「なかなか仕事が終わらないのは、もしかして効率が悪いから？」とお悩みではありませんか？
実は仕事の効率が悪い人には共通する特徴があるのです。
今回は仕事の効率が悪い人の特徴を紹介するので、自分が当てはまっていないか確認してみてください。
日常の業務を見直して効率化し、仕事の生産性をアップを目指しましょう！
仕事の効率が悪い人の特徴
仕事の効率が悪い人は行動やマインドに問題があるケースがほとんどです。
思い当たる部分があるなら、ぜひ改善していきましょう！
デスク・PC内の整理整頓ができていない
業務の環境が整っていないと仕事の効率が悪くなります。
たとえば、デスクまわりが散らかっていて、未処理の書類と処理済みの書類が混在している場合、書類を探す手間がかかってしまいます。
最悪の場合、重要な書類を紛失してしまう可能性もあるのです。
PCのデスクトップも同様に、ファイルが散乱しているとデータを探すのに時間がかかるので、業務効率が落ちる原因になります。
メールやチャットを常に気にしている
1日の業務のなかで何度もメールチェックをしたり、チャットを気にしたりする人は、行っている業務が都度中断されるため、業務効率が悪くなります。
もちろん、仕事に関する連絡の返信は早いに越したことはありません。
しかし、たび重なるメールやチャットの返信は、意外と時間がかかってしまうものです。
緊急性のない連絡を常に気にしている人は、行動を見直しましょう。
完璧主義
完璧主義の人は、こだわりが強すぎるがゆえに業務に無駄な時間をかけている可能性があります。
業務のゴールは、依頼した相手が求める水準の結果を出すことです。
自分のなかの完璧を追求すれば、提出が遅くなるだけでなく、「求めていた物とは違う」と言われる可能性もあります。
細かい部分まで丁寧に仕事に取り組む姿勢は重要ですが、あくまで求められている結果を出すことに注力し、私情を挟まないように気をつけましょう。
ミスをひきずってしまう
仕事のミスをひきずると、モチベーションやパフォーマンスが下がるため、業務の効率に支障が出ます。
もちろん、ミスなく仕事をこなすのは重要です。
しかし、落ち込みすぎると、さらなるミスを引き起こす可能性があるので気をつけましょう。
起こってしまったミスを元に戻すことはできませんが、挽回することは可能です。
ミスの処理のスピードや姿勢によって、信頼が獲得できるケースもあるのです。
ミスをしてしまったら、まずは的確に処理し、「今後同じミスをしないためにはどうすればいいのか」を検討して対策をしておきましょう。
スケジュールを立てずに作業している
スケジュールを立てずに作業していると、期日に間に合わなくなる可能性があります。
締め切りを守らないと、上司やクライアントからの信用を失いかねないため、スケジュールを立てる習慣がない人は注意してください。
また、提出日を設定するだけでは、スケジュールを立てたとはいえません。
依頼された業務を期日までに提出するためには、何をいつ行うかまで把握しておく必要があります。
「スケジュールを立てたのに間に合わない」という人は、スケジュールの立て方を見直しましょう。
仕事を効率化するポイント
「業務効率化は簡単ではない」と思うかもしれませんが、小さな心がけや行動の変化によって大幅に業務が効率化する可能性もあります。
効率化のポイントを押さえて、日々の業務の無駄をなくしていきましょう。
周辺環境を整える
「ワークスペースが散らかっている」「業務に必要ないものが置いてある」という人は、集中できる環境に整えましょう。
書類が乱雑に置かれているならファイリングし、未処理のものと処理済みのものを分けるトレイを作るなど、一目で業務の状態が分かるように心がけましょう。
在宅ワークの場合、スマートフォンや本、テレビなどが近くにあると集中できないこともあります。
仕事という意識が持てるよう、プライベートと分けて作業できるスペースを作るのがおすすめです。
仕事の優先順位をつける
スケジュール管理とあわせてタスク管理も行うと、業務がスムーズに進みます。
まず、日や週ごとにタスクを書き出し、優先順位を決めましょう。
優先度の高い業務から取り組んでいけば、万が一スケジュールに変更があっても落ち着いてタスクを組み直せます。
また、種類やかかる時間によってタスクを振り分けると、仕事へのモチベーション維持に役立ちます。
たとえば「アイデアを出す」といったクリエイティブな仕事は午前中に行う、単調な事務作業は集中力が切れやすいのでまとめて行うのを避けるなど、工夫してタスクを配置すれば、仕事の効率が格段にアップします。
