「少ない人材に効率的に動いてもらいたい」「自社の生産性アップを目指したい」とお悩みの人も多いでしょう。会社の生産性アップに欠かせないのが、業務効率化ツールです。
本記事では、業務効率化ツールを導入するメリットや、おすすめの業務効率化ツール6つを紹介。無駄を省いて自社の業績アップにつなげていきましょう！
業務効率化ツール導入のメリット・デメリット
業務効率化ツールは誰にとってもメリットが大きいわけではありません。場合によってはデメリットの方が大きくなる可能性があるので、事前に検討してから導入しましょう。
業務効率化ツール導入のメリット
業務効率化ツールを導入するメリットは次の3つです。
- コスト削減につながる
- 労働環境の向上
- 社員・会社の生産性アップ
業務が効率化して社員の作業負担が減れば、社員の作業時間が減り、人件費削減につながります。残業が無くなることで、労働環境も向上するでしょう。
またツールの導入によって業務効率が上がれば、より短い時間、少ないリソースで成果を出せるため、会社の生産性アップが期待できます。
業務効率化ツール導入のデメリット
業務効率化ツールを導入するデメリットは、コストがかかる点です。無料で利用できるツールもありますが、サブスクタイプのツールは運用コストがかかります。
コスト以上の効果が期待できればいいですが、費用対効果が期待できないケースもあるので、導入前に検討が必要。「どのくらいの期間、どこまでの範囲で導入するのか」を決定し、ツール導入後は効果検証を行いましょう。
業務効率化ツールの選定ポイント3つ
自社に合った業務効率化ツールを選ぶには、ポイントが3つあります。導入を検討しているツールがあるなら、次の3つのポイントをクリアしているか確認しましょう。
現状や課題にあったツールを選ぶ
業務効率化ツールは自社の現状や課題にあったものでなくてはいけません。まずは次の項目で自社の現状を把握し、課題をあぶり出しましょう。
- 業務フローのなかに無駄はないか
- 業務量が多すぎる、少なすぎる部署はないか
- 生産性の低い部署・チームはないか
各部署の現状を正確に把握するためは、社員にヒアリングを行うのも一つの方法です。業務に「ムリ・ムダ・ムラ」が発生していないかをチェックすると、課題を見つけやすいでしょう。
課題が複数見つかったら、優先順位をつけて順位の高い課題を解決するためのツールを検討します。自社の目標達成にもっとも影響を与える課題の解決を優先することで、スピーディーに生産性向上が目指せるでしょう。
社員が使いやすいツールである
いくら効果が期待できる業務効率化ツールでも、社員がうまく使えないと無駄な業務を増やしてしまいます。たとえば、操作が難しいツールはマニュアルの周知を徹底する、操作研修を実施するなどの対応が必要になるため、ツール導入以外のコストがかかるケースもあるでしょう。
また、操作の難しさから社員がツールを使わなくなってしまえば、ツール導入にかかったコストも無駄になってしまいます。ツールの導入を目的にするのではなく、あくまでも社員の負担を減らすことを優先にツールを選びましょう。
機能性の良さよりも、「直感的に操作できる」「さまざまなデバイスで使用できる」など、ユーザビリティを重視してツールを検討してみてください。
初期コストが抑えられる
業務効率化ツールを導入する際は、まずは短い期間、範囲でスモールスタートするのがおすすめです。どんなに検討して導入を決めた業務効率化ツールでも、導入して初めて分かることはたくさんあります。
ツールによっては一定期間だけ無料でツールが導入できたり、限られた機能でトライアル使用できたりするケースも。まずは小規模で導入し、操作性をチェックしましょう。
また、ほかのシステムとの連携やトラブルに対するサポート体制なども確認し、本格的な導入を見越してツールの評価を行うようにしてください。
用途別おすすめの業務効率化ツール
人材不足や働き方改革が進む影響を受けて業務効率化の流れが高まるなか、さまざまなツールがリリースされています。自社の課題を把握したら、解決に役立つツールを検討してみましょう。
コミュニケーションツール
プロジェクトをスムーズに進めるために欠かせないのが、チャットツールやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールです。おもにリモートワークにおけるコミュニケーション活性化を目的に導入します。
チャットツールはプロジェクトごとにグループを作成し、複数人で会話をするようにコミュニケーションを取ることが可能。ファイルやURLの共有がスピーディーにできるため、2021年現在、メールよりも一般的な連絡ツールと言えるでしょう。
