政府が推進する働き方改革やインターネットの普及などにより、オンライン会議を導入する企業が増えています。
オンライン会議用のツールには様々なものがありますが、人気の一つとして挙げられるのがマイクロソフトチームスです。
そこで当記事ではマイクロソフトチームスでオンライン会議を行う方法やメリットを解説します。
マイクロソフトチームスとは
マイクロソフトチームスは、マイクロソフト社が開発したマイクロソフト365のコミュニケーションツールで、Skype for businessの後継として誕生しました。
マイクロソフトチームスには、通話やチャット機能の他、ビデオ会議機能やファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があり、マイクロソフトのアカウントがあれば無料で使用することもできます。
他のオンライン会議ツールとの違い
以下は無料版におけるそれぞれの比較となります。
参加可能人数
Microsoft Teams…100人
Zoom…100人
Google Meet…100人
Cisco Webex Meetings…100人
アカウントなしでの参加
Microsoft Teams…可
Zoom…可
Google Meet…可
Cisco Webex Meetings…可
表示可能人数
Microsoft Teams…98人
Zoom…49人
Google Meet…49人
Cisco Webex Meetings…25人
画面共有
Microsoft Teams…可
Zoom…可
Google Meet…可
Cisco Webex Meetings…可
時間制限
Microsoft Teams…60分
Zoom…40分
Google Meet…60分
Cisco Webex Meetings…50分
このように他のオンライン会議ツールと比較しても、マイクロソフトチームスは大変使いやすいといえます。
マイクロソフトでオンライン会議をするメリット
誰でも使える簡単な操作性
マイクロソフトチームスは、マイクロソフトユーザー向けの機能がたくさんあるのでスムーズに連携し、誰でも簡単に使うことができます。
マイクロソフトチームスの使い方をある程度マスターすれば、エクセルやワードなど、日常使い慣れたツールを利用しながら業務の効率化を図ることができます。
また、オンライン会議などのコミュニケーションツールの初心者であったとしても、すぐに安心して利用することができるでしょう。
Googleカレンダーとの連携が可能
マイクロソフトチームスはGoogleカレンダーとの連携が可能です。これにより、
・ツールを切り替える必要がなくなる
・Googleカレンダーでマイクロソフトチームスでのオンライン会議を作成することができる
・Googleカレンダーでマイクロソフトチームスでのオンライン会議を表示・編集することができる
・Googleカレンダーからマイクロソフトチームスでのオンライン会議に参加することができる
などのメリットも生まれます。
テレワーク環境では、オンラインでコミュニケーションをとる機会が増えますが、ツールを連携させたり操作を効率化するだけでも、準備などにかけていた時間を大幅に削減することができるため便利です。
ブラウザ上から利用できる
マイクロソフトチームスはアプリケーションなど、パソコンにインストールしなくてもブラウザ上から利用することもできます。
マイクロソフトチームスが完全対応しているブラウザは、「Google Chrome」「Microsoft Edge」になります。
マイクロソフトチームスでオンライン会議を開く方法
まずはアカウントを作成する
既存のメールアドレスを使用する場合
マイクロソフトアカウントの管理ページにアクセスし、トップページにある「Microsoftアカウントを作成」を選択します。
次に画面に表示される「アカウントの作成」から登録したいメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックします。
次にパスワードを設定し、完了後に「次へ」をクリックします。
その後、登録したメールアドレスにセキュリティコードが送信され、メールアドレスの確認後、本人確認用の画像認証を行います。
画像認証は大文字と小文字の区別があるため、入力の際は注意が必要です。
文字が分かりづらい場合は「新規」を選択すると、新たな画像が表示されますが、「音声」を選択すると画像認証のアルファベットを読み上げてくれるため便利です。
すべての必要項目を入力すると、Microsoftアカウントの管理ページに移行となります。
新規にメールアドレスを取得する場合
メールアドレスを持っていない場合でも、新規にメールアドレスを取得すればMicrosoftアカウントを作成することができます。
まず、マイクロソフトアカウントの管理ページにアクセスし、トップページにある「Microsoftアカウントを作成」を選択します。
次に「アカウントの作成」で「新しいメールアドレスを取得」をクリックします。
「アカウント作成」の入力欄に取得したいメールアドレスを入力しますが、ドメイン名は「＠outlook.jp」「＠outlook.com」「hotmail.com」の中から選択することができ、これがMicrosoftアカウントのログインIDとなります。
次にパスワードの作成、携帯電話の電話番号を入力し、「コードの送信」を選択すると、登録した携帯電話のショートメールにMicrosoftアカウントコードが送信されます。
このMicrosoftアカウントコードを「セキュリティ情報の追加」の「アクセスコードを入力してください」の欄に入力し、「次へ」をクリックします。
すべての必要項目を入力すると、Microsoftアカウントの管理ページに移行となります。
サインインする
マイクロソフトチームスを起動させるためには、次のいずれかの操作を行います。
Windowsの場合は「スタート」から「Microsoft Teams」を探しクリックします。
Macの場合は「アプリケーション」フォルダーに移動し、「Microsoft Teams」をクリックします。
また、webブラウザの場合はマイクロソフトチームスの公式サイトにアクセスします。
会議日時を指定する
マイクロソフトチームスでオンライン会議の日時を指定するには、次の2つの方法があります。
Outlookによる日時指定
まずOutlookを起動し、スケジュール画面に移動します。そして、スケジュール画面のメニューから「新しいTeams会議」を選択します。
次に会議名、必須参加者、任意参加者を選択し、開始・終了時刻を入力します。
最後に予定詳細の箇所にオンライン会議の議題や注意事項などを書き込みます。
Microsoft Teamsアプリによる日時指定
画面左のメニューにあるカレンダーアイコンの予定表をクリックすると、予定表の画面が表示され、「新しい会議」ボタンをクリックするか、オンライン会議を行いたい時間帯の場所をクリックします。
会議名、必須参加者、任意参加者と会議スケジュールを入力し、会議詳細を書き込んで送信ボタンを押すと、参加予定者にオンライン会議の内容が送られます。
発行されたURLを共有する
マイクロソフトチームスでオンライン会議をURLで共有する場合、以下の手順によって行います。
まずカレンダーを表示させ、オンライン会議の開催時間を選択します。
すると「新しい会議」画面になるため、会議名、会議内容の詳細を入力し、保存ボタンを押します。
「会議が作成されました」と書かれたダイアログボックスが表示されるので、「リンクをコピー」のボタンを押します。
次に「リンクをコピー」のボタン表記が「リンクがコピーされました」に変更されていれば、問題なくURLを取得できたことになります。
次にこのURLをメールで送る手順です。
例えばGmailの場合、「作成」ボタンを押すと「メール新規作成画面」が表示されます。
相手のメールアドレス、会議URLをコピーして貼り付け、送信ボタンを押します。
これで、URLの招待メールが送られ、相手と共有できたことになります。
社内外のコミュニケーション促進に力を発揮するのがマイクロソフトチームス
マイクロソフトチームスは、ビジネスシーンでのコミュニケーションを促進するための機能が豊富です。そのため、個人間でもチーム間でもやり取りが容易になります。
また、最大300人まで同時参加できる大会議用の機能も備わっており、議事録作成も自動で行えるため、オンライン会議に集中することができます。
さらに他のツールとも連携しているので、作業の効率化だけでなく、社外とのコミュニケーションも促進してくれます。
