近年、政府の働き方改革の推進などにより、日々新しい働き方が生まれています。
多様性のある働き方が普及している中、「リモート会議」は、すでに多くの企業が取り入れています。
一方、まだリモート会議を導入していない企業にとって、「何から着手すべきかわからない」という人も多いです。
本記事では、そんな疑問を解決するため、リモート会議についてや、おすすめツールについて徹底解説します。
リモート会議とは
リモート会議とは、遠くに離れた場所にいる相手と、電話回線やネット回線などを通じて、オンラインで会議を行うシステムのことを言います。
リモート会議には、以下のシステムが含まれます。
・Web会議
・テレビ会議
・電話会議
リモート会議とWeb会議は、よく混同されがちですが、リモート会議＝Web会議ではありません。
上記の会議を含めたものを、リモート会議と言うのです。
Web会議とは
Web会議とは離れた場所にいる相手と、パソコンやツールなどを用い、資料などをリアルタイムで共有し、会議を行うシステムのことを言います。
ビデオ（テレビ）会議と異なり、Web会議は映像と音声のみだけでなく、以下の機能を利用できます。
・チャット
・ファイルデータ送受信
・画面共有
・ホワイトボード
導入するツールによって機能は変わりますが、上記などの機能によりニーズに合わせて多彩な会議を行うことが可能です。
テレビ会議とは
テレビ会議とは、遠く離れた場所にいる相手と、自分を画面に映し出し、会議や打ち合わせを行うシステムです。
ビデオ会議と言われることもあります。
通常テレビ会議は、グループ対グループや大人数など、規模の大きい会議に用いられます。
専用の機材が必要ですが、高音質・高画質であり通信環境も安定するため、会議をスムーズに進めることが可能です。
電話会議とは
電話会議とは、遠くにいる複数人と音声のみで会議を行うシステムです。
Web会議のアプリケーションや、テレビ会議の専用機材などを必要とせず、比較的手軽にシステムを導入できます。
カメラやマイク、スピーカーの準備、通信環境の整備などの手間がかからないため、手軽に利用できるのです。
使いやすさから、電話会議は今でも多くの企業が安定して活用しているリモートシステムです。
リモート会議のメリット・デメリット
Web会議のメリットとデメリットについて解説します。
リモート会議のメリット
ウェブ会議におけるメリットとして、以下があげられます。
・1か所に集まる必要がない
・場所を問わず会議に参加できる
・交通費や移動時間をカットできる
・スケジュール調整がしやすい
・働き方改革ができる
・優秀な人材を確保できる
・離職率を下げられる
・感染症の対策になる
ウェブ会議の最大の魅力は、同じ場所に集まる必要がないという点です。
1か所に集まる必要がなければ、通信環境さえあればどこからでも会議に参加できたり、交通費や移動時間を削減できるのです。
パソコンを開くだけで会議に参加できるので、スケジュール調整がしやすいことも魅力的です。
また、Web会議は働き方改革に繋がるので、社員の会社への満足度が高まり離職を防げたり、優秀な人材を確保しやすくなります。
リモート会議のデメリット
リモート会議のデメリットとして、以下があげられます。
・通信環境によって会議が左右される
・大人数では不具合が起きる可能性がある
・参加者の理解度を確認しにくい
・表情や雰囲気を読み取りにくい
リモート会議は、安定した通信環境が整っていないと、途中で映像が乱れたり、通信が途切れ、会議を進められなくなります。
会議をスムーズに進めるためには、参加者全員が安定した通信環境を維持することが大切です。
またリモート会議では、対面の会議と比べると、場の雰囲気や相手の表情を読み取りにくいです。
そのため、参加者の理解度を判断することも難しくなります。
リモート会議では、一人ひとりに気を配り、参加者へ声かけなどの対応を行いましょう。
発言しやすい環境を整えれば、より有意義な会議を行えます。
リモート会議のやり方
事前に以下の点を確認し、リモート会議を行いましょう。
機材を用意する
リモート会議を行う前に機材を用意しましょう。
例えば、Web会議に必要な機材は以下があげられます。
・パソコン（スマートフォン）
・カメラ
・マイク
・ヘッドセット
・安定した通信環境
一般的に、多くのパソコンにはカメラやマイクが搭載されています。
