働き方の多様化が進むなか、自社の生産性アップを目指す「業務効率化」が注目を浴びています。しかし、「やり方や進め方が分からない」とお悩みの人も多いはず。
本記事では業務効率化のメリットや、アイデアを紹介します。すぐに取り組めるものばかりなので、ぜひ参考にして業務効率化への一歩を踏み出しましょう！
そもそも「業務効率化」とは？
「業務効率化」とは、業務の流れやコスト、人材における問題や課題を見つけて、会社の生産性アップを目指すための施策を行うことです。業務効率化は次の3つを省いたり、減らしたりするための施策を実施します。
- ムリ：社員の負担が大きくなっていないか
- ムダ：コストの使い方や人材の配置は適切か
- ムラ：生産性が悪い業務や人材はいないか
人材不足や新型コロナウイルスによって急速に進んだ働き方改革の影響もあり、企業では生産性アップが求められています。今後ますます必要となる取り組みと言えるでしょう。
業務効率化のメリットは3つある！
業務効率化を行うメリットは、大きく分けて次の3つです。
- 会社の売上アップにつながる
- 無駄なコストや社員の負担を減らせる
- 新事業へのリソースが確保できる
業務を効率化して生産性が向上すれば、会社の売上アップが期待できます。業務の無駄を省くことはコストカットにもつながるので、業務効率化は会社を継続して運営していくために大切な施策と言えるでしょう。
また、業務効率化によって社員の負担が減れば、浮いた分のリソースを新規プロジェクトや事業拡大に活用することも可能。社員が無理なく働ける環境づくりは、離職率低下にもつながります。
業務効率化の進め方
業務効率化は施策を行う前の準備が大切です。適切なステップを踏んで、結果が見える業務効率化を目指しましょう。
課題を把握する
業務効率化を行うためには、まず会社の現状を正確に把握することが重要。現状をきちんと把握しないまま施策を行うと、新たな「ムリ」や「ムダ」を生む可能性があるからです。
各部署・各工程の人員を確認し、業務量や業務の流れを把握しましょう。社員にアンケートやヒアリングを実施して現場の生の声を参考にすると、よりリアルな課題点が見えてきます。
方法の検討と実施
見つかった課題をどのように改善していくかを検討し、実施します。いくつか課題がみつかった場合、一度に業務効率化を図るのではなく、重要なものから取り掛かりましょう。
また業務効率化の効果を正確に検証するためにも、次の3つの項目を決めてから施策を行うのがおすすめです。
- スケジュール：どのくらいの期間実施するのか
- 範囲：どの部署で、どのくらいの規模で行うのか
- 予算：外注やツールなどを検討する場合の予算決定
効果検証
一定期間、施策を行ったら、実施前と後の変化を検証します。もし効果を実感できていない、または新たな課題が生まれた場合、施策の継続か変更を検討します。
再度、施策を検討するときは、現状を把握して課題を見つけるステップからやり直してみてください。
業務効率化のアイデア8選
業務の課題点に合わせて「ムリ、ムダ、ムラ」を解決するアイデアを取り入れてみましょう。すぐに実用可能なアイデアなので、課題解決の方法に悩んだら参考にしてみてください。
無駄な業務をなくす
業務フローを見直して、無駄な業務を無くしましょう。たとえば会議や商談をオンラインで行えば、移動時間や交通費を削減できます。
また紙媒体の資料をデータ化することで、印刷にかかるコストを削減できるでしょう。オフィスや店舗、工場の導線を見直して、無駄な移動を省くことも一つの方法です。
自動化する
業務を自動化すれば、人材コストを減らして新たなリソースを確保できるでしょう。たとえばカスタマーサポートを自動化する場合、顧客から多く寄せられている意見をまとめたQ＆Aページを作成すれば、顧客サポートの人員を減らせます。
またチャットボットを利用して、手続きの手順をサポートしたり、よくある質問の回答を行ったりするのも有効な手法と言えるでしょう。
業務を分ける・まとめる
業務量の偏りが見つかった場合、業務の分け方を変えることで効率化を図れます。たとえば1チームの負担が大きく、2チームの負担が少ない場合、1チームの業務を2チームへと振り分けてみましょう。
反対にチームを分けることによって、確認や重複業務などの無駄が生じているなら、1つのチームにまとめた方が業務効率化につながるケースもあります。
外注する
