ビジネスマンなら、クライアントとの打ち合わせや面談、懇親会のセッティングなど日程調整をしなければならないシーンが多々あります。
しかし、「なかなか良い日程が決まらない」「日程調整の方法がわからない」と悩んでいる方もいるはず。
そこで本記事では、ビジネスマンが無料で使える日程調整ツールについて解説します。
上手にツールを使いこなして素早く日程調整を終わらせましょう。
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、複数人の予定を素早く調整できるように開発されたツールのことです。
日程調整ツールはそれぞれ細かな機能や特徴が異なりますが、代表的な機能は次のとおりです。
・日程候補の自動リストアップ
・URLなどによるメンバーへの共有
・各候補者の日程集計
・GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携
日程調整ツールは最低限の機能だけであれば無料で使えるものも多く、操作も簡単なのでチームですぐに利用することができます。
日程調整ツール導入のメリットとデメリット
日程調整ツールを選択する際には、メリット・デメリットをよく理解してから社内に導入することが大切です。
日程調整ツール導入のメリット
日程調整ツールを導入することで、次のようなメリットがあります。
・空いている日程を素早く探してくれる
・ダブルブッキングを防止できる
・素早くリスケジュールできる
・カレンダーやWeb会議との連携機能で業務効率化できる
これまで日程調整業務に多くの時間を取られている場合、日程調整ツールの導入によって大きな恩恵を受けられるかもしれません。
日程調整ツール導入のデメリット
日程調整ツールを導入することにより生じるデメリットは次のとおりです。
・ITの苦手なメンバーへの説明が必要
・ツールによっては設定に時間がかかる
・有料版だと月額費用が発生する
これらのデメリットを極力減らすためにも、操作性やUIのシンプルさ、費用などを比較検討し、ベストなツールを決める必要があります。
日程調整ツールの利用シーン
日程調整ツールは日々のミーティングや人事面談、クライアントとの商談など、ビジネス用途として幅広く使われています。
Web会議ツールと連携する機能があれば、社内外のWeb会議もスムーズに行えるでしょう。
また、ビジネスだけでなく、飲み会やイベントなど多数の候補者の日程を調整するシーンでも役立ちます。
忘年会や新年会の幹事を任された場合、日程調整ツールで候補日を集計することで時短になります。
日程調整ツールの選定ポイント
日程調整ツールを選ぶ際には、どのようなシーンで活用するかを想定し、いくつか選定基準を設定すると良いでしょう。
予約受付型か候補提案型か
日程調整ツールには「予約受付型」と「候補提案型」の2種類が存在します。
「予約受付型」では、ツールがカレンダーの中から空き時間を自動抽出し、候補者に日程を提示します。
一方、「候補提案型」では、調整者があらかじめいくつか日程を決め、その中から他のメンバーに候補日を選択してもらうことになります。
連携できるカレンダーツール
日程調整ツールをカレンダーツールと連携することで、チームで迅速に日程を共有することが可能です。
多くのツールではGoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携ができますが、一部連携ができないツールも存在します。
社内で利用しているカレンダーツールと連携が可能かどうか確認しておきましょう。
操作性
日程調整ツールは自分だけでなく、チームのメンバーやクライアントにも使ってもらう必要があるため、誰にでも使える操作性があるかどうかは重要な選定ポイントと言えます。
また、インストールや毎回のセッティングが煩雑だと、かえって調整に時間がかかってしまう恐れもあります。
ITが苦手な人でもストレスなく使えるかどうかが選定のポイントです。
無料でできる機能
多くの日程調整ツールは無料で日程調整ができますが、使える機能にはそれぞれ違いがあります。
例えば、いくつかのツールでは個人向けが無料、複数人で使う場合が有料となっています。
また、無料で使える日数に制限があるツールも存在します。
無料で使える機能が豊富なら、まずはお試しで使い、うまく社内に導入できそうか確認してみましょう。
無料で使える日程調整ツール6選
日程調整ツールは無料でもある程度の機能が使えるため、まずはお試しで使ってみるとよいでしょう。
TimeRex
「TimeRex」は、Googleカレンダー・Outlookカレンダーとリアルタイムに連携し、日程候補のリストアップから予定登録までスピーディーに行える予約受付型の日程調整ツールです。
具体的には、次のような日程調整に関する悩みを解消可能です。
・日程候補のリストアップが面倒
