インターネット環境の発展とともに年々普及しているウェブ会議は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスと通信環境によって、時間や場所を問わずに顔を合わせてコミュニケーションできる手段です。
当記事ではウェブ会議に必要な機材や注意点、導入失敗例と対策などについて解説します。
ウェブ会議とは
ウェブ会議とは遠隔地にいるメンバー同士が、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスとインターネットを利用して行なう会議のことを指します。
専用の機器ではなく、ウェブ会議用のアプリを使って行なうため、各種デバイスから手軽に会議に参加することができます。
「専用機器や回線を利用するテレビ会議と比較すると、画質や音質が劣るのではないか？」と考える人も少なくはありませんが、現在はウェブ会議そのものが進化、普及し、通信インフラも発達しているため、映像が乱れることが少なく、音声も途切れにくくなっているため、質の高いコミュニケーション実現に期待できます。
なお、ウェブ会議は遠隔会議だけではなく、商談や各種学校のオンライン授業、新卒・中途採用のweb面接、社長メッセージの全社配信、リモートワーク中のコミュニケーションなど、様々な用途で利用されています。
ウェブ会議に必要なもの
機材
インターネットに接続するデバイス
ウェブ会議を行なうためには、インターネットに接続できるデバイスが必要になります。
ウェブ会議の場合、パソコンの使用が一般的ですが、会議内容によってはスマートフォンやタブレットでも参加は可能です。
ただし、参加人数が多い場合や資料を画面共有する場合などは、画面が大きく見やすいパソコンがおすすめといえます。
一方、カフェやコワーキングスペースなど、環境を変えて仕事を行ないながら会議にも参加するような場合はスマートフォンやタブレットの方が使い勝手もよいのでおすすめです。
webカメラ
パソコンなどのデバイスに内蔵されているカメラを使用しても大きな問題はありません。
しかし、内蔵カメラはディスプレイ上部に設置されていることが多く、上から目線、もしくは伏し目がちに映ってしまいがちです。
また、映像品質はウェブ会議を快適に行なう上では非常に重要な機材となるため、できれば外付けタイプのwebカメラを用意した方がよいでしょう。
現在では、パソコンに取り付けるだけで簡単に使用できるものもたくさん販売されているため、機能や価格を比較した上で選ぶとよいでしょう。
ヘッドセット
司会者や参加者の声をしっかりと聞き取り、自分の声を相手にクリアに届けるためにはヘッドセットが必要です。
特に周囲に他人がいるような環境でウェブ会議に参加する場合は、議題や話されている内容について他人に知られないためにも、ヘッドセットは必要不可欠なアイテムです。
また、雑音や騒音が入り込んでしまうと、スムーズな会議進行を妨げてしまう恐れもあるため、ヘッドセットはできるだけ用意した方がよいでしょう。
マイクとスピーカーフォン
自分の声を相手に対しクリアに届けるために、マイクとスピーカーフォンもよく利用されています。
マイクはウェブ会議を行なっている部屋に自分しかいない場合に適しており、自宅でテレワークを行ないながらウェブ会議にも参加する場合などに重宝します。
また、スピーカーフォンは周囲の音声を拾う働きをしてくれるので、大人数でのウェブ会議に参加する場合におすすめです。
なお、スピーカーフォンは1台でも複数人への対応も可能となるため、参加者の人数分、マイクを用意する必要はないため、余計なコストもかからずメリットだといえます。
ツール
Zoom
Zoomはウェブ会議用のツールとして、国内では最も有名です。
Zoomの特徴としては、
- 無料から利用することが可能
- 通信が安定している
- データ通信容量が少ないため、インターネットの電波状況の良し悪しに関わらず、通信を行なうことが可能
- 機能が充実しており、録画や画面共有などが可能
などが挙げられます。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、マイクロソフト社のビデオ会議ツールです。
マイクロソフトのアカウントでログインすることができ、
- ビデオ通話機能
- 画面共有機能
- ファイル共有機能（10GBまで）
- メッセージ機能
など、ウェブ会議に必要な機能を数多く搭載していることが特徴です。
また、使用しているOffice365のプランによって、Microsoft Teamsの機能が無料で利用できることもあるため、気軽に導入しやすいツールといえます。
V-CUBEミーティング
V-CUBEミーティングは操作が手軽で簡単なことが特徴です。
専用のアプリをダウンロードする必要がなく、パソコンのブラウザで利用することができ、資料共有や画面共有が簡単にできます。
また、Office365のアカウントでログインできる点もポイントです。
同時接続数によって料金は異なりますが、国内だけで使用するローカルプランは1接続数あたり11,000円（税込）となっています。
ビデオ会議のリーディングカンパニーによる実績を活かした操作性と多彩な機能性を合わせ持つウェブ会議用ツールです。
ウェブ会議を行う上での注意点
カメラはONにし、顔を出す
ウェブ会議では基本的にカメラをONにし、相手に顔を見せるようにしましょう。
カメラをONにしていても相手の目線に合わせない、終始下を向いているのはマイナス印象となってしまうため、対面式の会議と変わらない態度を意識し続けましょう。
ただし、通信状態や機器に不具合が生じた場合など、やむを得ないときはその旨を参加者に伝え、カメラをOFFにしましょう。
背景や服装
リモートワークにより、自宅からウェブ会議に参加する際は、背景や服装に注意が必要です。
モノが散らかっていたり、派手な背景であると、他の参加者が会議に集中できなくなってしまいます。そのため、背景は白い壁かシンプルなカーテンが望ましいといえます。
また、在宅勤務は服装がラフになりがちですが、複数の参加者が出席する会議では節度ある服装を着用することがマナーとなります。
発言しない時はマイクをミュートにする
大人数の参加者が出席しているウェブ会議で、個々がマイクをONにしていると雑音が入りやすくなり、ハウリングも起こりやすくなってしまいます。
発言の際だけマイクをONにし、発言しない時はマイクをミュートにするよう心がけましょう。
セキュリティ対策
ウェブ会議では、第三者が接続することがないようアクセス権限を制限したり、パスワードを設定し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことがセキュリティ対策上、とても重要になります。
また、通信データが暗号化されているウェブ会議ツールを利用することも、安全上、大切になります。
実際にあったウェブ会議失敗例と対策
利用者が多すぎて許容量を超えてしまった
想定していた利用者数より増えてしまったため、システム許容量を超えてしまい、ウェブ会議が延期になったという失敗例があります。
新しいシステムへの乗り換えは、マニュアル作成や利用者の周知などコストもかかります。導入したシステムが長期で利用できるよう、利用者数はあらかじめ余裕をもって設定するか、利用可能人数の増減を臨機応変に変更できるシステムを選ぶようにしましょう。
参加者に「使い方がわからない」と言われてしまった
「会議室への入室の仕方がわからない」「音声が聞こえない、つながらない」などといった問い合わせもよく起きています。
ウェブ会議の開催方法やシステムの基本操作方法を運営側できちんと共有し、参加者からの問い合わせに迅速に対応できる体制を整えておきましょう。
通信が安定しない、回線がパンクした
音声にタイムラグが生じてしまったり、画像がフリーズもしくは途切れ途切れになってしまうと、円滑な会議進行に支障をきたしてしまいます。
事前に同時開催できる会議数やウェブ会議システム上での資料共有のルール設定などの対策が必要になります。
ウェブ会議は賢く活用しましょう
ウェブ会議は時間やコストの削減など、多くのメリットをもたらせてくれます。
ウェブ会議を導入するにはインターネット環境や社内環境整備からスタートし、ウェブ会議システムの導入、機器の設置や資料共有を行い、賢く活用することが大切です。