しかし品質を求めるためにも、外部接続するカメラや専用マイクの利用がおすすめです。
あらかじめ、機材の動作確認をしておくのが大切です。
リモート会議ツールを導入する
リモート会議ツールを導入しておきましょう。
会議をスムーズに進められるよう、Web会議ツールを導入し、使い方をマスターしておきましょう。
おすすめツールについては、下記で解説します。
スケジュールを調整する
リモート会議のスケジュール調整を行いましょう。
日程調整ツールなどを用いることで、より効率的にスケジュールを調整できるでしょう。
資料を共有する
リモート会議の前に、あらかじめ参加者に資料を共有しておきましょう。
資料やデータを共有しておけば、参加者の理解度を深め、円滑に会議を進められます。
事前にメールで資料を送ったり、データを画面共有するなどの準備を行いましょう。
会議を開催する
リモート会議の際は、ホストが参加者にミーティングURLを送る場合が多いです。
事前に、参加者にURLを送ることで、招待できます。
参加漏れを防ぐためにも、開催者は出欠を取りましょう。
リモート会議を行う上での注意点
リモート会議を行う際は、以下の点に注意しましょう。
・基本顔出しをする
・背景や服装を気にかける
・発言する時以外はマイクをオフにする
・会議にパスワードを設定する
・静かな環境で参加する
・通信が乱れたら謝る
Web会議で配慮のあるコミュニケーションを行えば、お互い有益な会議を行えます。
事前準備とトラブルが起きた際の対応を考えておけば、効果的な会議をスムーズに進められるのです。
リモート会議ツールの選び方
リモート会議ツールを選ぶ際は、以下の点を確認しましょう。
・セキュリティー
・音声・映像の品質
・同時接続数
・使いやすさ
・サポート体制
・コスト
Web会議では、社外秘の情報が多くやり取りされるため、セキュリティーレベルの確認は必須です。
映像・音声の品質が高いほど、会議を円滑に進められ、同時接続数が多いほど、規模の大きい会議を開催できます。
また、社員が簡単に操作できる使いやすさや、トラブルが起こった際のサポート体制も重要です。
有料プランに登録すれば、便利な機能を利用できるものもあります。
対面で会議を行う場合に、必要な費用と比較しながらツールを選定しましょう。
おすすめのリモート会議ツール3選
おすすめのリモート会議ツールとして、以下の3つがあげられます。
・Zoom Meetings
・Skype for Business
・Microsoft Teams
3つのWeb会議ツールの比較は次の通りです。
Zoom Meetings
同時接続数
100人（有料プランでは1000人）
無料プラン
あり
有料プラン料金
プロ：20,100円/年/ライセンス
ビジネス：26,900円/年/ライセンス
エンタープライズ：32,300円/年/ライセンス
特徴
通信が安定している。
Web会議機能が豊富。
手軽に会議を行える。
Skype for Business
同時接続数
250人
無料プラン
なし
個人向けのSkypeは無料
有料プラン料金
Skype for Business（単体契約）：660円/月/ユーザー
Business Essentials（セット契約）：594円/月/ユーザー
特徴
字幕を表示できる。
長時間利用できる。
Microsoft Teams
同時接続数
100人（有料プランでは300人）
無料プラン
あり
有料プラン料金
Microsoft Teams Essentials（単体契約）：430円/月/ユーザー
Microsoft 365 Business Basic（セット契約）：650円/月/ユーザー
Microsoft 365 Business Standard（セット契約）：1,360円/月/ユーザー
特徴
Officeアプリの連携。
資料の共有・編集。
自社に合ったツールを選定し、リモート会議を実践しましょう。
Webツールを駆使してリモートワークを定着させよう！
「リモート会議」は時代のニーズによって生まれた、新しい働き方です。
当たり前になりつつあるリモートワークは、Webツールの活用が必須と言えるのです。
TimeRexは、日程調整ツールを提供しています。
TimeRexの日程調整ツールはWeb会議ツールと連携することで、日程調整漏れを防ぐことが可能です。
ぜひこの機会に、TimeRexを活用し、効率的なスケジュール調整を体験してみてはいかがでしょうか。
