政府が推進する働き方改革やインターネットの普及により、遠隔会議システムを導入する企業が増えています。
web会議システムの方が呼び名として一般的ですが、両者に違いはあるのでしょうか？
当記事では遠隔会議システムの内容や導入するメリットやデメリット、各種あるシステムの選び方や比較ポイントなどを解説します。
遠隔会議システムとは？
遠隔会議システムとは、遠隔地にいる者同士がITツールを利用して会議を行うことを指します。
遠隔会議に使用するシステムには、主にweb会議システムとテレビ会議システムの2つがあります。
web会議システム
web会議システムとは、インターネット回線を利用して、離れた者同士が参加できるツールのことを指します。
使用可能なデバイスはパソコンばかりでなく、スマートフォンやタブレットなどの端末からもアクセスすることができます。
web会議システムには、無料版も数多くリリースされていますが、主に1対1のコミュニケーション用に対応しているものがほとんどで、部署やチームなどの大人数の打合せや会議に対応した有料版とは内容が異なります。
また、web会議システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型はインターネットさえあればどこからでもつながることができ、初期費用が安く、インストールなどが不要といったメリットがあります。
一方、オンプレミス型は社内の専用サーバーを用いるもので、高いセキュリティポリシーに合わせた引用が可能といったメリットがあります。
テレビ会議システム
テレビ会議システムとは、専用機材と専用回線を利用して遠隔会議を行うツールのことを指します。
web会議の場合、準備すべき機材はそれほどありませんが、テレビ会議の場合は事前に会議室にカメラやマイク、スピーカーなどを設置する工事が必要です。
テレビ会議は専用機材を設置した会議室で行うことが一般的ですが、小規模会議の場合は可動式モニタラックなどを使用して、システム一式を移動させ、場所を変えて会議を行うことも可能です。
また、主催者側がテレビ会議システムを導入していれば、参加者側はテレビを持っていなくてもパソコンやタブレットから参加できるようなツールもリリースされています。
遠隔会議システムを導入するメリット
コスト削減が可能になる
遠隔地にいる者同士が同じ空間で会議を行う場合、移動時間や会議室の予約作業など、労力や費用、時間がかかってしまいます。
特に準備や移動時間などは、その時間がなければ他の仕事に割り当てることもできるため、非効率的だということもできます。
しかし、遠隔会議システムを導入することによって会議は移動せずに行え、画面越しで行えばよくなるため、余計な準備も必要なくなります。
つまり、移動コストも作業コストも削減できるため、生産性の向上にもつながります。
テレワークに対応できる
テレワークを導入する企業は増加傾向にありますが、テレワーカーとコミュニケーションを取る場合、遠隔会議システムを利用することによってすぐにつながることができます。
遠隔会議でお互いの顔や声を確認しながら話すことで、対面と同じような細かなやり取りを行うことも可能になります。
特にweb会議は導入しやすい
遠隔会議のうち、特にweb会議の場合はパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスが一台あればすぐに始められ、その上、無料版もあるため、導入のしやすさがメリットといえます。
また、web会議は以前は通信環境が安定せず、映像や音声の乱れが生じやすいとデメリットも指摘されていましたが、近年はブロードバンド環境が全国的に整ってきたこともあり、ストレスを感じずに使用できるツールがほとんどになりました。
テレビ会議ならセキュリティ性も高い
遠隔会議のうち、テレビ会議はweb会議に比べて初期費用やランニングコストが高額になってしまいますが、高画質・高音質で接続も安定しているので、取引先との重要な会議や商談でも安心して使用することができます。
また、専用回線と専用機材を用いているので、ウイルス感染や第三者から情報を盗まれるリスクが少なく、セキュリティ性も高いといえます。
なお、テレビ会議の場合はカメラやマイク、スピーカーなどの周辺機器はあらかじめ用意されているので、追加で購入する必要がありません。
遠隔会議システムを導入するデメリット
参加者の表情や雰囲気をつかみづらい
遠隔会議は従来の対面会議に比べ、参加者の表情や雰囲気がつかみづらく、臨場感にも欠けてしまいます。
ニュアンスが伝わりづらい場合は、チャットツールや相槌、リアクションなどでのカバーが必要になります。
また、人事面談や思ったアイデアをどんどん出し合うブレスト会議、未経験の新しいプロジェクトの打合せなどは、相手の反応をリアルで感じられる対面式の方がおすすめです。
通信状況に左右される
遠隔会議の中でもweb会議の場合、以前に比べブロード環境は整ってきましたが、ネットワーク回線が混雑していると映像や音声が低下してしまったり、通信が切断されてしまう危険もあります。
そのため、事前テストや確認などが必要になります。
会議の人数や相手によっては適さないこともある
遠隔会議の中でもweb会議の場合、参加者全員が同じシステムを所有していなければなりません。
また、参加者でITリテラシーが低い人がいる場合、事前に説明が必要となるため、時間が取られてしまいます。
さらに、web会議は少人数を前提としているシステムがほとんどなので、大人数での会議の際、トラブルが起きてしまう可能性もあります。
参加者全員の発言を拾えない、会議に集中せず、適当に聞いている人がいてもわからないなどの弊害が生じることもあります。
遠隔会議システムの選び方
映像や音声の品質・安定性
テレビ会議システムの場合は専用のハードウェアを使用するため、映像や音声の品質は比較的高く、安定しているといえますが、web会議システムの場合は通信が不安定になりやすいといった特徴があります。
そのため、同時接続する人数を考慮に入れながら、映像や音声に対しどの程度の安定が必要かを検討しましょう。
また、使用デバイスや利用環境の通信速度によっても、動画や音声の処理速度が遅くなることもあるため、品質が安定しない場合は利用環境も見直す必要があります。
セキュリティ体制
遠隔会議では、社内の機密情報も扱うため、情報漏洩などのセキュリティリスクが伴います。
例えばweb会議システムの場合は、無料より有料で法人向けのシステム、さらにクラウドよりオンプレミス型の方が高いセキュリティ性を期待できます。
使いやすさ
操作のしやすさは参加者によってもそれぞれ異なるため、利用者が迷わずに操作できるものを選ぶことが大切になります。
予算に見合う価格
魅力的なシステムであっても、予算オーバーであれば導入は困難になってしまいます。
予算に見合う価格で検討する際は、費用対効果を事前に確認しておくことが大切です。
遠隔会議システムの比較ポイント
遠隔会議システムは種類が豊富にあります。そのため、
・映像・音声の品質
・同時接続数
・ユーザビリティ（操作性）
・セキュリティ
・サポート体制
・費用対効果
などの比較ポイントを考慮しながら検討するとよいでしょう。
自社の目的やニーズを明確にして遠隔会議システムを選ぼう
遠隔会議システムを導入する企業は増え続けています。
しかし、「他社も導入しているからうちも利用してみよう」といっただけの動機では、後で「こんなはずではなかった」と後悔してしまうことも起こり得ます。
事前にまずは自社で導入する目的を明確にし、どんな状況で何を実現したくて遠隔会議システムを導入する必要があるのか、自社ニーズも洗い出しながら検討するとよいでしょう。
さらにその上で、映像や音声の品質、セキュリティ、同時接続数など、具体的に何をどこまで求めるのかを考えて導入するようにしましょう。
