「業務を効率化する方法を知りたい！」
企業や個人にとって、業務効率化は生産性を向上させるためには、避けては通れぬ課題です。
一方、業務を効率化しようとしても、何から着手すればいいのか分からない人も多いです。
本記事では、業務効率化の手法や個人で業務を効率化するアイデアについて徹底解説します。
そもそも業務効率化とは？
業務における効率化とは、ムダな作業や時間を削減し、効率的に業務を遂行することを言います。
業務を効率化すべき理由として、主に以下の3つがあげられます。
・コスト削減
・生産性の向上
・社員のモチベーションアップ
事業を展開するにあたって、人件費や光熱費、賃貸料金などの費用は必ずかかります。
会社の利益を増大させるためにも、事業に必要なコストを削減することは、必要不可欠なのです。
また、仕事の効率化により生産性が向上すれば、最小限の労力で最大限の成果を生み出せます。
業務の効率化により生産効率が上がるため、より多くの仕事を遂行できるのです。
さらに、業務効率化の手法を実践して成功すれば、社員のモチベーションが向上します。
手間や時間のかかる業務を効率化することで、社員の負担は軽減されます。
ムダな作業を省けば、仕事へのモチベーションが上がり、個人の生産効率が上がるのです。
業務効率化の手法7つ
業務効率化の手法は、以下の7つがあげられます。
（1）ムダな作業をなくす
1つ目は、「ムダな作業をなくす」手法です。
業務の効率化を図るうえで、ムダな作業を省くことは、非常に重要です。
まずは業務の流れを入念に見直し、どの作業が負担でムダなのかを見つけ出しましょう。
業務の工程を1つ1つ明確にすれば、必要ない作業やより効率の良い手法を見つけられます。
まずは、作業時間や工程、業務に必要なものを、1度書き出してみるのがおすすめです。
（2）ツールで自動化する
2つ目は、「ツールで自動化する」手法です。
業務を効率化するツールを活用すれば、コスト削減や生産効率の向上などの効果が期待できます。
下記のように様々な用途に応じたツールが、日々開発されています。
・コミュニケーションツール
・RPA
・名刺管理
・ペーパーレス化
・タスク管理
・日程調整
快適に業務を遂行できるツールの導入が成功すれば、社員の負担を軽減できます。
働きやすい環境作りは、個人の業務効率を向上させる秘訣と言えるのです。
（3）作業を分業化する
3つ目は、「作業を分業化する」手法です。
仕事の区分を明確にし、作業を分担すれば、担当部署内で業務を完結させられます。
業務を分業することで、その仕事の専門性が向上し、生産効率が向上します。
ただ、仕事の集中により、業務が属人化する恐れがあるので、注意が必要です。
業務の属人化を防止として、人事転換やマニュアル作成などがおすすめです。
（4）仕事をまとめる
4つ目は、「仕事をまとめる」手法です。
複数の社員や部署が担当している業務は、情報共有に手間がかかったり遅れたりするなどの理由で、業務効率が低下する恐れがあります。
仕事を1つのユニットや、1人の担当者に集約すれば、スムーズに業務を遂行できます。
まずは、業務を担当している社員や部署の仕事を明確にするのがおすすめです。
（5）人事転換する
5つ目は、「人事転換する」手法です。
人事転換をすべき理由は以下の3つがあげられます。
・社員が本来の力を発揮できる
・社員のスキルアップができる
・社内が活性化する
社員のポテンシャルや能力は、一定期間働かないと分かりません。
適材適所を考慮した人事転換により、社員は本来の力を発揮することができ、業務が効率化します。
また、人事転換により様々な経験を積んでもらえれば、総合的なビジネススキルを磨くことが可能です。
長い期間、同じ場所で働き続けると業務を怠けたり、人間関係の馴れ合いといった問題が起こります。
社員のスキルアップや組織の活性化により、会社全体のパフォーマンスが向上するのです。
（6）アウトソーシングする
6つ目は、「アウトソーシングする」手法です。
アウトソーシングにより業務を委託すれば、会社が人数と時間をかける必要はありません。
人手不足の問題を抱える企業にとって、手間のかかる作業は生産効率を著しく下げてしまいます。
業務のアウトソーシング化により、人数や時間がかかる仕事も、少人数でより効率よく対応できるのです。
（7）マニュアルを作成する
7つ目は、「マニュアルを作成する」手法です。
マニュアルを作成すれば、業務の質が維持され、不測の事態にも対応できます。
マニュアルを作成すべき理由は、以下の点があげられます。
・ノウハウが蓄積される
・業務の質が維持される
・ミスの防止につながる
・引継ぎが効率化される
・効率的に新人研修ができる
マニュアルの作成により、業務におけるノウハウが蓄積され、会社の財産となります。
ノウハウを会社内で共有できれば、ミスが起こりやすい場面を理解し、対策を打つことが可能です。
業務の担当者が異動しても、マニュアルがあればスムーズに引き継ぎ、仕事の質を維持できます。
また、マニュアルで会社のノウハウを共有すれば、新人研修を効率的に行えます。
個人でできる効率化のアイデア4つ
個人でできる効率化のアイデアとして、以下の4つがあげられます。
（1）優先順位をつける
1つ目は、「優先順位をつける」手法です。
業務の効率化を図るためには、場当たり的な仕事をせず、優先順位を明確にする必要があります。
仕事の過程やゴールを把握し、計画を立てて業務を遂行すれば、余計な作業や手間に時間を取られません。
優先順位のつけ方は、以下が一般的です。
優先順位1：緊急度が高い・重要度が高い
優先順位2：緊急度が低い・重要度が高い
優先順位3：緊急度が高い・重要度が低い
優先順位4：緊急度が低い・重要度が低い
優先順位を決めておけば、複数の仕事を抱えていたとしても、効率よく業務を遂行できるでしょう。
（2）仕事のやり方を見直す
2つ目は、「仕事のやり方を見直す」手法です。
業務の効率化を図る上で、仕事のやり方を見直すことが大切です。
仕事のやり方を見直し、業務の流れを明確にすれば、より効率的な方法を見つけられます。
一日における自分の行動を、細かく書き出してみるのがおすすめです。
自分の行動を整理すれば、必要のない作業に気づけるのです。
（3）環境を整える
3つ目は、「環境を整える」手法です。
働きやすい環境を整えれば、業務が効率化されます。
1日中仕事をしていると、脳が疲労し集中力が保てなくなるため、作業効率が悪くなります。
業務に集中できる環境を整えるために、以下の点などを意識しましょう。
・休憩のルールを決める
・デスク周りを整理整頓する
・休憩スペースを作る
休憩の時間は、場所を移動したり、業務に関することに一切触れないなど、独自のルールを決めると効果的です。
また、デスク周りが整理整頓されていれば、資料を探す手間や時間をかけることなく、業務に集中できるでしょう。
（4）効率化ツールを使う
4つ目は、「効率化ツールを使う」手法です。
ツールを活用すれば、業務のスピードが向上します。
以下のように様々な用途に合わせた効率化ツールがあります。
・コミュニケーション
・オンライン化
・名刺管理
・タスク・プロジェクト管理
・ペーパーレス化
・日程調整
上記の他にも、デスクワークを効率化させるツールなどもあります。
業務と自分に合ったツールを活用できれば、業務の効率化に繋がるのです。
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