自社の基盤となるコア業務ではなく、マニュアル化しやすいノンコア業務を外注化することで社内のリソースを有効活用できるでしょう。2020年以降、業務効率化の需要が高まり、業務の一部、または全部を外部業者に委託する「BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）」が一般化しています。
専門業者にアウトソーシングすれば、業務の質やスピードアップを目指せるでしょう。
優先順位付け
業務の流れや種類を明確にし、優先順位をつけることで、次のようなメリットが生まれます。
- 次にやるべきことが分かるので時間が短縮できる
- 優先度の高い業務にリソースを割くことができる
また優先順位付けを行えば、自然と「重要な業務」と「不要な業務」の振り分けが可能。業務フローの優先順位付けを習慣化して、常に効率的に業務を行いましょう。
マニュアル・フローチャートの作成
業務のルールや方法をマニュアル化すれば、業務効率がアップするでしょう。明確なマニュアルがあれば業務がスムーズに進むほか、ミス防止にもつながります。
またマニュアルの作成とあわせて、業務の流れや進め方をまとめたフローチャートを作成するのも有効。社員が業務のやり方と流れを理解していれば、常に一定のクオリティを保った商品やサービスを提供できるでしょう。
データベースの活用
データや事例をまとめたデータベースを活用すれば、異動による引き継ぎやトラブル対応がスムーズにできるため、業務効率化に役立つでしょう。2021年現在、社内で複数のサーバーに分断された情報を一つにまとめることができる「ナレッジ共有ツール」を導入する企業も増えています。
ナレッジ共有ツールを使えば、クラウド上で膨大なデータを管理・分類することができ、社員がどこからでもアクセスできるため、情報共有がスムーズにできるでしょう。
ツールの活用
次のような業務効率化に役立つツールを導入すると、社員の生産性アップが期待できます。
- ナレッジ共有ツール：クラウド上でデータを共有できる
- タスク・スケジュール管理ツール：タスク管理やスケジュール管理ができる
- RPA：マニュアル化できる作業を自動化するソフトウェアロボット
- チャットツール：グループやチームを作成して、チャットでやりとりができる
タスク・スケジュール管理ツール、チャットツールは無料で使えるものもたくさんあります。なかでもおすすめなのが、累計利用者数1200万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツール「TimeRex」。
商談やWeb会議の日程調整を自動化できるほか、カレンダーと連携して予定を自動登録できます。毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。
業務効率化を成功させるポイント
成功させるためのポイントを押さえて、スムーズに業務を効率化していきましょう。
社員のフォローとフィードバックを行う
業務効率化の施策は社員の業務に大きな影響を与えます。そのため、社員のフォローとフィードバックを丁寧に行いましょう。
たとえば業務効率化の施策によって社員の残業時間が減っても、一人あたりの業務負担が増えれば、「効率化できている」とは言えません。業務効率化の施策を行うときは、定期的にアンケートやヒアリングを行うと、社員からの不満を減らせます。
また、適切なフィードバックを行って、新しい業務体制に慣れる手助けをしましょう。
継続的にPDCAサイクルを回す
業務効率化は施策を実行して検証するまでがゴールではありません。「PDCAサイクル」を回して継続的に業務を改善することで、常に効率化している状態をキープできるのです。
「PDCAサイクル」のステップは次を参考にしてみてください。
- Plan：業務効率化の施策を検討する
- Do：施策を実行する
- Check：実行した施策の評価・分析を行う
- Action：改善策を実行する
「PDCAサイクル」を回して、会社と社員の両方が理想的と言える状態を目指していきましょう。
まずは業務効率化への第一歩を踏み出そう！
社内の業務をすべて効率化するには時間がかかります。まずはすぐに導入できるアイデアを参考に、業務効率化への一歩を踏み出してみてください。
PDCAサイクルを回しながら業務改善を継続することで、常に業務が効率化した状態をキープできるでしょう。また「人材が足りない」「リソースがない」とお悩みなら、業務効率化ツールの導入を検討してみてください。
自社に最適な方法で業務効率化を目指していきましょう！
