「リモート会議をスムーズに導入したい」
現在日本では、働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染防止対策により、リモート会議を導入する企業が増加しています。
一方、リモート会議を導入するにあたって、具体的に何から着手すればいいのか分からない人も多いです。
本記事では、リモート会議をスムーズに導入する方法や便利なツールについて徹底解説します。
リモート会議とWeb会議とオンライン会議の違い
Web会議とオンライン会議は、両方ともインターネットを通し遠隔で行う会議を意味します。
一方、リモート会議は「遠隔の会議」という意味であり、離れた場所から行うすべての会議が含まれます。
例えば、以下のシステムがリモート会議に含まれます。
・Web会議（オンライン会議）
・電話会議
・テレビ会議
リモート会議とWeb会議やオンライン会議は混同されがちですが、言葉が指す意味は同じではありません。
リモート会議をスムーズに行う手順
リモート会議をスムーズに行う手順は、以下の通りです。
手順（1）通信環境や機材の用意
リモート会議をスムーズに行うために、通信環境と機材を用意しましょう。
安定した通信環境やマイク、イヤホンなどの機材があれば円滑にリモート会議を進めることが可能です。
通信環境が不安定だと、音声や映像が乱れるなどが原因でリモート会議の進行に支障をきたします。
リモート会議でスムーズに進めるためにも、通信環境を整えましょう。
また、以下の通信機材を用意しておくことで、快適にリモート会議を進められます。
・マイク付きイヤホンやヘッドセット
・外付けのカメラ
・オーディオインターフェイス
・スマホ / タブレットスタンド（スマホやタブレットを使用する場合）
重要なビジネスシーンでスムーズにリモート会議を開催するにも、通信環境や機材は万全にしましょう。
手順（2）自社に合った会議システムの導入
リモート会議の環境を整えると同時に、会議システムを導入しましょう。
上記したように、リモート会議にはWeb会議やテレビ会議、電話会議などのシステムがありそれぞれに特徴があります。
スムーズにリモート会議を行うためにも自社の働き方に適した会議システムを導入しましょう。
手順（3）日程調整
リモート会議をスムーズに開催するためには、日程調整を円滑にする必要があります。
メールやチャットで日程調整する場合、やり取りが二度手間になる個別対応や、日程候補のリストアップにより手間や時間がかかります。
効率的にリモート会議を準備するためにも、ツールなどを活用して日程調整を円滑に進める必要があるのです。
リモート会議のスケジュール調整には、Web会議ツールのスケジュール管理機能や、外部サービスとの連携が豊富な日程調整ツールの活用をおすすめします。
手順（4）資料の事前共有
リモート会議をスムーズに進めるためには、資料の事前共有が重要です。
対面の会議でも同じですが、当日使用する資料を事前に共有しておくことで参加者の理解度が高まります。
また、リモート会議で使う資料を事前共有することで、事務的な作業にかかる時間を削減できます。
リモート会議に便利なツール
リモート会議を行う際に便利なツールは、以下の通りです。
Zoom
Zoomは、オンラインでミーティングを行える会議ツールです。
Zoomの特徴として、以下の点があげられます。
・WindowsやMac、iOSなどの各OSに対応しており、様々な端末で使用できる
・無料版でも画面共有や録画などの使える機能が多い
・操作がシンプルでわかりやすい
・セキュリティが高い
Zoomは、無料で使用できる機能が多く費用対効果が高いです。
大人数や頻繁に会議ツールを使用する場合は、人数制限やグループ通話の時間制限などがあるため、有料版の導入をおすすめします。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが提供するスケジュール管理ツールです。
個人の予定だけでなく、チームメンバーのスケジュール共有が可能です。
チームメンバーと予定を共有することで、参加者の空き予定を確認する手間を省き、リモート会議の日程を簡単に調整できます。
また、プライベートの予定は非公開にできるため、ビジネスと私生活のスケジュール管理がカレンダー上で完結します。
他のGoogleツールとの連携や便利な機能を有効活用できることから、人気が高いサービスとして支持を集めているのです。
TimeRex
TimeRexは、ビジネスシーンに特化した日程調整自動化ツールです。
TimeRexの特徴は、以下の通りです。
・フリープランを活用できる
・セキュリティが高い
・URLを送るだけで日程調整が行える
・スケジュールがカレンダーに自動で登録される
・Googleカレンダーなどのビジネスツールとの連携ができる
TimeRexの作業自動化や連携機能を活用することで、リモート会議の日程調整をスムーズに行えます。
ビジネスでのリソースを削減でき、業務の効率化が期待できるのです。
リモート会議を導入すべき理由
リモート会議を導入すべき理由として、以下の点があげられます。
働き方改革につながる
場所や時間の制約が少ないリモート会議は、働き方改革につながります。
現在日本では、政府主導のもと働き方改革が推進され、多様な働き方が求められています。
働き方改革の実現を目指すためにも、社員の事情や世の中の状況に合わせたスタイルを生み出す必要があります。
また、少子高齢化による労働力不足が懸念されている日本では、優秀な人材を確保するためにも、社員が働きやすい環境づくりを心がける必要があるのです。
リモート会議は場所や時間の制約が少ないため、社員の事情に合わせた働き方の実現が可能です。
リモート会議を導入すれば、働きやすい環境の構築が期待できます。
企業の生産性が高まる
リモート会議を導入することで、企業の生産性が高まります。
一般的に対面で会議を行う場合、会議室の予約や設営、資料の用意などの作業が必要です。
一方、リモート会議では会議室を準備する必要がなく、資料の共有もオンラインで簡単に行えます。
対面での会議に必要なリソースを他の業務に回し、企業の生産性の向上につながるのです。
<h3>コストを削減できる
リモート会議を導入すれば、ビジネスを展開する上で必要なコストを削減できます。
一般的に対面で会議を行う場合、会社運営で必要な社員の交通費や、会議場の賃貸料などのコストがかかることが多いです。
リモート会議では、会議を開催するためにかかる費用を抑えられます。
会社の運営に必要なランニングコストを削減するためにも、リモート会議の導入をおすすめします。
<h2>リモート会議をスムーズに行い業務を効率化しよう！
多様な働き方や生産性向上が求められる昨今、リモート会議を導入する企業が増え続けています。
一方、リモート会議をスムーズに行うためには、準備を万全にすることが重要です。
リモート会議と対面会議の違いを把握し準備を入念に行えば、対面会議以上に生産性のある話し合いを実施できる可能性が高まります。
TimeRexは、日程調整を効率化するツールです。
リモート会議の日程調整にツールを使用すれば、より効率的に業務を進められます。
ぜひ、この機会にTimeRexを活用し、無駄のない効率的な日程調整を体験してみてはいかがでしょうか。
