Webミーティングとは、インターネットを利用して行う会議のことです。
Webミーティングを導入することで、参加者は遠隔地から会議に参加できるため、負担軽減につながります。
本記事では、Webミーティングの概要や導入によるメリット・デメリット、導入時に必要な機材、おすすめのWebミーティングツールなどについて解説します。
Webミーティングとは
Webミーティングとは、インターネットを利用して行う会議のことです。
従来の会議は同じ部屋に集まり対面で行うものでしたが、インターネットやデバイスの普及、発達により場所や時間に関係なくできるWebミーティングが広く行われるようになりました。
Webミーティングは、専用の機器などは必要なく、パソコンやスマートフォンなどインターネットに接続できる端末とアプリをインストールするだけで利用できる手軽さが最大の魅力です。
Webミーティング＝画質が悪いというイメージを持っている人もいるかもしれませんが、通信インフラが発達し、Webミーティングのツール自体も進化しているため、綺麗な映像、聞き取りやすい音声でのやり取りも可能です。
Web ミーティングのメリットとデメリット
Webミーティングはメリット・デメリットの双方が存在しており、それぞれを理解することが適切に利用するためには重要です。
これからWebミーティングを導入しようとしている企業の担当者はぜひ参考にしてください。
メリット
Webミーティングを利用することでコスト削減や人材採用など会社にさまざまなメリットをもたらします。Webミーティングを導入する意義がいまいち見出せないといった場合は、具体的なメリットを把握することが大切です。
コスト削減
Webミーティングを利用することで、会議のために移動する必要がなくなるため、移動時間や交通費といった各種コストの削減が可能となります。
例えば、複数の拠点を持つ企業が本社で会議を行うとなると、各拠点の担当者は本社に移動しなければなりません。移動にはコストがかかるだけでなく、時間も必要となり仕事にも支障が出る恐れがあります。
このような時にWebミーティングを実施すれば、各拠点にいながらミーティングに参加できるため移動コストが発生しません。
人材採用
Webミーティングの導入は、新たな雇用創出にもつながります。
家族の介護や子育て、病気などさまざまな理由から自宅を離れることが難しく、高いスキルを持っているにも関わらず働いていない人はたくさんいます。
一方でWebミーティングを導入すれば、自宅にいながらミーティングに参加でき、業務に関するやりとりや打ち合わせができるため、出社が難しい人でも業務に取り組むことが可能です。
また、会社の所在地周辺だけでなく地方都市や海外に住んでいる人を雇用することもできます。
Webミーティングにより柔軟な働き方が実現することで、優れた人材の採用が可能です。
また、既存の社員も子育てや介護に伴い退職するのではなく自宅勤務に切り替えることができるため、離職率の低下にもつながります。
スムーズな意思決定
Webミーティングができるようになることで、時間を調整するだけですぐに会議を開けるため、重要な意思決定などもスムーズに行うことができます。
もし役員が出張に行っていたとしても、出張先から会議に参加し意思決定を下すことも可能です。
ビジネスにおいては、スピードが求められる場面もよくあるため、企業にとっては大きなメリットとなります。
デメリット
メリットの一方でデメリットにも注意しなければなりません。事前にデメリットを把握しておくことで対策を取ることも可能です。
通信状況の影響を受ける
Webミーティングを行うにあたっては、インターネット回線が必要不可欠であるため、参加者それぞれの通信状況によってはミーティングにうまく参加できない可能性があります。
例えば、ネットワークが混雑しているために音声がうまく聞こえない、画像の質が低下して資料を読むことができないといったケースも考えられます。
大人数のミーティングには向いていない
Webミーティングツールによっては参加の上限人数があるケースもあるため、大人数でのミーティングには適していないこともあります。
また、人数の上限がないとしても、参加者が多すぎると、発言しにくかったり、ちゃんと話を聞いているのかわかりにくかったりする点にも注意しなければなりません。
相手の雰囲気を掴みづらい
Webミーティングの場合、相手の顔しか見えないため相手の雰囲気を掴みにくいというデメリットがあります。
対面でのコミュニケーションであれば、表情や雰囲気など体全体から相手の様子を伺うこともできますが、Webミーティングではそれが難しいため、コミュニケーションが取りにくくなる点に注意してください。
Webミーティングに必要な機材
Webミーティング導入にあたっては、以下のような機材が必要となります。
- パソコンやスマートフォンなどインターネットに接続できる端末
- Webカメラ
- ヘッドセット
Webカメラに関してはパソコンやスマートフォンなどに内蔵されているもので対応できるため、特に購入する必要はありません。
