「仕事が速い人の特徴は？」「どうすれば仕事を効率よく進められるのか？」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
実は仕事の速い人と遅い人には明確な違いがあります。
本記事では仕事を効率化することで得られるメリットや、仕事を始める前に注意すべきポイント、仕事中に意識すべきポイントについて解説します。
仕事の速い人と遅い人の違い
まず仕事の速い人と遅い人の違いについて、仕事が速い人が行っていることをみながら解説していきます。
仕事の全体像を見ている
仕事が速い人は、業務を行う前に仕事の全体像を見ている傾向があります。
仕事の全体像を見てどのような業務が必要かを把握することによって、優先順位をつけて計画的に仕事を進められるからです。
一方仕事の遅い人は優先順位をつけず無計画に仕事を進めて、目標を見失いがちです。
仕事の全体像を見ると目標から逆算して物事を考えることができるので、本当に必要な業務だけを抽出したうえで効率よく仕事を進めていけます。
こだわりすぎない
仕事が速い人の特徴として、こだわりすぎない点が挙げられます。
一方仕事が遅い人は、細部にこだわりすぎる結果、無駄な作業を行ってしまうケースがあります。
完璧な仕事を達成することはもちろん重要ですが、完成度よりもスピード感を求められることもあります。
時間をかけて100%に仕上げるよりも、スピードを上げて80%まで仕上げるなど、スピード感と完成度のバランスを考慮することが重要です。
マルチタスクをしていない
マルチタスクとは複数の業務を並行で行うことを指しますが、仕事が速い人はマルチタスクをせず、ひとつの業務に集中して取り掛かるシングルタスクをすることで仕事の効率を上げています。
マルチタスクは一見するとテキパキ仕事をこなすイメージですが、作業を次々に短時間で切り替えると集中力が途切れてしまうので、一般的にはシングルタスクの方が効率良く業務を行えるといわれています。
またマルチタスクは一時的に集中力が向上するものの、複数の業務を並行して処理する状態を無理に続けているとストレスを抱える原因になるため注意が必要です。
効率よく仕事を進めたいのであれば、ひとつの作業にある程度の時間を割いて、シングルタスクで仕事をこなしていくことをおすすめします。
仕事効率化で得られるメリット
仕事効率化によって得られるメリットとして、主に以下の3つがあります。
時間が短縮できる
仕事を効率化することによって無駄な作業を省けるので、仕事全体の実務時間の短縮が可能です。
時間が短縮され余裕ができることによって、新規の事業案などが生まれやすくなり、新たな挑戦も行いやすくなります。
今まで取り組めていなかった事業に取り組むことで、組織の強化や生産性の向上にもつながります。
経費が削減できる
仕事効率化によって全体的な実務時間が短縮されることで、さまざまな経費の削減につながります。
主に削減される経費は、オフィスの照明や空調などの光熱費や人件費です。
経費の削減は企業にとっては経営資源の確保につながり、従業員にとっては給与や福利厚生の向上につながります。
モチベーションが上がる
仕事効率化による時間短縮や経費削減の効果が還元されるのが、従業員の給与や福利厚生です。
給与や福利厚生が向上することで、従業員の仕事に対するモチベーションも上がります。
また残業時間の短縮や休日出勤の削減によって従業員のワークライフバランスも実現でき、プライベートの充実からモチベーションを上げて仕事に取り組む効果が期待できます。
仕事を始める前に注意すべきポイント
仕事を効率よく進めるためには、仕事を始める前に注意すべきポイントがあります。
何のための作業かを理解する
仕事に取り掛かる前に、自分の行う作業が何のための作業かを理解しておくことが重要です。
一見すると単純な作業だったとしても、仕事の目的が明確になると真剣に取り組むことができ、モチベーション向上にもつながります。
仕事に取り掛かる前に、なぜこの作業を行うのかと自分に向けて問いかけてみましょう。
アウトプットのイメージを立てておく
仕事を始める前に最終的なアウトプットのイメージを確認しておくことも重要です。
クライアントと自分との間で仕事の終着点にズレが生じると、何度も修正をする羽目になり納期に間に合わなくなってしまう可能性もあります。
そのため定期的に仕事の進捗状況を確認しつつ、最終的なアウトプットに向けてすり合わせをしていくことがおすすめです。
クライアントがアウトプットまでのイメージをしやすくなり、信頼感が高まる効果もあります。
必要なタスクを洗い出す
仕事を始める前にタスクの洗い出しをしておくことで効率的に仕事を進められます。
まず優先順位は考慮せずに、仕事達成までに必要なタスクを洗い出していきましょう。
タスクを洗い出すことで各タスクにどれだけの時間を要するかが事前に把握できるので、納期から逆算してスケジュールを立てやすくなる効果があります。
またチームで仕事をする際も、タスクごとに分解することで仕事の振り分けがしやすくなり効率的に進められます。
完成までのスケジュールを立てる
仕事を始める前に、完成までのスケジュールを立てておくことも注意すべきポイントのひとつです。
洗い出した各タスクに対する所要時間を計算し、納期から逆算してスケジュールを立てましょう。
スケジュールを立てる際はトラブルが発生した場合でも余裕をもって対処できるよう、納期よりも期限を早めに設けておくことがおすすめです。
仕事中に意識すべきポイント
仕事を効率よく進めるために、仕事中に意識すべきポイントは以下の通りです。
作業の優先順位をつけて進める
仕事中にまず意識すべきポイントは、優先順位をつけて作業を進めることです。
優先順位をつけずに行き当たりばったりで仕事を進めていると、生産性の低下につながる恐れがあります。
作業に優先順位をつけて、ひとつずつ着実に終わらせることを意識しましょう。
報連相を徹底
仕事を進めるうえで、報告、連絡、相談の報連相を意識してください。
報連相の目的はチーム内で情報共有することによって生産性の向上を図ることです。
チーム内で報連相が適切に行われていれば、トラブルが発生した際にも状況に応じて正しい判断をすることができるので、適切なタイミングで報連相を行うように意識しましょう。
スケジュールにズレがないか確認する
仕事の途中で一旦作業をストップし、計画したスケジュール通りに進んでいるかを確認してください。
もし予定取りに作業が進んでいない場合は速やかに報告して修正しましょう。
また何かトラブルが発生した際には自分の力だけで解決しようとせず、チーム内で相談して効率よく処理していくことがおすすめです。
仕事効率化は準備や計画、報連相や見直しが重要
仕事を効率化すると、時間短縮や経費削減、モチベーションの向上などのメリットが得られます。
意識すべきポイントとして、仕事を始める前には、タスクの洗い出しや、スケジュールを立てて準備しましょう。
また仕事中にも、作業の優先順位の確認や報連相の徹底、スケジュールの見直しなど、意識すべきポイントがあるとわかりました。
今回ご紹介した仕事前・仕事中に意識すべきポイントをチェックして、ぜひ実際の仕事で実践してみてください。
