ズームは、パソコンやスマートフォンなどを使って音声と映像によるやりとりができるweb会議ツールです。
この記事では、ズームの概要やズームでweb会議を行うメリット・デメリット、会議に参加する際の注意点などについて解説します。ズームを使ったweb会議の導入を検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。
ズームとは
ズーム（Zoom）とは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などを通して音声と映像によるやりとりができるweb会議ツールです。
遠隔地の人とも目の前で会話しているかのような感覚でコミュニケーションができることもあり、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけにビジネスシーンでもよく使用されるようになりました。
ズームでは、1対1のやりとりだけでなく、数百人単位での通話もできるため、会社の大規模な会議などでも活躍してくれます。
ズームの導入事例
ズームはさまざまな場面で使用されています。例えば、企業の社内ミーティングや採用面接などです。
先ほども説明しているように、ズームは複数人での利用にも対応しているため、部署内や取引先とのミーティングなども簡単に行えます。
リモートワーク中でもインターネットに接続できる環境さえあればいつでも会議ができます。
また、コロナ禍における企業の採用活動では、対面ではなくズームを使ったオンライン面接が行われるケースが珍しくありません。
ワンクリックで面接が行われる会場にアクセスでき、自宅からでも面接を受けられるため、企業側も応募者側も負担が軽減されます。
ズームでweb会議するメリット
ズームを使ってweb会議をするメリットはさまざまです。どのようなメリットをもたらしてくれるのか理解しておきましょう。
アカウント登録不要
ズームは、アカウント登録をしていなくてもミーティングに参加できる点が特徴です。
web会議ツールは各社から展開されていますが、利用者登録が必要なものがほとんどです。
しかし、ズームの場合、会議の主催者がアカウント登録をしていれば、そのほかの参加者は登録不要です。主催者から会議のリンクが送られてくるため、それをクリックするだけですぐに会議に参加できます。
接続が安定
ズームは、独自のデータ圧縮技術を導入しているため、モバイル回線を使っている時でも、接続環境が安定しています。
接続が安定していることもあり、外出先や屋外でもミーティングに参加できるでしょう。
オンライン会議は多くの企業で行われていますが、接続が不安定で画像が見にくい、音声が途切れるなど、ストレスが溜まるシーンは少なくありません。
ズームであれば、そういったストレスが溜まる可能性を軽減できます。
大規模な会議もできる
先ほども触れていますが、ズームを利用すれば、1対1でのやり取りだけでなく、有料プランに加入することで数百人単位での会議も行えます。
無料プランでも100人まで参加できますが、会議は40分までとなります。時間無制限で利用する場合は、有料プランへの加入が必要です。
便利な機能を搭載
オンライン会議をする際に、背景が気になる人も多いのではないでしょうか。
ズームには、バーチャル背景機能がついており、任意の画像や動画を背景に設定することができます。自宅で会議に参加する際に部屋の様子を見られたくないといった人に役立つ機能です。
また、ズームはパワーポイントのスライドショーを共有できる機能もついています。
会議ではなく、プレゼンを行う際などにも活用できるでしょう。
ズームでweb会議するデメリット
メリットの一方でデメリットも少なからず存在します。デメリットについても理解を深めたうえでズームを導入するかどうか検討することが大切です。
事前メッセージを送信できない
ズームは、事前にメッセージやチャットを使ったやりとりができません。
やりとりは、メンバーがURLをクリックしてから行います。
そのため、ズームで事前にアジェンダや資料などを共有することができません。事前共有は別のツールを使って行う必要があるため、手間となってしまいます。
無料プランは40分まで
繰り返しの説明となりますが、無料プランは40分までしか会議を行うことができません。
そのため、40分以上利用したい場合は有料プランに加入する必要があります。
有料プランは、Pro(プロ)、Business(ビジネス)、Enterprise(大企業向け)の3種類があり、プランによって利用できる最大人数が異なります。
朝礼などであれば、40分の利用でも対応できますが、採用面接や商談などで利用する場合は有料プランへの切り替えが必須と言えるでしょう。
これからズームを導入しようとしている企業の担当者は、まず無料プランを利用してみて必要に応じて有料プランに切り替えを検討することをおすすめします。
情報漏洩のリスク
ズームは、リンクをクリックするだけで会議に参加できる手軽さが特徴ですが、URLを知っていれば誰でも会議に参加できてしまうため、セキュリティ面での不安が残ります。
URLが記載されたメールの管理を徹底する、必要に応じてパスワードを設定するなどの対策を取ることが大切です。
ズームでweb会議する際の気を付けるポイント
ズームで会議をする際にはいくつかの点に気をつけなければなりません。
通常の会議とは異なる、オンライン会議ならではのポイントとなるため、ぜひ参考にしてください。
事前に起動して設定を確認する
ズーム会議に参加する場合、事前に起動して必要な設定を済ませておきましょう。
例えば、カメラの位置を調整する、マイクやスピーカーに不具合がないか確認する、バーチャル背景を設定するなどです。
会議が始まってから焦らないようにするためにも、5〜10分前を目安に確認しておきましょう。
基本はビデオをオンにしておく
ズームはビデオやマイクをオフにすることもできます。
しかし、会議中にビデオをオフにしてしまうと相手の顔が見えないため、コミュニケーションが取りにくくなります。
出先からの参加でビデオをオンにできない場合は、事前にビデオをオフにする旨を伝えておくと親切です。
音声のオン・オフを活用する
ズーム会議では、基本的にビデオはオンにしておきますが、マイクは必要に応じてオフにすることもあります。
例えば、他の人が話しているときはミュート機能でマイクをオフにしておきましょう。
発言中に他の人がマイクをオンにしているとパソコンのタイピング音や自宅の生活音、雑音などが入る可能性があるためです。
ミュートは、画面下部にあるミュートをクリックするだけで簡単に切り替えられます。
背景に注意する
背景にはバーチャル背景を使用することもできますが、使用しない場合は、背景に余計なものが映らないように気をつけてください。
背景に余計なものが映っていると、他の参加者の気が散ってしまう可能性があります。
事前にズームを立ち上げ、カメラの位置を確認し、必要に応じて部屋の整理や掃除、カメラの位置調整などを行いましょう。
逆光に注意する
ズーム会議に参加するときは、自分の顔がどのように映っているかも確認しておきましょう。
部屋の向きや会議の時間によっては逆光になる可能性があります。逆光になると表情が見えにくくなるため、他の参加者からも自分の様子がわかりにくいでしょう。
光がどのように当たるか、という点は対面での会議では意識しないポイントであるため、注意してください。
インターネットの接続が安定しているか注意する
ズームはインターネットへの接続が安定しているとお伝えしましたが、どこにいても常に安定しているわけではありません。
そのため、インターネット環境が安定しているところで会議に参加するようにしましょう。
接続が不安定だと、音声にタイムラグが生じる可能性があるほか、ミーティング自体が切断されることもあり、会議に支障をきたしかねません。
ズームを使ったweb会議のメリット・デメリットを抑えておこう
今回はズームの概要とズームを使ってweb会議をするメリットやデメリット、会議参加にあたっての注意点などについて解説しました。
ズームは数百人単位での会議にも対応しているweb会議ツーです。
無料でも利用できますが、利用時間が制限されるため、必要に応じて有料版への切り替えを検討してください。
また、web会議の参加にあたっては事前に動作確認をする、背景に注意する、他人の発言中はマイクをオフにするなどいくつかの点に注意しなければなりません。
