今さら聞けない「ウェブ会議」とは？メリットやツールの選び方を解説！

「ウェブ会議」はどのように行えばいいかという疑問を持ってる人も多いでしょう。

コロナ渦に入り、リモートワークを導入している企業が急増したため、「ウェブ会議」で会議をする企業が急増しています。

まずは「ウェブ会議」のメリットデメリットを知り、ツールを選ぶ際のポイントをおさえて導入の準備をしましょう。

ウェブ会議とは

ウェブ会議とは、インターネット回線を使って行う会議のことです。

インターネットに接続できる環境と手持ちのスマートフォンやPCなどのデバイスがあれば、どこからでもリアルタイムでウェブ会議に参加することができます。

コロナ渦に入って以来、テレワークで業務を行う企業が急増し、それに伴ってウェブ会議で社内のミーティングや定例会議を行う企業が急増してきました。

ウェブ会議のメリットデメリットを知っておこう！

ウェブ会議を行う前にメリットとデメリットがどういうものかを知っておくことが大切です。

ウェブ会議のメリットとは？

時間と費用が削減できる！

ウェブ会議のメリットは、インターネットが接続できる場所とPCやスマートフォン端末などの手持ちのデバイスさえあれば、場所を選ばずどこからでも会議を行えることです。

今までの会議にかかってきたコストを大幅に削減することができます。

全員が集まる必要がないため出張費用や交通費を大幅におさえることができるからです。

これは企業側にとって一番明確に目に見えてわかる大きなウェブ会議の導入メリットです。

労力が削減でき、業務効率化を図れる

移動するための労力をかけずに済むので、その分の労力を別の業務にかけることができ、結果的に生産性の向上につながります。

目に見える時間やコスト面だけでなく、労力の無駄を省くことができるため、その結果業務の生産性と業務効率を上げることができます。

ウェブ会議にすると、コロナ渦でも感染予防ができる

ウェブ会議のシステムを導入すると、参加する人全員が同じ場所に集まる必要がなくなるため、人が密になる状態を避けることができます。

これによって、コロナ感染予防対策として大きな効果があります。

ウェブ会議で会議を行えれば、迅速に意思決定できる

従来通りの対面式の会議では企業内で重要な意思決定のたびに会議を開いて参加者を集めて行う必要がありました。

ウェブ会議を導入すれば、重要な意思決定の際でも会議のたびに移動して集まる必要がなくなるため参加者がいる場所から会議に参加ができるので、迅速に意思決定が行えるようになります。

遠方にいる優秀な人材も採用ができる

ウェブ会議導入に付随した大きなメリットとして、ウェブ会議を行うことによって採用面接やその後の研修、打ち合わせも全てリモートでできるため、必ずしも会社に出勤できる場所にいる人材だけを採用しなければならないという制約もなくなります。

つまり、会社から遠い場所にいる優秀な人材でも採用することが実現できるようになりますので、多種多様な働き方や、採用が実現できるようになります。

ウェブ会議ツールを利用すればオンタイムで情報を共有しやすい

電話やメールなどは一方通行のコミュニケーションのため、情報が正確に伝達・共有できているのか確認を取ることが大変難しく、意見のすれ違いが生じることも多々生じます。

ウェブ会議ツールの基本機能を使えば、プレゼンテーションの際に全員で画面を共有できるため、情報の共有がスムーズにできます。

たとえ画面越しでも話す相手がどこを説明しているかがリアルタイムではっきり見てわかります。

また、ウェブ会議ルールの基本機能であるチャット機能を使って双方向でのメッセージのやり取りが簡単にできます。参加者が多数いたとしてもメンバーそれぞれが内容を理解し、情報が共有できているかの確認や意見の交換がしやすくなります。

設備を整えるためのコストが大幅におさえられる

ウェブ会議を行う際、ハード面の機材を導入するための高額なコストをかけずにすみます。

この点は、様々な機材が必要で初期コストがかかるテレビ会議と大きく違う点です。

ウェブ会議システムの導入にあたっての初期コストは、ごくわずかです。

ウェブ会議を行うためのツールにはGoogleMeet、ZoomやSkype、Slackなどがあり、それぞれ無料版も有料版も選べます。

たとえ有料版であっても低いコストで利用することができます。

ウェブ会議のデメリット

ウェブ会議システムに切り替えることで業務の効率化、生産性の向上、優秀な人材を採用できるといったメリットが多くある反面、注意すべきデメリットもあります。

インターネット環境が安定しない所では音声や映像が途切れる

ウェブ会議の音声・映像の品質はインターネット通信環境に左右されるため、インターネットの接続が安定している環境を整えて行う必要があります。

インターネット接続が不安定な環境から会議に参加すると、音声が途切れたり映像が不鮮明になって会議に参加できずにその間会議が中断してしてしまいます。

インターネット接続環境が安定していないとウェブ会議を円滑に行うことができませんので、ウェブ会議を行うにあたってはインターネットの接続環境を安定させることが最も注意が必要な点です。

