可欠です。
おすすめのWeb会議ツールとして、以下の3つがあげられます。
・Zoom Meetings
・Skype for Business
・Microsoft Teams
Web会議ツールを選ぶ際は、セキュリティや音声・映像の品質、同時接続数などについて確認しておきましょう。
また、すでに利用しているツールと連携できれば、より効率的にWeb会議を行えます。
チャットツール
コミュニケーションを円滑に進めるためにも、チャットツールを活用しましょう。
リモートワークの業務を効率的に進めるためには、チームワークは必要不可欠です。
社内でのコミュニケーションを怠ると、チームの連携が取れず企業にとって重大な情報の共有ミスが発生する可能性もあります。
チャットツールを活用することで、チームのコミュニケーション不足を防止し、リモートワークを効率化しましょう。
グループウェア
グループウェアとは、社内で業務に関するコミュニケーションを円滑にするツールです。
リモートワークでは、チャットやスケジュール管理など複数のツールを開くシーンが頻繁にあります。
PCやスマホなどの端末で複数の画面を開く作業は短時間で済みますが、手間が積み重なるとムダな労力と時間が多くなります。
グループウェアを用いれば、上記の作業をツール上で完結させられます。
グループウェア上で業務を進めることで、リモートワークを円滑に行えるのです。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、社員の勤怠情報を管理するツールです。
リモートワークにおいて、社員の労働時間を管理するためにもツールの活用は必要不可欠です。
特に社員の数が多い企業では、労働時間や残業時間の算出などに大きな労力と時間がかかります。
勤怠管理ツールを活用すれば、リモートワークでも社員の勤怠情報を短時間で楽に管理できます。
リモートワークのやり方【注意点】
生産性のあるリモートワークを進めるためにも、準備を万全にする必要があります。
リモートワークを導入する前に、確認しておきたい注意点は以下の通りです。
・導入の目的を決める
・ルールの策定
・システムの準備
計画を入念に練らないままリモートワークを進めると、社員に不満が生まれる可能性があります。
リモートワークを導入する目的を明確にすれば、生産性の高い施策を練りやすくなるのです。
また、リモートワークのルール作りや、システムの環境整備を行いましょう。
ルールやシステムを万全にすることで、勤務状況や社員の仕事の成果を判断し、正当な評価をしやすくなります。
リモートワークを正しいやり方で実践しよう！
企業が提供する商品やサービスの品質を高めるためにも、まずは社員が働きやすい環境を構築する必要があります。
リモートワークを正しいやり方で実践すれば、社員のモチベーションアップや生産性向上に繫がります。
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リモートワークにおける会議の日程調整にツールを活用すれば、より効率的な業務を遂行できます。
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