「業務を効率化したい！」
ムダな作業にかかる時間とコストを削減すれば、より効率的に業務を進められます。
一方、業務の効率化を進めるにあたって具体的に何から着手すればいいのか分からない人も多いです。
本記事では、業務効率化についてや具体的な方法、便利なツールについて徹底解説します。
そもそも業務効率化とは？
業務効率化とは、作業にかかる時間やコストを削減し、より効率的に仕事を進められるようなアイデアを実施することを指します。
「業務効率化」と「生産性向上」はよく混同されることが多いです。
実際には、2つの言葉が指す意味は異なります。
業務効率化とは、手間や時間のかかるムダな作業を省くことです。
一方、生産性向上とは最小限のコストで最大限の成果を出すことを指します。
業務効率化と生産性向上は同じ意味ではありませんが、効率化を進めればおのずと2つが結びつくことがあるのです。
業務効率化を進めるべき理由
業務効率化を進めるべき理由として、以下の点があげられます。
コスト削減
業務の効率化は、コスト削減につながります。
企業の利益を増大させるためにも、コストの削減は必要不可欠です。
商品の開発やサービスを提供する場合、光熱費や材料費、賃貸料金などのランニングコストは必ず発生します。
ランニングコストをできるだけ抑えることで、企業の粗利が増大します。
効率化アイデアの実施やツールの導入により業務を効率化すれば、必要なコストを最小限に削減できるのです。
働き方改革を推進できる
業務効率化を行えば、企業の働き方改革を推進できます。
現在日本は、少子高齢化による労働人口の減少などの課題を抱えています。
労働力不足が懸念されており、企業は優秀な人材を他社と取り合う状況となる可能性があります。
安心して働きやすい環境が整っている魅力的な企業に、当然より多くの人材が流れていきます。
企業で活躍できる人材の確保や社員の定着率を高めるためにも、業務効率化で働き方改革を推進する必要があるのです。
商品やサービスの品質向上
業務効率化を行えば、商品やサービスの品質が向上します。
手作業で行う業務には、提供する商品の質のムラや単純ミス、業務量に限界があるなどの問題がつきものです。
業務効率化を行い、作業の時短や自動化により強化すれば、今まで以上の量と品質の高いサービスの提供が期待できるのです。
業務効率化の方法
業務効率化の方法は、主に以下の通りです。
ITツールの導入
ITツールを導入することで、業務効率が飛躍的に向上します。
上記でも述べたように、人の手で行う業務には限界があります。
膨大な数の名刺管理や紙の資料の整理、会計処理などを手作業で行うと相当な手間と時間がかかるのです。
ITツールを導入すれば、作業の自動化による時短とサービスの量産やデータ閲覧などを効率的に行えます。
業務効率化において、ITツールの導入は必要不可欠なのです。
PDCAサイクルの確立
PDCAサイクルを確立することで、業務が効率化します。
PDCAサイクルとは、業務における品質向上や管理の効率化を目指す手法で、以下の頭文字を取ったものです。
・Plan（計画）
・Do（実行）
・Check（評価）
・Action（改善）
上記の点で大事なのは、Check（評価）とAction（改善）です。
計画を実行するだけで評価を行わなければ、より効果的な管理方法を見つけたり、問題点に気づくことができません。
PDCAは、1度実行しただけで終わるのではなく、目標値に達成するまで何度もサイクルを回すことが重要です。
PDCAサイクルを回し、問題点を改善し続ければおのずと業務が飛躍的に効率化するのです。
社内への周知
業務効率化を実施する際は、必ず会社の社員たちに周知させましょう。
せっかく効率化のアイデアを導入しても、社員が理解していなければ満足のいく効果は発揮できません。
効率化を実施する目的や背景、具体的な方法を事前に詳しく共有しておかなければ、社員の協力を得られず浸透しにくくなります。
業務効率化を行う際は、具体的な内容やツールの操作方法について共有しておきましょう。
業務効率化のためのツール
業務効率化のためのツールは、主に以下の通りです。
日程調整ツール
日程調整ツールとは、社内会議や取引先との商談に必要なスケジュール調整を効率化するツールです。
手作業で行う日程調整は、やり取りが二度手間になる個別対応やカレンダーへの予定追加などに時間がかかります。
人数が多くなるほど作業の手間と時間が膨大となるため、日程調整を億劫に感じる人も多いです。
日程調整ツールを活用すれば、日程候補の自動リストアップやカレンダーツールとの連携などの機能を活用できます。
日程調整を効率化することで、業務が改善されるのです。
名刺管理ツール
名刺管理ツールを活用して、大量の名刺を一元管理すれば業務が効率化します。
特に営業を担当している人にとって、名刺を交換する機会は非常に多いです。
名刺管理ツールは、名刺情報を電子データ化し社内で共有することが可能です。
アプリ上で名刺情報を一元管理すれば、データを探す手間や時間をかける必要がなくなるのです。
RPA
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、定形作業を自動化できるツールです。
日常的に行う会計やデータの抽出などの業務は、ある程度手順の決まっている単純作業が多いです。
ルーティンが決まっている単純な業務をツールに任せれば、重要度の低い作業にかけていた労働力と時間を削減できます。
また、RPAツールの導入は、人の手で起こるミスを防ぎ、人間より多くの業務をこなすことが可能です。
効率化にあたって、業務の自動化は絶大な効果を発揮するのです。
営業支援ツール
営業支援ツールとは、商品やサービスを提供している顧客情報や取引先から獲得した案件などの管理を効率化するツールです。
マーケティングなどの、幅広いシーンの情報管理を改善することが可能です。
顧客や案件の情報をツールに登録すれば、自動で管理し社内での共有やデータの閲覧も可能です。
また、ツールで分析したデータに基づいて、顧客に対して根拠のあるクリティカルな施策を立案しやすくなります。
手作業で行っていた営業情報をツールで管理すれば、飛躍的に業務が効率化するのです。
業務の効率化にはツールの導入が必要不可欠！
現在では、IT技術などが発展し業務を効率化するツールが数多く開発されています。
あらゆる企業や個人が生産性向上や働き方改革を推進する中、業務効率化ツールの活用は必要不可欠です。
TimeRexでは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
日程候補の提案や自動リストアップ、Web会議ツールやカレンダーツールとの連携など、便利な機能を活用できます。
ぜひこの機会に、TimeRexの日程調整ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