コミュニケーションツールはほとんどの場合、無料で導入できます。タスク管理やスケジュール管理ができるツールもあるので、自社の業務に合わせて取り入れてみてください。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）は、人間が行っている作業をロボットが自動化するシステムです。別名「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」とも呼ばれており、365日24時間はたらいてくれるので、人件費を大幅にカットすることも可能。
RPAは大量のデータを処理するのに向いています。またプログラミングの知識がなくても、手順のテンプレートやフローチャートを確認して、簡単に操作できるのも大きなメリット。
さらに、ほかのシステムとの連携もできるので、RPAは多くの企業や組織が取り入れています。
名刺管理ツール
これまで個人で管理するのが一般的だった名刺の情報を、自社の資産として一元管理できるようにしたのが名刺管理ツールです。大量の名刺をスキャンしてデータ化するだけでなく、社員との関係性など名刺に付随するデータも管理できるため、営業活動を後押ししてくれるツールとして注目を浴びています。
なかには営業担当者の支援ツール「SFA」と連携できるものもあるので、会社の規模や業種にあわせて検討してみましょう。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールは、紙で行っていた契約手続きや、印鑑が必要な手続きをクラウド上で行うツールです。紙を廃止すれば郵送の手続きも必要ないため、年末調整の書類や予算申請、契約書、請求書などをスムーズにやり取り可能。
紛失したり盗難に遭う可能性もないので、セキュリティレベルの高さからも注目を浴びています。また、ペーパーレス化によって印刷の手間やコストがかからないのも、大きな利点と言えるでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツール
業務を効率化するためには、チームでスケジュールやタスクを共有し、連携を取ることが大切です。チームメンバーのスケジュールを把握すれば、商談や会議の日程調整がスムーズに進むでしょう。
また、お互いのタスクを把握して適切なフォローやサポートを行うことで、個人の負担を軽減できます。
スケジュール管理には日程調整ツールもおすすめ
日程調整をスムーズに行うなら、累計利用者数1200万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供するツール「TimeRex」がおすすめ。
無料で導入が可能で、カレンダーと連携して予定を自動登録できます。毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。
ビジネスの日程調整を自動化できるツール｜TimeRex
SFA・CRM
効率的に営業活動・顧客管理を行いたいと考えているなら、SFA・CRMツールの導入がおすすめです。SFA・CRMを導入するメリットは、データを元に適切な販売アプローチを行うことができる点。
SFAは新規顧客獲得、CRMは顧客満足度の向上に役立つので、ぜひ検討してみてください。
SFA
「SFA（Sales Force Automation）」は営業支援ツールで、営業活動の実績や進捗をデータベース化します。データ化して効果検証を繰り返すことで、戦略的に営業活動を進めていけるでしょう。
営業同士で情報共有ができるのはもちろん、担当の引き継ぎにも役立ちます。また、業績が高い社員の営業経験やスキルも共有できるため、社員のスキルアップにもつながるでしょう。
CRM
「CRM（Customer Relationship Management）」は、既存顧客と良好な関係を築き、商品やサービスへの満足度を高めるためのツールです。クレームや要望のデータ化はもちろん、営業活動の記録や他の商品の購入履歴も合わせて管理。
商品やサービスを長く使ってもらうだけでなく、アップセルやクロスセルなど、商品・サービスの購入促進にも役立ちます。
業務効率化ツール導入はスモールスタートがおすすめ
業務効率化ツールの導入を検討するときは、費用対効果をはじめ、「社員の業務が効率化するか」を検証する必要があります。ほとんどのツールは無料でトライアル体験ができるので、まずはスモールスタートで業務効率化を目指してみてください。
自社に最適なツールを選んで、生産性を高めていきましょう！