時間を区切って作業する
業務やタスクはダラダラ行うのではなく、時間を意識して行うと効率がグンとアップします。
おすすめなのが、ポモドーロテクニックを使う方法です。
ポモドーロテクニックは作業と休憩を繰り返し行うことで、集中力維持を目指す時間管理術です。
一般的には25分集中して作業し、5分休憩します。
時間を区切って作業することで、締め切り効果により集中力がアップします。
また、タスクに対する作業時間を設定するのも一つの方法です。
タスクごとの時間配分を決めておけば、スケジュールも組み立てやすくなります。
迷ったらすぐ周りに相談する
「いつも仕事が山積みだ」「疑問や不安がある」という場合、自分だけの力でなんとかしようとせずに、周りに相談しましょう。
個人の業務に遅れが出てしまうと、結果的にチームや部署に迷惑をかける可能性もあります。
また、業務に不安や疑問があると手が止まってしまうため、時間のロスにつながります。
「期日に間に合わない」「自分の力では解決できない」と分かった時点で周りに助けを求めましょう。
仕事を引き受けるときは、自分のスケジュールやキャパシティと照らし合わせた上で返事をするのも一つの方法です。
効率化ツールを試してみる
業務にマッチした効率化ツールを導入すれば、一気に業務を効率化できます。
たとえばスケジュール・タスク管理ツールは、予定やタスクが一目で分かるだけでなく、通知を設定すればリマインダーとしての役割も果たしてくれます。
また、データの入力や表の作成など、負荷のかかる業務をツールで自動化することも可能です。
業務フローを見直して「無駄がある」と感じる場合、ツールの導入を検討してみましょう。
おすすめの仕事効率化ツール
仕事の効率化を目指すなら、ツールを導入するのがおすすめです。ツールの導入は業務時間短縮やミス防止に役立ちます。
無料で導入できるツールも多いので、ぜひ導入を検討してください。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、業務の連絡やミーティングなどをスムーズに行うためのツールです。
一般的にチャットツールやWEB会議ツールなどを指します。
働き方改革の影響を受けてリモートワークが進むなか、手軽に会話や会議ができるコミュニケーションツールの需要は一気に高まりました。
コミュニケーションツールを導入するメリットは、メールよりも手軽にやり取りできるため、時間を短縮できる点です。
ほとんどのツールが無料で導入できるほか、タスクやスケジュールを管理できるものもあるので、日常業務に合わせて選びましょう。
名刺管理ツール
名刺情報を一元管理できる名刺管理ツールは、営業職の欠かせないツールです。
大量の名刺をスキャンしてデータ化できるのはもちろん、社員との関係性などのデータもあわせて管理できるため、商談をスムーズに進めるのに役立ちます。
なかには営業支援ツール（SFA)と連携できるものもあるので、会社で導入を検討してもらうのも一つの方法です。
タスク・スケジュール管理ツール
タスク・スケジュール管理ツールは、仕事の期日や進行管理がスムーズに進むので、社会人にとって必須のツールです。
また、チームや部署でメンバーのタスクやスケジュールを共有すれば、商談や会議の日程調整がグンと効率化します。
トラブルや業務の遅れが発生しても、フォローやサポートがしやすい体制作りにも役立ちます。
スケジュール管理には日程調整ツールもおすすめ
商談や会議などの日程調整をスムーズに行うなら、累計利用者数2500万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供するツール「TimeRex」がおすすめです。
無料で導入が可能で、カレンダーと連携して予定を自動で提案し自動で登録してくれます。
毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。
日々の業務を見直して業務を効率化しよう！
仕事の効率が上がらないのは、業務のやり方だけに問題があるのではありません。
環境やマインドなどといった、さまざまな要因が重なって仕事の効率が下がっている可能性もあるのです。
まずは日頃の行動を一つ一つ見直し、課題を順番に解決していきましょう。
より簡単に業務を効率化したいなら、ツールを導入するのもおすすめです。
少しの心がけで業務は効率化するので、ぜひ、はじめの一歩を踏み出しましょう！