・候補日の返信が来ない
・ダブルブッキングが頻発する
・リスケジュールの手続きが煩雑
・Web会議のURLを送付し忘れてしまう
TimeRexでは打ち合わせの日程調整を自動化し、Web会議ツールと連携することで、ミーティング相手にも会議用URLを自動発行できます。
そのため、日程調整から会議開始まで煩雑な作業は発生せず、ダブルブッキングやメール送信漏れなどのミスも防止できます。
料金プランはフリープラン、ベーシックプラン、プレミアムプランの3つが用意されています。カレンダーを複数作成したり、複数人の予定を調整する必要がある場合は、有料プランを選択しましょう。
対応している日程調整方式
・予約受付型
・候補提案型
連携しているカレンダーツール
・Googleカレンダー
・Outlook予定表
連携しているWeb会議ツール
・Zoom
・Microsoft Teams
・Google Meet
料金プラン
・フリープラン：月額0円
・ベーシックプラン：月額750円（年払い・税抜）
・プレミアムプラン：月額1,250円（年払い・税抜）
調整さん
「調整さん」は、URLをメンバーに送るだけでメンバーの出欠確認や日程調整ができる日程調整ツールです。
候補日をメンバーに共有するには、イベント名と候補日程を入力し、URLを発行して相手に送るだけ。そのシンプルで使いやすい操作性から、累計利用者数は2,500万人を突破しています。
調整さんはカレンダーツールとの連携機能はないものの、ブラウザから会員登録なしですぐに利用可能なため、必要最小限の日程調整機能で良い方には便利なツールです。
対応している日程調整方式
・候補提案型
連携しているカレンダーツール
なし
連携しているWeb会議ツール
なし
料金プラン
無料
アイテマス
「アイテマス」はweb、iOS、Androidそれぞれの専用アプリから日程調整が可能なツールです。
希望の候補日をタップすると、日程候補に基づいてテキストとスケジュール調整用のURLが自動生成されるため、コピーして相手に送ることができます。
対応している日程調整方式
・予約受付型
・候補提案型
連携しているカレンダーツール
・Googleカレンダー
連携しているWeb会議ツール
なし
料金プラン
無料
Tocaly（トカリー）
「tocaly」は、シンプルなデザインと操作性が特徴の候補提案型日程調整ツールです。
予定が確定したら自動的にカレンダー登録やメール通知が行われるため、ミーティングの手間を削減できます。
対応している日程調整方式
・予約受付型
・候補提案型
連携しているカレンダーツール
・Googleカレンダー
・Outlook予定表
連携しているWeb会議ツール
・Zoom
・Microsoft Teams
・Google Meet
料金プラン
無料
YouCanBook.me
「YouCanBook.me」は海外製の日程調整ツールで、Googleカレンダー・Outlookカレンダーと連携して日程調整を行えます。
他のツールに比べてやや初期設定項目が多めですが、日本語設定も可能なためそれほど苦労することはないでしょう。
対応している日程調整方式
・予約受付型
連携しているカレンダーツール
・Googleカレンダー
・Outlook予定表
連携しているWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
料金プラン
・無料プラン：0円
・有料プラン：10ドル
calendly
「calendly」は、Googleカレンダー・Outlookカレンダーのほか、iCloudカレンダーにも対応している海外製の日程調整ツールです。
無料でも会員登録をすることでカレンダー連携やZoom連携が可能ですが、メール通知設定や複数人での日程調整には有料プランへの変更が必要です。
ただし、2021年12月現在、日本語には対応していません。
対応している日程調整方式
・予約受付型
連携しているカレンダーツール
・Googleカレンダー
・Outlook予定表
・iCloudカレンダー
連携しているWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
料金プラン
・ベーシックプラン：無料
・エッセンシャルプラン：8ドル
・プロフェッショナルプラン：12ドル
・チームズプラン：16ドル
・エンタープライズプラン：要相談
煩雑な日程調整はツールを導入して業務効率化を！
複数人の日程調整はアナログ作業だと煩雑になりやすく、リスケジュールなどに対応しきれません。
無駄な時間を減らすためにも、日程調整ツールでぜひ効率化したいところです。
日程調整ツールは社内のニーズによって必要な種類や機能が異なります。
活用シーンを想定し、まずはいくつかのツールを比較検討してみてはいかがでしょうか。
