チャットツールとして需要が高まっている「Microsoft Teams」。しかし、Teamsはさまざまなサービスと連携して日程調整をスムーズに行うこともできるのです。
今回は、Teamsで日程調整する方法や連携できるツールを紹介します。ぜひ参考にして、面倒な日程調整を効率的に行っていきましょう！
Microsoft Teamsとは
「Microsoft Teams」とは、Microsoft社のビジネスチャットツールです。チャット機能はもちろん、さまざまなサービスと連携できるため、導入している企業も増えています。
利用にはMicrosoftのアカウントが必要ですが、ビジネスシーンでMicrosoftのサービスを使用する機会が必ずと言っていいほどあるため、導入のハードルは低いでしょう。導入料金も無料です。
また、「Microsoft Teams」はブラウザ版、デスクトップ版、スマホアプリ版があるため、さまざまな端末で利用したり、外出先から利用したりすることもできます。
Microsoft Teamsで日程調整を行うメリット
Teamsはコミュニケーション機能やスケジュール機能など、さまざまな機能があるため、日程調整をスムーズに行うことができます。Teamsで日程調整を行うメリットは、おもに次の3つです。
WEB会議ならTeams内でできる
Teamsはチャット機能だけでなく、通話やWEB会議も可能。サービス内でコミュニケーションを取りながら、すぐにWEB会議を始めることもできるのです。
感染症対策や働き方改革の影響で、WEB会議を開催する企業も増えています。
Teamsを使えば、ほかのWEB会議ツールを使用する必要がないので、スムーズにWEB会議を設定できるのが大きなメリットです。
Office 365と連携できる
ビジネスシーンで欠かせないOffice 365のサービスと連携できるのも大きな強みです。
TeamsでOffice 365のアプリを起動すれば、スムーズにファイルが閲覧できるほか、リアルタイムで共同編集も可能になります。
ほかのアプリを起動したり、何度もファイルを開く手間が省けるので、会議準備も効率的に行うことができます。
会議資料の共有もスムーズに行える
TeamsはWordやExcel、PowerPointで作成した資料を最新の状態で共有できます。メールで会議資料を送信する場合、会議資料に変更や追加があったら、修正した資料を再度送り直す必要があります。
何度も会議資料をメールで送信するのは手間がかかるだけでなく、参加者もどの資料が最新版だったか分からなくなる可能性もゼロではありません。
Teamsを使えば資料を保存する必要もなく、常に最新の資料が閲覧・編集できるのが大きなメリットです。
Microsoft Teamsで日程調整する方法
Teamsを使って無料で日程調整をするには、Teams内でアンケートを取るのが一般的です。
有料機能を使えばスケジュールと連携して日程調整を行うことができるので、ぜひ検討してみてください。
アンケート作成ツール「Forms」を使う
Teams自体にアンケート機能はありませんが、Formsと連携させればTeams内でアンケートを取ることができます。Teamsのチームを選択し、「New conversation」を選択しましょう。
右側の「…」をクリックするとアプリが表示されるので、「Forms」を選択し、質問内容と候補日時を入力してください。「複数回答」をオンにすると、参加できる全ての日程を選択できるようになります。
「次へ」を選択し、プレビュー画面を確認したら「送信」でアンケートが完了です。
Teams内でFormsを使ってアンケートを取る場合、会議に参加するメンバーでチームを作成する必要があると覚えておきましょう。
有料の日程調整機能「ScheduleLook」を使う
Teamsを導入しているメンバー同士で会議の日程調整を行う場合、有料の日程調整機能「ScheduleLook」を使えば、候補日を選択してもらうことなく会議の日程を設定できます。ScheduleLookはチームのメンバーがOutlook上に記入した予定を共有してくれます。
メンバーの都合がいいスケジュールを確認した上で、会議を設定できるため、日程調整の手間を最小限に抑えられるのが大きな魅力です。
ScheduleLookは有料ツールですが、30日間の無料トライアルを行っているので、社内でもクライアント間でもTeamsを使う頻度が高い場合、導入を検討してみてください。
Teamsと連携できる日程調整ツールを使う
Teamsと連携できる日程調整ツールを使えば、候補日の設定や参加者への連絡をよりスピーディーに行えます。
Teamsと連携できるおすすめのツールは次の3つです。
TimeRex
引用元：TimeRex
「TimeRex」は累計利用者数2600万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツールです。
商談やWeb会議の日程調整を自動化できるほか、カレンダーと連携して予定を自動登録できます。
TeamsとTimeRexを連携させると、日程調整後に自動でTeamsの会議URLを発行してくれます。
TimeRexにログイン後、Microsoft Teams連携ページにアクセスし、「連携する」をクリックするだけで連携が完了。
TImeRexは無料で始められるので、ぜひ導入してみてください。
Tocaly
引用元：Tocaly
Tocalyはシンプルな機能と操作性が魅力的な日程調整ツールです。
予定名や打ち合わせの長さを入力し、あとはカレンダー上で自分が都合のいい時間帯を選択するだけで候補日を提案できます。
通知を受け取った相手はURLをクリックし、候補日時のなかから都合のいい候補をクリックすれば会議の日程調整が完了します。
OutlookやTeamsと連携すれば、会議URLの自動発行、スケジュールへの自動登録が可能です。
calendly
引用元：calendly
calendlyはアメリカの日程調整サービスで、無料で導入可能です。
直感的な操作性と使いやすさが魅力で、希望の日時を選択し、名前やメッセージを入力すれば、候補日時の提案が完了します。
日本語サポートがないというデメリットがありますが、シンプルな設計なので使いやすい日程調整ツールです。
Outlook、Teamsと連携できるので、WEB会議のURL作成、スケジュール登録もスムーズに進みます。
Microsoft Teamsで日程調整を行うときの注意点
Teamsを使っていない参加者がいると、Teams以外の方法で改めて日程調整を行う必要があります。複数の方法で日程調整を行うと、手間が増えるだけでなく、希望日時の集計を行う手間も増えます。
確認ミスが発生する可能性も高まるので、Teamsのみで日程調整が完了するか確認しておきましょう。
また、Teamsでの日程調整はチームの作成が必要です。
Formsはチャットスペースで使うことができないので、注意しましょう。
Microsoft Teamsはツールとの連携で日程調整がスムーズに！
TeamsはMicrosoft社製のビジネスツール「Office 365」と連携できるので、最新のスケジュールや資料が共有できるほか、WEB会議もスムーズに行うことが可能です。
日程調整ツールと連携すれば、スケジュールから日程候補を抽出し、WEB会議のURL発行までを一貫して行えます。
参加者が使用しているツールを確認して、最適な方法で日程調整を行っていきましょう。
