「仕事を効率化できるツールを導入したい！」
あらゆる企業や個人にとって、生産性を高めるためにも仕事の効率化ツール活用は必須です。
一方、現在仕事を効率化するツールにはたくさんの種類があり、何を選べばいいのか分からないという人も多いです。
本記事では、仕事を効率化するツールの種類や選び方などについて徹底解説します。
仕事効率化ツール導入すべき理由
仕事を効率化するツールを導入すべき理由として、主に以下の2つがあげられます。
企業の生産性向上
仕事の効率化ツールを導入すべき理由として、企業の生産性向上があげられます。
現在日本では、少子高齢化により将来的に労働力が不足するという課題を抱えています。
企業で働く社員が減ってしまう可能性があるので、提供する商品やサービスの品質が落ちるかもしれません。
業務の品質が低下すれば顧客の信頼を得られなくなり、企業の利益が下がる可能性もあります。
少ない労働力で最大限のパフォーマンスを発揮するためにも、仕事の効率化ツールの活用が必要不可欠なのです。
ワークライフバランスの向上
仕事の効率化ツールを導入すべき理由として、ワークライフバランスの向上があげられます。
上記でも説明したように、企業は少ない労働力で最大限の成果を出す必要があります。
労働人口が減少する中、少ない人数で今までと同等の業務品質を維持しようとすれば、社員へ負担がかかるのです。
仕事を効率化して働きやすい環境を構築しなければ、社員に不満が生まれ離職に繫がる可能性があります。
働き方改革が推進される中、社員のワークライフバランスの向上は、避けては通れぬ課題です。
優秀な人材ほど、労働環境が整っている企業に流れていくことも考えられます。
企業で活躍できる人材を確保するためにも、ワークライフバランスの実現を目指し、仕事を効率化するツールを導入すべきなのです
仕事効率化ツールの種類
仕事を効率化するツールの種類として、主に以下のサービスがあげられます。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、ビジネスシーンにおける情報伝達や意思疎通を円滑にするツールです。
社内でのコミュニケーションを怠ると、企業にとって重大な情報の共有ミスや、連携が足りず業務効率の低下に繫がります。
ツールを活用すれば、スピーディかつ手軽に情報共有できる環境が構築されます。
社員のストレス軽減や伝達ミスの防止など、ビジネスにおけるコミュニケーションを効率化するのです。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク管理・プロジェクト管理ツールは、社員が担当している業務内容や進捗状況を全体で共有することで、仕事を効率化するサービスです。
チーム内で仕事を共有することで、業務量の偏りを減らしたり任せる作業を判断しやすくなります。
また、現在日本では在宅勤務やテレワークなどの新しい働き方が普及しています。
場所を問わず常に仕事についての情報を共有することで、チーム全体の業務効率が高まるのです。
顧客管理ツール
顧客管理ツールとは、営業やマーケティングなどの幅広いビジネスシーンで、仕事を効率化するツールです。
ツールに顧客情報を登録することで、会社内で簡単にデータを参照できます。
データに基づいた施策を練られるので、顧客へ効果的なアプローチを行えるのです。
顧客満足度やクリティカルなサービスの提案にも繫がるので、仕事を効率化しつつ企業の生産性が高まるのです。
RPAツール
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、人が手作業で行う作業をロボットで自動化できるツールです。
日常的に行う仕事では、ある程度ルーティンの決まっている作業が多いです。
手作業の仕事をツールに任せれば、労働時間の短縮や人件費などのコストを削減できます。
また、RPAツールに仕事を任せれば、手動で行う業務に比べてミスが少なくなり作業スピードも高まるのです。
グループウェア
グループウェアとは、社内で業務に関するコミュニケーションを円滑にするツールです。
仕事をするにあたって、チャットやスケジュール管理、会議室の予約など複数のツールを開くシーンは頻繁にあります。
PCやスマホなどの端末で複数の画面を開いて作業するのは、労力と時間がかかります。
グループウェアを用いれば、上記の作業をツール上で完結させられます。
業務に関するコミュニケーションをグループウェア上で行うことで、仕事を効率化するのです。
名刺管理ツール
名刺管理ツールは、大量の名刺を一元管理することで仕事を効率化するツールです。
ビジネスシーンにおいて、名刺を交換する機会は非常に多いです。
名刺管理ツールは整理する時間を省き、必要なタイミングで簡単にデータを見つけられます。
名刺情報のデジタル化や検索システムにより、管理する時間を短縮できるので仕事を効率化できるのです。
仕事効率化ツールの選び方とポイント
適切に効率化ツールを選ばなければ、業務を効果的に改善できる可能性が下がります。
「またツールを導入して終わり」ではなく、実際に導入して効果があったのかの検証が必要です。
ツールには、無料トライアル期間などを提供しているものが多いので、実際に試してから選定することをおすすめします。
仕事を効率化するツールを選ぶ際は、以下の点を確認しましょう。
操作性
仕事を効率化するツールを選ぶ際は、操作性について確認しましょう。
社員によっては、導入したツールの操作が難しいと感じる可能性もあります。
実際に現場で働く社員にとって使いにくいツールを導入すれば、操作に時間がかかったりミスが多発する可能性があります。
効果を最大限発揮するためにも、現場の職員が使いやすいツールの選定は非常に重要なのです。
セキュリティ
仕事を効率化するツールを導入する際は、セキュリティについて確認しましょう。
会社には、顧客データや社外秘の情報がたくさんあります。
企業の重要な情報が社外に漏れてしまえば、会社の信用を失う可能性があります。
そういった情報を守るためにも、ツールのセキュリティを万全にする必要があるのです。
業務の課題に合った機能があるか
仕事を効率化するツールを導入する際は、業務を改善できる適切な機能があるのか確認しましょう。
業務の問題点に沿ったツールを選定しなければ、満足のいく効果は得られません。
適切なツールを導入するためにも、まずは仕事の内容を細かく見直し問題点を洗い出すことが大切です。
社内システムとの連携やカスタマイズ性
仕事を効率化するツールを導入する際は、社内システムとの連携やカスタマイズ性について確認しましょう。
すでに社内で利用しているシステムとツールが連携できれば、作業工数が削減されより効果的に効率化できます。
また、ツールのカスタマイズ性が優れていると、会社の業務内容に合わせたデザインにすることが可能です。
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