「生産性向上を成功させるアイデアを知りたい！」
働き方改革が国をあげて推進される中、ビジネスシーンでは「生産性向上」という言葉が強く意識されています。
一方、具体的にどんな施策で生産性を高めればいいのか分からない人も多いです。
本記事では、生産性を向上させるための施策やツールについて徹底解説します。
そもそも生産性向上とは？
生産性向上とは、できるだけ少ない投資量で最大限の成果を目指すことを意味します。
現在日本では、少子高齢化による将来的な労働力不足が懸念されており、あらゆる企業や個人が生産性向上に取り組んでいます。
少ない労働力で今までと同じ量の成果や利益を生み出すためには、商品やサービスの生産効率を高める必要があるのです。
また、業務の生産性を高めるとコストが削減されます。
ビジネスを展開する上で、人件費やオフィスの賃貸料、光熱費などのランニングコストは避けられません。
生産性を高めてランニングコストを削減することができれば、企業の利益増大に繋がります。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上と業務効率化は良く混同されがちですが、同じ意味ではありません。
業務効率化とは、作業におけるムダな時間や手間を省くことで、効率的に仕事を進めることを目指します。
生産性向上は投資量に対して最大限の成果を目指すのに対し、業務効率化は作業のムリやムダ、ムラを省き時間と手間を省くことが目的です。
生産性向上＝業務効率化ではありませんが、効率化を進めればおのずと生産性向上に繫がることが多いです。
生産性向上のための施策
生産性向上のための施策は、以下の通りです。
無駄なプロセスの洗い出し
無駄なプロセスを洗い出して削減すれば、生産性向上が期待できます。
手間や時間のかかる作業を見直すことで、コスト削減や生産効率のアップに繋がります。
例えば、業務が分業化されすぎている場合などは、大幅な時間が割かれ情報の伝達ミス発生や修正に負担がかかる可能性があるのです。
無駄なプロセスを見直し改善すれば、時間や労力に余裕が生まれます。
改善により生まれたリソースでコア業務に注力すれば、企業や個人の生産性向上に繋がるのです。
ITツールの導入
ITツールを導入することで、生産性の向上に繋がります。
手作業で行う会計事務や資料の整理などは、膨大な時間と労力が割かれます。
コア業務に集中するためにも、ある程度ルーティンの決まっている単純作業に、労力をかけるのは避けたいものです。
ITツールを導入により、作業の自動化やタスク管理、顧客情報の管理を行えば、生産効率を高められます。
IT技術が発展した現代で、生産性を高めるためにはツールの活用が必要不可欠なのです。
組織での情報共有
組織で情報共有を行うことで、生産性が向上します。
組織のチームワークを高めることで、効率よく業務を進められます。
チームワークを向上させるためには、円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。
社内の情報共有を徹底することで、情報の重複や伝達ミスを避け、会社が培ってきたノウハウを共有することが可能です。
生産性を向上させるためにも、組織の情報共有のやり方を見直しましょう。
生産性向上のためのツール
生産性を向上させるためのツールは、以下の通りです。
日程調整ツール
日程調整ツールを活用することで、仕事の生産性を高められます。
手作業で行う日程調整は、二度手間になるコミュニケーションや、日程候補のリストアップなどに時間がかかります。
日程調整ツールには、コミュニケーションが円滑になるシンプルな操作や、日程候補の自動リストアップ、外部ツールと連携などの機能が利用可能です。
日程調整を効率化する便利な機能を活用すれば、スケジュール調整に必要な作業を時短できます。
作業にかかる時間と労力を削減できれば、コア業務に集中できるリソースも生まれるので、生産性の向上が期待できるのです。
RPA
RPAを導入することで、企業の生産性が飛躍的に向上します。
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称です。
名前の通り、手作業で行う作業をロボットを活用して自動化することが可能です。
日常的に行う単純作業は、ある程度業務フローが決まっています。
単純業務をツールに任せることで、重要度の低い作業に社員や時間をかける必要がなくなるため、コア業務に注力できるリソースが生まれます。
また、RPAツールで業務を進めれば、ミスが減少し手作業で行うより多くの業務をこなすことが可能です。
精度を高めつつ膨大な業務量を処理できるため、会社全体の生産性が向上するのです。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールを活用すれば、チームの生産性が向上します。
チームで効率よく仕事を進めるためには、プロジェクトの進捗状況や適切なタスクの割り振りが必要不可欠です。
ツールを活用して、タスクやプロジェクトをチームで管理すれば、円滑なコミュニケーションを取れます。
チームワークを高めることで、業務をより効率的に進め生産性を向上させるのです。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールを活用することで、企業の生産性が高まります。
社内のコミュニケーションが円滑に行えない場合、重要な情報の共有ミスが発生したり社員のモチベーションが低下する可能性が高まります。
個人や企業の生産性を向上させるためにも、スピーディかつ気軽に情報が共有される環境づくりが必要不可欠なのです。
ツールを活用すれば、社内のコミュニケーションが改善されます。
情報を共有しやすい環境は、社員のストレス軽減や、伝達ミスの防止に繋がるのです。
顧客管理ツール
顧客管理ツールを活用すれば、営業業務などの生産性が向上します。
サービスを提供する取引先と良好な関係を築いたり、マーケティング戦略を練るためにも、効果的な顧客管理が必要不可欠です。
手作業で膨大な顧客情報を管理する場合、作業に時間と労力がかかる上に適切な戦略が練りにくくなります。
ツールを導入すれば、顧客管理の一元管理を行うことが可能です。
顧客管理ツールのデータをもとに、新しい戦略を練れるリソースが生まれたり、潜在顧客へのアプローチに繋がります。
生産性の高い顧客管理を実現できれば、会社の利益増大が期待できるのです。
個人や企業の生産性向上にはITツールの活用が必要不可欠
企業の利益を拡大させるために、労働力や設備をかけて生産量を増やすことが最も簡単です。
一方、労働力や設備の増強には必ずリスクが伴います。
リスクを最小限に抑えるためにも、まず業務の改善点を洗い出すことが大切です。
企業が改善点を見つけ出し、問題を解決できる適切なITツールを導入することで、効果的に生産性を高められます。
生産性を向上させるためにも、自社の業務に合ったITツールを導入しましょう。
