「会社の生産性を向上させたい」
近年、少子高齢化による将来的な労働力不足が懸念されており、企業は働き方改革や業務効率化へ積極的に取り組んでいます。
そんな中、「生産性向上」という言葉を聞いたり意識する機会が多くなりました。
本記事では、生産性向上について知りたい方のために、生産性向上についてや具体的な施策について徹底解説します。
そもそも生産性向上とは？
生産性向上とは、最小限の投資量で最大限の成果を出すことです。
現在日本では、少子高齢化による将来的な労働力不足が懸念されています。
企業の労働力が不足すると、今までの仕事の進め方では生産量を維持することが難しくなるのです。
少なくなる労働力で生産量を維持するためには、生産性を向上させる必要があります。
生産性向上の目的
企業側と従業員側における生産性向上の目的は、以下の通りです。
企業側目線
企業側が生産性向上を目指す目的は、企業の利益増大や人手不足の解消です。
企業が提供する商品やサービスの利益を高められるパターンは、主に以下の4つがあげられます。
- 投資量を少なくして生産量を維持する
- 投資量を維持して生産量を高める
- 投資量を少なくして生産量を高める
- 投資量を増やして生産量を高める
投資量は、材料費や人件費などの事業を展開する上で必要なコストを指します。
4つ目のパターンは、提供できる商品やサービスの数が増加した分売上が高まるかもしれませんが、生産性が向上しているとは言えません。
生産性向上とは、a～cのように投資量を維持もしくは少なくしながら、生産量を増やすもしくは維持することです。
国際競争が激化する中、企業は生産性を向上させてより品質の高いサービスを提供しなければ、勝ち残ることができません。
企業が少ない労働力やコストで利益を生み出せば、事業拡大や新しいビジネスに着手できる余裕が生まれます。
また、人手不足を抱える企業にとっては少ない人数で生産量を維持しないと、利益が低下する可能性もあります。
そのため、企業は利益を増やして会社の成長や人手不足の解消をするためにも、生産性を向上させる必要があるのです。
従業員側目線
従業員側が生産性向上を目指す目的として、ワークライフバランスの実現があげられます。
ワークライフバランスの実現とは、「仕事」と「プライベート」を両立することを指します。
従業員が生産性を向上させれば、一つひとつの業務にかかる時間が少なくなり、より多くの仕事を進めることが可能です。
就業時間内に業務が完了すれば、残業や休日出勤の必要がなくなります。
仕事以外の時間をしっかりと確保することができるため、プライベートが充実するのです。
労働時間が少なくなると、こなせる仕事量も少なくなると考える人も多いです。
長時間労働や休日出勤などを繰り返せば、集中力の低下で業務にミスが多発したり、仕事に対するモチベーションが低くなります。
一方、プライベートが充実すれば、仕事の疲れをリフレッシュできるので、次の業務へのモチベーションが向上します。
結果的に集中力や仕事のパフォーマンスが高まるので、短時間で多くの仕事量をこなしたり、業務品質がアップするのです。
そのため、従業員はワークライフバランスを実現するためにも、生産性を向上させる必要があります。
生産性向上の施策を考える上で重要なこと
生産性向上の施策を考える上で重要なことは、主に以下の通りです。
一度に複数の施策を実行しない
生産性向上の施策を考える際は、一度に複数の施策を実行しないことを念頭におきましょう。
利益を増大させるために、複数の施策を考えることも少なくありません。
業務における問題点を洗い出してマニュアルを作成したり、生産量を上げるツールや機械を導入するといったアイデアもあります。
すべての施策が同時に効果を発揮すれば企業が大きく成長する可能性はありますが、逆にすべてが中途半端になるケースもあります。
生産性を向上させるには、1つずつ施策を実行することが大切なのです。
目的や目標を全体に共有する
生産性向上を目指す施策を実行する際は、従業員に目的と目標を事前に共有しましょう。
「ツールやマニュアルどおりに業務を進めてほしいと言われたから実行する」といった受け身の姿勢では、最大限の効果は得られません。
施策の目的が分かっていないと、社員は受動的に動いたり浸透せず協力を得にくくなります。
また、具体的な目標や内容について理解しなければ、段取りが悪くミスが多発する可能性があります。
「なぜ効率化が必要なのか」、「新しい業務プロセスがどのように効率化に繫がるのか」などを理解して貰いましょう。
社員に生産性を高める施策の目的や目標を納得してもらうことで、主体的に業務へ取り組むように促すのです。
施策のフィードバックを行う
生産性向上のための施策を考える際は、フィードバックを欠かさないようにしましょう。
どれだけ時間をかけて入念に戦略を練ったとしても、必ずしもすべての施策が効果を発揮するとは限らないからです。
フィードバックをおろそかにすると、施策が上手く機能していないことや業務の品質が下がっていることなどに気づけません。
生産性を効果的に高めるためにも、施策のフィードバックは必ず行いましょう。
生産性向上のための具体的な施策例
生産性向上のための具体的な施策として、以下の例があげられます。
業務のムダを洗い出して削減する
業務のムダを洗い出して削減すれば、生産性向上が期待できます。
生産性向上を目指すには、まずはムダな業務を改善する効率化が必要不可欠です。
特に労働力不足の問題を抱える企業にとって、時間や手間のかかる作業に人員を割くのは避けたいものです。
無駄なプロセスを見直して改善すれば、他のコア業務に注力できるリソースが生まれます。
効率化によって生まれたリソースにより、生産性が向上するのです。
ITツール
ITツールを導入することで、生産性の向上に繋がります。
単純作業や日程調整、顧客や名刺情報の管理などは手作業で行うと膨大な時間と労力がかかります。
ITツールを導入により、作業の自動化やタスク管理、顧客情報の管理を楽に行うことが可能です。
特に人手不足な企業は、ITツールで業務を自動化すれば少ない労働力で生産量を増加できます。
生産性を向上させるためにはツールの活用が必要不可欠なのです。
組織での情報共有
組織で情報共有を行うことで、生産性が向上します。
効率よく業務を進めるためには、チームワークが必要不可欠です。
円滑に情報共有ができていないと、伝達漏れや共有ミスなどによりトラブルが起こる可能性があります。
生産性を向上させるためにも、組織の情報共有のやり方を見直しましょう。
生産性向上で会社の利益を高めよう！
企業の利益を高めるためには、限られた労働力の中で最大限の成果を生み出し、生産性を向上させる必要があります。
生産性向上は、企業の事業や業務における改善点を洗い出すことが大切です。
ムダな作業の削減やITツールの導入により、生産効率がアップするのです。
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