「業務の効率化で会社の生産性を高めたい！」
企業にとって業務の効率化は、会社の生産性を高めて利益を増大させるためにも、非常に重要な課題です。
一方、業務の効率化を実現しようとしても、具体的な手段や注意点がわからないという人も多いです。
本記事では、業務の効率化に取り組む前に知っておきたい手順や注意点について、徹底解説します。
そもそも業務の効率化とは？
業務の効率化とは、仕事におけるムダやムリ、ムダを省き労力や時間のかかる作業を改善することです。
業務を効率化する手段の例として、以下のものがあげられます。
・ICTツールの導入
・業務の外部委託
・業務内容の見直し
・個人の業務時短スキルを高める
ICTツールには、日程調整やRPAによる作業の自動化、コミュニケーションツール、ナレッジ共有などのサービスがあげられます。
昔に比べると、現在の情報技術は飛躍的に進化しており、あらゆる企業がICTツールの導入を進めています。
そのため、競合他社に負けない生産性の高い企業を作り上げるためには、ツールの導入は必要不可欠なのです。
専門知識の高い業者にアウトソーシングすることも、業務を効率化する1つの手です。
業務を外部委託することで、自社のコア業務に注力したり作業の処理速度と品質を高められます。
また、手軽に取り組める業務効率化として、業務内容の見直しや個人の作業時短などがあります。
会議の時間短縮やPCの時短テクニックを駆使すれば、会社全体の生産性が高まるのです。
働き方改革や社員のワークライフバランスの実現が重要視される中、業務の効率化は企業が取り組むべき重要な課題と言えます。
業務の効率化における正しい手順
業務を効率化する際に正しい手順を踏まなければ、逆に仕事の効率が下がる可能性があります。
効果的に業務を改善するためにも、業務を効率化する正しい手順について知る必要があるのです。
業務を効率化する正しい手順は、以下の通りです。
（1）業務の現状把握とフローを細かく見直す
（2）効率化する業務を決定する
（3）業務を効率化する方法を考える
（4）業務を効率化を実行し効果を検証する
業務の現状把握を行い内容を細かく見直すことで、改善点を見つけ出しましょう。
単純で発生頻度が高い作業や、マニュアル化しやすい業務は効率化できる可能性が高いです。
業務の見直しで洗い出した問題点を、効果的に解決できる効率化の手段を考えます。
業務の効率化を実践するだけで終わりではなく、効果の検証を行い本当に業務が効率化されているのか確認しましょう。
業務の効率化の注意点
業務の効率化における注意点として、以下の点があげられます。
省くべきムダを見極める
業務の効率化を図る際は、省くべきムダを適切に見極めましょう。
業務フローを入念に見直しムダを見つけなければ、効率化する戦略を練ることができません。
例えば、効率化できる業務のムダとして以下の点があげられます。
・商品やサービス、業務などの過剰品質
・やり取りの多い必要以上のコミュニケーション
・まとめられる業務の分業制
・複雑な業務工程
・業務と業務の間に発生する待ち時間
業務の工程を細かく確認すれば、省ける作業を見つけたり、より効率の良い手法を考えられます。
業務の内容だけでなく、作業にかかる時間や必要なものを1度書き出してみるのがおすすめです。
社員が操作しやすいツール・システムを導入する
業務の効率化でツールやシステムを導入する際は、社員が操作しやすいものを選定しましょう。
社員によっては、導入したツールやシステムの操作が難しいと感じるケースもあります。
実際に現場で働く社員にとって使いにくいツールを導入すれば、操作に時間がかかったりミスが多発する可能性があります。
効率化するために導入したはずのツールやシステムが、逆に業務効率を低下させるかもしれません。
ツールやシステムの効果を最大限発揮するためにも、現場の社員へ入念にヒアリングしましょう。
実際に業務をこなす担当者にしかわからない改善点もあります。
あったら嬉しい機能や、業務に感じる現状の課題を聞き出すことが大切です。
また、ツールやシステムを導入する際は、使い方や注意点などを事前に共有することをおすすめします。
操作方法について事前共有すれば、ツールやシステムが社員に浸透しやすくなりスムーズに導入できるでしょう。
目的や目標を社内に共有する
業務の効率化を実践する際は、社内に目的と目標を事前に共有しましょう。
「業務を新しいやり方で遂行してほしいと指示があったので従う」といった受け身の姿勢では、効率化の効果が出にくくなります。
また、効率化の段取りが分かっていないと、逆に作業工数が増えたり業務にミスが起こります。
目的や目標を具体的に共有していないと、効率化の手法が浸透しにくく逆に業務効率が低下する可能性があるのです。
業務を効率化するアイデアの実践やツールの導入を行うだけでなく、目的や目標を具体的に知らせることが大切です。
「なぜ効率化が必要なのか」、「新しい業務プロセスがどのように効率化に繫がるのか」などを理解して貰いましょう。
社員に効率化の目的や目標に納得してもらうことで、主体的に業務に取り組むように促すのです。
スピードを重視して質が低下しないようにする
業務の効率化を行う際は、スピードを重視しすぎて質が低下しないように注意しましょう。
業務を効率化してスピードを高めることを意識するあまり、自社が提供するサービスや社員の業務品質が低下する可能性があります。
企業の提供する商品やサービスの質が低下すれば、顧客からの信用が徐々になくなるかもしれません。
顧客からのクレームや作業におけるミスなどの対応で、社員へストレスを与えてしまいます。
業務を効率化する目的は、社員の負担を減らし会社の生産性を高めることです。
社員の作業時間と業務品質を充分に確保しながら、業務の効率化に取り組むことが大切なのです。
一度に多くのアイデアを実践しない
業務を効率化する際は、一度に多くのアイデアを実践しないようにしましょう。
業務効率の改善にあたって、一度に複数の施策を実行しようとすると、結果的に全ての仕事が中途半端になる可能性があります。
また、複数の施策を同時に執行することは、社員への負担が増加します。
負担が大きくなると社員に不満が生まれ、会社への信頼を失う可能性もあるのです。
そうならないためにも業務を効率化する際は、無理のない範囲で施策を1つずつ実行することが大切です。
実践後は必ず効果を検証する
業務を効率化する施策に効果があったのか、必ず検証しましょう。
どれだけ効率化する戦略を入念に練ったとしても、必ずしも全ての業務が効率化するとは限らないからです。
「施策を実施して終わり」と放置してしまうと、効率化の方法が合わなかったり機能していないことに気づけません。
業務の効率化の効果を最大限に発揮するためにも、実践後の検証は必要不可欠なのです。
施策の精度やパフォーマンスの向上のためにも、効率化のフィードバックは必ず行いましょう。
業務の効率化で会社の利益アップ！
業務の効率化を成功させるためにも、正しい手順で施策を練る必要があります。
アイデアを生み出すには労力がかかりますが、適切な手段で業務を効率化すれば、得られる効果も大きいのです。
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