セキュリティーが脆弱になる可能性がある

ウェブ会議システムは基本的にインターネット上のクラウド型のサービスで行います。

そのため、セキュリティ対策を強化しておかなければ社外秘等の機密情報が外部に漏れる恐れがあります。

会議の情報の機密性を高めるためにセキュリティ対策が万全になっているシステムを選び、大切な会議の情報が漏洩しないよう厳重に注意する必要があります。

対面式の会議に比べて、表情や場の空気感を感じづらい

ウェブ会議を行う上でのデメリットとして一番はっきりと感じられるデメリットは、実際に同じ場所に参加者がいないためにその場の空気感や雰囲気をお互いが感じ、場の空気を共有することが難しいです。

ウェブ会議システムを始める際に事前準備をしておく必要があるもの

ウェブ会議導入のために事前に必要なことは何かポイントをおさえておきましょう。

ウェブ会議を行うために必要な機材と設置する場所

ウェブ会議を行うためにはPCなどの端末以外にマイクとスピーカーが必要です。

マイクとスピーカーが別々になっているものもありますが、会議の品質を保つために一体型になっているマイクスピーカーをおすすめします。

テーブルに置いて使用するマイクスピーカーは音を拾える範囲が広く、音声がクリアに聴こえやすいです。

ウェブ会議中のハウリングなどのような音声トラブルを避けるためにはマイクとスピーカーを設置する場所をどこにするか事前に考えて準備しておきましょう。

ウェブ会議を行うための端末やツール

ウェブ会議を行うための端末は、情報の共有やプレゼンテーションをする場合はパソコンの方が便利です。ただし、スマートフォンやタブレット端末でも対応はできます。

パソコンやスマートフォンにウェブカメラやヘッドセットが内蔵されているものもありますが、よりスムーズにウェブ会議を行うようにするためには内蔵されているカメラやスピーカーでなく、外付けのウェブカメラやヘッドセットを準備するのがおすすめです。

ウェブ会議ツールの選ぶ時のポイント

ウェブ会議をするには大きなサポート役をしてくれる、ウェブ会議用のツールが必要になります。

ツールを選ぶために必要なポイントをしっかりおさえましょう。

まずはウェブ会議のツールをどのようなものにするかはウェブ会議の目的やイメージを決めてから決めるようにします。

導入する目的は何かを考える

ウェブ会議をオンラインでの営業活動にも使うのか、社内の打ち合わせや会議だけに使うのか、というようにウェブ会議を使用する目的と用途を考えます。

ウェブ会議の導入後のイメージをする

会議に使用する場所をどこにするのかを決め、それからマイクとスピーカーを部屋のどこに設置するのかを決めます。

会議の参加者が複数人いる場合、最大の人数に合わせてマイクとスピーカーを用意します。

ウェブ会議を行う上で注意しておくべきチェックポイント

ウェブ会議を実際にスムーズに行えるように次のような点をチェックして準備しましょう。

（1）音声・映像の品質が保てるか？

音声・映像の品質はインターネット通信環境に左右されるため、会議ができるだけのクオリティーを保てる程度の通信速度が出るかをチェック。

通信環境だけでなく、ウェブ会議に使用する端末のスペックによっても通信環境が変わってくるため、使用する端末もウェブ会議に使用する前にしっかりチェックします。

（2）操作がしやすいシステムであること

使う人がウェブ会議のシステムをスムーズに使えるかどうか、操作性を重視して選ぶようにしましょう。

無料お試し版があるツールを選んで、実際に使用して操作しやすいものかを試してみましょう。

（3）同時に接続するアカウント数の数が足りているか

会議に参加する人の最大値を想定し、アカウントの数を最大値に設定しましょう。

（4）セキュリティ対策が万全になっている

重要な会議の内容が漏洩しないようにセキュリティ対策が万全になっているシステムを選びましょう。ウェブ会議に使用するインターネット回線は、通信が暗号化されていないと盗聴されたり、大切な社内の情報を抜かれる危険性があります。

（5）サポート体制はしっかりと整っていること

ウェブ会議をしている時に何かトラブルがあった時、サポート体制が整ったシステムを使用してないとトラブルにすぐに対応することができません。

トラブルが生じた際にすぐにトラブルに対応できるようサポート体制が整っているか、システム側のトラブルの問い合わせ窓口の営業時間などを導入前にしっかり確認しておきましょう。

（6）投資コストに見合ったパフォーマンスが出せるウェブ会議システムか

まずはウェブ会議の導入後にかかる費用と、これまでの会議にかかっていた費用を比べてみましょう。

次に、いくつかウェブ会議システムを選び、初期費用、月額費用、年間費用などを比較検討してみましょう。

ウェブ会議を導入前に最も必要なこと

コロナ渦に入ってから特にこれまでの対面式の会議からウェブ会議に切り替えていく必要性が高まったため、ウェブ会議のニーズに合わせたウェブ会議のツールが多数提供されています。

数種類のウェブ会議のツールを会議の目的や用途によって使い分けることができます。

ウェブ会議に使用する目的を明確にし、品質、セキュリティ対策、コストの中でどの部分を優先しウェブ会議のシステムやツールを選ぶかを決めてから導入するようにしましょう。