また、ヘッドセットはマイク付きイヤホンで対応可能です。家電量販店などに行けば数千円程度で購入できます。
なお、ヘッドセットに関しては、Bluetoothのような無線接続のものもありますが、音声の安定性を確保したいのであれば、有線接続の方が適しています。
Web会議システムを選ぶポイント
Web会議システムはさまざまな会社が展開しているため、どれを選べばいいかわからない人も多いと考えられます。選ぶ際のポイントを押さえておくことで、自社に適したシステムを選ぶことが可能です。
接続が安定しているかどうか
Webミーティングを行うにあたっては、システムが安定して接続できるかどうかが非常に重要です。
ミーティングの途中で音声が途切れてしまう、画質が悪く資料が見にくいといったことがあるとミーティングにも支障をきたしてしまいます。
事前に試すことができるようであれば、接続状況をチェックするようにしましょう。
同時接続の上限
大人数でのWebミーティングを想定している場合、同時接続の上限をチェックしておく必要があります。
システムによっては、上限がある、もしくは有料会員になることで上限数を増やせるといったケースもあります。
特に研修やセミナーなどでWebミーティングを実施する場合は、参加者の人数が増える可能性が高いため、必ず確認しておきましょう。
操作性
Web会議システムは誰にでも使いやすいものであることが理想的です。
例えば、IT機器を得意としていない人でも直感的に操作できて、簡単にミーティングに参加できるものが理想的です。
多機能のシステムが魅力的に見えるかもしれませんが、実際に使用する人のことを考慮した上で操作性などをチェックすることが大切です。
Web ミーティングおすすめツール4選
Webミーティングで使用できるツールは多種多様です。誰もが知る有名な企業が提供しているサービスもあります。
ここでは4つのおすすめツールを取り上げているため、自社に適したものがあるかどうかチェックしてみてください。
Zoom
Zoomは、アメリカのZoom Video Communicationsが提供しているWeb会議システムです。
新型コロナウイルスの流行が始まってからZoomの名前を耳にする機会が増えた人も多いのではないでしょうか。
Zoomはミーティングの参加者にURLを共有するだけで簡単にミーティングを開催できる手軽さが特徴です。
また、ミーティングの動画や音声は記録できるため、後から議事録を作る際などにも活用可能です。
さらに、Zoomではバーチャル背景にも対応しており、在宅ワークの際に自宅を見られたくない人にとってはとても重宝する機能だといえます。
Microsoft Teams（チームズ）
Microsoft Teamsは、Microsoftが提供する「Office 365」のサービスの1つです。
Microsoft Teamsは、最大で10,000人のイベントに対応しており、ウェビナーや全社でのイベントといった大規模なイベントでも導入できる点が特徴です。
また、ノイズ抑制機能がついているため、キーボードの入力音などがミーティング中に他の参加者に聞こえてしまう心配もありません。
WordやExcelといった多くの企業が使っているツールとの連携にも対応しているため、業務効率の向上も期待できます。
Skype Meet Now
Skype Meet Now は、Microsoftが提供する「Skype」が新たに2020年4月から始めた、Web会議サービスです。
無料かつアカウント不要、アプリインストール不要で利用できるため、気軽にWebミーティングを開催することができます。
また、ミーティングをワンクリックで始められる点も特徴です。
システムの導入コストを気にしている企業の担当者にとっては大きな魅力だといえます。
Google ハングアウト
Google ハングアウト は、Googleが提供するコミュニケーションツールです。
同時接続は最大10人と決して多くありませんが、チャットやビデオ通話が無料で利用できます。
また、Googleドキュメントの共同編集ができるため、ミーティングをしながらリアルタイムで編集し、編集内容をその場で共有することも可能です。
なお、多人数で利用したい場合は、Googleハングアウトのビジネス版である「Google Meet」を利用することができます。
こちらは100人以上の同時接続に対応しているため、より規模の大きいミーティングを開きたいときに役立ちます。
業務効率を高めてくれるWebミーティングを活用しよう
Webミーティングは、会議室に出向くことなくミーティングができるため、参加者の負担を減らし業務効率を高めてくれます。
また、これまでさまざまな事情で働くことができなかった人たちの雇用につながる可能性があるなど、人出不足に悩む企業にとっては大きな助けになります。
Webミーティングを開催するツールは各社から提供されており、無料で利用できるものもあるため、自社にあったツールの導入を検討してみてください。
