「業務効率化ツールを自作したい！」
業務効率化は、時間やコスト、労働力を削減するために、あらゆる企業が取り組む課題です。
一方、業務効率化ツールの導入費用は高額なものが多く、自作しようと考える人もいます。
本記事では、業務効率化の進め方や業務効率化ツールの自作について、徹底解説します。
ツールを自作する前の業務効率化の進め方
一般的な業務効率化の進め方として、以下の手順があげられます。
手順（1）効率化したい業務の内容を把握する
業務効率化を図るためにも、まずは効率化したい業務の内容を把握しましょう。
業務の内容を把握すべき具体的な点は、以下の通りです。
- 業務の目的
- 作業の細かい流れ
- 一つひとつの作業にかかる時間
- 業務を進めるために必要なもの
業務を効率化するためには、まず目的を明確化する必要があります。
目的を明確に把握すれば、業務効率化をする具体的な施策が練りやすくなります。
業務効率化する際は、作業の細かい流れや時間、必要なものについて細かく確認しましょう。
（2）効率化できる点を洗い出す。
業務の内容を把握したら、効率化できる点を洗い出しましょう。
細かくリストアップした業務の流れや時間、必要なものから改善点を見つけ出します。
業務プロセスを細かく見直し、問題点を洗い出しましょう。
（3）アイデアを練る
業務の効率化できる点を把握した後は、アイデアを練りましょう。
アイデアを練る際のポイントは、以下の通りです。
- 業務の目的を達成できるのか
- 問題点を解決できるのか
- 逆に業務効率が下がらないか
- 社員に負担がかからないか
アイデアを練る際は、本来の業務の目的を達成し問題点を解決できるのか入念にチェックしましょう。
業務効率化を図るためにも、実際に現場で働く社員にヒアリングしながらアイデアを考えることが大切です。
（4）アイデアの検証を行う
アイデアを実行した後は、必ず効果の検証を行いましょう。
どれだけ入念にアイデアを練ったとしても、必ずしも業務が効率化されるとは限りません。
検証を行わない場合、以下のリスクが高まります。
- 実は業務に適していないことに気づけない
- アイデアが機能していないことに気づけない
- 逆に業務効率が低下する
- 社員に負担がかかっていることに気づけない
自分の練ったアイデアの精度を高めるためにも、アイデアの効果検証は必要不可欠なのです。
業務効率化ツールは自作可能？
業務効率化ツールは、自作することが可能です。
例えば、インターネットを活用すれば、Excelやスプレッドシートなどで日常業務を効率化する方法が見つかりやすいです。
また、プログラミングをするために必要な開発環境は、すぐに入手できます。
プログラムの書き方やサンプルコードは、インターネットで検索すると探し出せます。
現在は、初心者でも簡単な業務効率化ツールを開発できる環境が整っているのです。
業務効率化ツールには、さまざまなものがあります。
- 日程調整
- 勤怠管理
- タスク管理
- 名刺管理
- 顧客管理
- RPA（ロボットで作業を自動化する）
上記の他にも、業務内容に合わせてたくさんのツールが日々開発されています。
業務効率化ツールを活用すれば、企業や個人の作業効率が飛躍的に向上し、生産性を高められます。
一方、業務効率化ツールはどれも高額なものばかりです。
コストが非常にかかることから、なかなかツールの導入に踏み込めない人もいます。
そんな日常業務を効率化できるツールを自作できれば、コストを抑えて仕事の効率を高められるのです。
業務効率化ツールを自作する上での注意点
業務効率化ツールを自作する上で抑えておくべき注意点は、以下の通りです。
ツールの自作に時間と手間がかかる
業務効率化ツールを自作すると、時間と手間がかかる可能性があります。
特にExcelやGoogleスプレッドシートのマクロや、プログラミング経験のない人は、注意が必要です。
業務の作業が単純であっても、自動化するプログラムが複雑になるケースがあります。
マクロやプログラムを書き込んだり、効果検証する時間と手間がかかるのです。
そのため、業務効率化ツールを自作する場合は、マクロやプログラミング経験が豊富で時間を確保できる人が行いましょう。
自作しても上手く動作しない可能性がある
業務効率化ツールを自作しても、上手く動作しない可能性があります。
インターネットや参考書を見て、効率化するツールのプログラムを自分でコーディングするのが一般的です。
プログラムを自作できれば業務効率が飛躍的に向上しますが、インターネットや参考書にあるサンプルコードが、必ずしも動作するとは限りません。
OSやWebブラウザ、アプリ、プログラミング言語などは常に進化し続けます。
バージョンアップされれば、以前は動作していても今は上手く動かない可能性もあるのです。
プログラミングに精通している人であれば、すぐに対応できるかもしれませんが、特に初心者の方は注意が必要です。
大きなミスに繋がる可能性がある
業務効率化ツールを自作して動作させると、大きなミスに繋がるリスクが高まります。
効率化したい業務の中には、社外秘や顧客の機密情報などを取り扱うケースがあります。
また、膨大な数のデータを処理したい場合もあるかもしれません。
万が一、業務効率化ツールのプログラムのコードを間違えば、重要な情報や膨大な数のデータが紛失することもあります。
Excelやスプレッドシートのプロや、経験豊富なプログラマーであればミスが発生する可能性は低いです。
一方、初心者やプログラマーとして働いたことがないといった人は、注意が必要です。
業務効率化ツールの作成を業者に依頼せず自作する場合は、細心の注意を払い自社の機密情報などを取り扱わないようにしましょう。
業務効率化ツールを自作する時におすすめの言語やシステム
業務効率化ツールを自作する時におすすめの言語やシステムは、主に以下の通りです。
- マクロ
- Python
マクロは、ワープロや表計算で使うソフトの操作を自動化できる簡易的な言語です。
特にMicrosoftのExcelやWord、Googleのスプレッドシートなどで活用されています。
マクロを使いこなせれば、作業で使う表計算やワープロのソフトを日常業務の効率化ツールとして活用することが可能です。
頻繁に行う機会のある単純操作をマクロ言語で登録して、日常業務の作業効率を高めます。
また、業務効率化ツールを自作する際に役立つプログラミング言語として、Pythonがあげられます。
Pythonは、初心者でも着手しやすいプログラミング言語です。
簡単に言うと、プログラミング経験が少なくても業務効率化できる「道具」が、たくさん搭載されています。
Pythonにおける道具とは、ある程度書かれているプログラムコードの塊のことを指し、自由に使えるものです。
Pythonの道具を使いこなせれば、データ収集や自動化ツールを作成できます。
業務効率化ツールを自作する際は細心の注意を払おう！
業務効率化ツールは、マクロやプログラミングを行うことで自作できます。
今まで時間と手間がかかっていた作業の無駄を省くことで、業務効率の飛躍的向上が期待できるのです。
一方、業務効率化ツールの自作におけるリスクを把握して対策しなければ、大きなミスが発生する可能性があります。
業務を効率化しようとしてツールを自作したのに、逆に時間や手間がかかるといった事態は避けたいものです。
そのため、業務効率化ツールの自作は、プログラミングやマクロ言語の習得後や、バックアップ、重要なデータは使わないなどの対策をしましょう。
