インターネットの普及や政府が推進する働き方改革の影響もあり、web会議を導入する企業も増えてきました。
web会議用のツールは様々ありますが、その中でも多くの企業で採用されているツールの一つにwebexが挙げられます。
そこで当記事ではwebexを利用するメリットや参加可能人数、使い方などを解説します。
Webexとは？
Cisco Webex Meetingsの概要
webexとは、映像と音声を使った、オンラインでミーティングやセミナーなどを開催することのできるweb会議用ツールで、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、インターネットに接続できる各種デバイスから簡単に利用することができます。
webexで行われるコミュニケーションは「ミーティング」と呼ばれ、このミーティングを主催する者を「主催者」、出席する者を「参加者」と呼んでいます。
webexの仕組みや操作画面はzoomと似ていますが、これはzoomの創設者がwebexの開発メンバーであるためです。
webexはアメリカに本社がある、世界最大のコンピュータネットワーク機器開発会社のCiscoが運営しているため、「Cisco Webex Meetings」とも呼ばれています。
Webexを使うメリット
移動時間や出張コストの削減
webexを利用することにより、従来の会議では支払われていた交通費や宿泊費を削減することができます。
また、移動時間もなくなるため、これまでかかっていた時間を他の業務に使えるようになります。
会議欠席者でも情報共有ができる
webexは、ミーティングの映像や音声、さらに資料や注釈などをそのまま録画することもできるため、会議を欠席した人でも後で閲覧することができ、情報共有が可能です。
多数の言語に対応している
webexは日本語や英語だけでなく、フランス語、イタリア語、中国語、韓国語など多数の言語に対応しているため、海外に拠点を持つ企業や取引先のある企業には利用しやすいといえます。
働き方改革への対応や事業継続の対策になる
webexを利用することにより、自宅や外出先でも会議に出席することができるので、在宅勤務や社外への派遣スタッフの支援、さらに災害時の事業継続対策につなげることができます。
Webexに参加できる人数は？
webexでは、会議に参加できる人数は最大200人となっています。
しかし、有料版であるエンタープライズプランの場合は、最大人数をカスタマイズすることが可能で、1,000人規模での会議の開催も可能です。
そのためwebexは、大企業での社内会議や国際会議などに向いているといえます。
webexに登録する
webexは無料でのアカウント発行が可能です。
在宅ワークやリモートワークの増加に伴い、悪意を持ったユーザーも増えているため、トラブル回避対策として、専用アプリをダウンロードし、まずアカウントを作って「ミーティング」に参加した方がよいでしょう。
webexの公式サイトを開き、「今すぐサインアップして無料でお試しください！」と書かれた青いボタンを押すと、登録手続きが進められます。
画面に「Webex Meetingsを無料でご利用ください」と表示されたら、そこにwebexで使用するメールアドレスを入力します。
画面ではアカウント登録しなくてもミーティングに参加できる旨が書かれていますが、トラブル回避の観点から、アカウント登録はしておきましょう。
webexで表示される名前を入力する
ここで入力した名前は、「ミーティング」に参加したときの参加者名として表示されます。
実名もしくはニックネームで登録することもできますが、使用目的や場の雰囲気に合わせ、あまり場違いな名前は入力しないようにしましょう。
そして、「次へ」のボタンを押すと、入力したメールアドレスにwebexからメールが届きます。
webexのパスワード設定を行う
webexより届いたメールに記載された青い「パスワードを作成」ボタンを押します。
そして、画面の指示に従って新しいパスワードを設定します。
webexのパスワードは「全部が8文字以上、2文字以上の半角英数字を使う、大文字と小文字を使う、1文字以上の数字を使う」といった細かな条件がありますが、これは運営するCisco社がセキュリティに力を入れているためです。
webexアプリのダウンロード
パスワード設定の完了後、自分の基本設定をする画面が表示されます。
この画面の右側にアプリをダウンロードできるボタンがあるので、ここからアプリをダウンロードします。
ダウンロード後にアプリが立ち上がり、webex使用のための準備も終了となります。
webexのミーティングに参加する
参加者としてPCアプリから参加する場合
ミーティング主催者から招待メールが届いたら、「ミーティングに参加する」と書かれた緑色のボタンを押します。
アプリがダウンロードされていれば、このボタンを押すだけで自動的にアプリが起動し、ミーティングに参加することができます。
Webexの使い方
webex画面にあるボタン
webex画面の下には、左から「ミュート」「ビデオ」「共有」「録画」「参加者」「チャット」「その他」「ミーティングを退出」のボタンがありますが、操作は基本的にzoomと変わりません。
それぞれのボタンの使い方は以下の通りです。
ミュート
自分のマイクボタンで、このボタンを押すとマイクのON、OFFを切り替えることができます。
ビデオ
このボタンを押すと、カメラのON、OFFを切り替えることができます。
共有
このボタンを押すと、自分のPC画面を他の参加者と共有することができます。
録画
このボタンを押すと、ミーティングを録画することができます。録画の保存先は、録画開始の際に設定可能です。
参加者
このボタンを押すと、右側に現在ミーティングに出席している参加者名が表示されます。
参加者名の表示には、それぞれのマイク、カメラがONかOFFかも表示されます。
チャット
このボタンを押すと、右側にチャット画面が表示され、宛先を「全員」もしくは「主催者」「参加者」などから選択することができます。
ミーティングを退出
このボタンを押すと、参加しているミーティングから退出することができます。
参加者を招待するには
画面の下にある「その他」ボタンを押すと、いくつかのメニューが表示されますが、その中にある「招待および催促」を押すと、招待のためのウインドウが表示されます。
ミーティングに参加してほしい人のメールアドレスを入力すると、その人にミーティングの招待状が届きます。
webexの無料版と有料版の違い
webexには無料版と有料版があります。有料版には「スターター」「ビジネス」「エンタープライズ」の3つのプランがあり、それぞれの主な違いは以下のようになっています。
主催者数
無料版…1名
スターター…1〜50名
ビジネス…最大100名
エンタープライズ…カスタマイズ可能
ミーティング時間制限
無料版…最大50分まで
スターター…24時間
ビジネス…24時間
エンタープライズ…24時間
ミーティング可能参加人数
無料版…最大100名
スターター…最大150名
ビジネス…最大200名
エンタープライズ…カスタマイズ可能
ミーティングの際に利用されやすい以下の機能は、無料版、有料版ともに使用可能となっています。
・画面共有
・バーチャル背景
・ブレイクアウトルーム
・チャット、メモ、挙手、投票
・モバイル画面共有
大人数での使用を考えるならwebexがおすすめです
web会議でよく使用されるツールとして、zoomも挙げられますが、zoomは1対1のweb会議や小規模会議に向いています。
しかし、webexは多言語対応が特徴で、有料版のエンタープライズプランなら1,000人規模でのミーティング参加も可能です。
そのため、例えば海外にも支社や支店がある企業や、海外に取引先がある企業、または国際的な会議として使用する場合、webexはおすすめだといえます。
自社の使用目的はどのようなことで、実際にweb会議を開催した場合にどのくらいの参加人数があるかなどを想定してツールを選ぶとよいでしょう。
