会議の日程を設定するとき「日程調整メールは何を書けばいい？」「もっと効率的に日程調整する方法はない？」と悩んでいる人も多いでしょう。そこで今回は、日程調整をスムーズにするメールの書き方やおすすめのツールを紹介します。
ツールを導入すれば手間だけでなくミスも減らせるので、ぜひ検討してみてください！
会議の日程調整メールを送るときのポイント
会議の日程調整メールを送るときは、3つのポイントに気をつけることで回答率がグッと高まります。スムーズに日程調整が進めば手間が減るので、ぜひ心がけてみてください。
内容がひとめでわかるようにする
日程調整メールを作成するときは、ひとめで内容が分かるよう、改行や箇条書きなどを用いて見やすくなる工夫をしましょう。日程調整メールで必ず記載したい内容は次の3つです。
- 会議のテーマや内容
- 会議の候補日
- 回答期日
候補日は必ず記載する必要はありませんが、参加者が多い場合は3〜5日ほど日程を提案した方が日程調整がスムーズに進みます。
上記の3つの内容を段落ごとに分け、候補日は箇条書きで目立たせるなどの工夫をしましょう。
回答期限を設定する
日程調整メールを送るときは、必ず回答期限を記載してください。
回答期限を設定しないと、相手の心に余裕が生まれてしまうため、回答が集まらないという事態になりかねません。
回答期限を設定しておけば、相手に「◯日までに連絡する」という意識が生まれるほか、期限が過ぎた場合の催促もしやすくなります。
リマインドメールを送る
回答期限の前日になっても連絡が来ない場合、リマインドメールを送って回答を促しましょう。
メールに会議の資料などを添付しつつ、さりげなく回答を促すと、「急かされている」という不快感を与えにくいです。
また、参加者にリマインドメールを送ることは、出欠の最終確認にもつながるので、確認漏れを防ぐためにも行っておくのがおすすめです。
会議の日程調整の文例
会議の日程調整メールを作成するときは、参加人数や参加者によって文面が変わります。
大きく違うポイントは、「自分から日程を告げる場合」と「相手に候補日を挙げてもらう場合」です。
それぞれの文例をチェックして、最適な日程調整メールを作成しましょう。
自分から日程を告げる場合
自分から日程を告げる場合、候補日を3〜5日提案するようにしましょう。
候補日が複数あると相手も予定を合わせやすく、都合のいい日時を選択するだけなので、回答のハードルも低くなります。
日程を提案するときは、次のようなフレーズを使って3〜5つくらい提案しましょう。
- 以下日程でご都合はいかがでしょうか？
- 以下日程でご都合のよろしい日時をご連絡いただけると幸いです。
- 以下の日程でご調整いただけると幸いです。
たとえば3日程を提案するときは、次のように記載します。
- 3月10日（木）10:00～12:00
- 3月15日（火）13:30～15:00
- 3月22日（火）14:00～17:00
相手に候補日を挙げてもらう場合
会社によっては、相手に候補日を挙げてもらうのが慣例となっているケースもあります。
相手に候補日を挙げてもらうときも、候補日を提案するときと同様に、複数の候補日を挙げてもらいましょう。
会議の参加者が多い場合は期間を指定した上で、候補日を挙げてもらうと日程調整がスムーズに進みます。
相手に候補日を挙げてもらうときは、次のようなフレーズで相手の都合を伺いましょう。
- 〇〇様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけませんでしょうか？
- 〇〇様のご都合のよろしい日時をご連絡いただけると幸いです。
- 〇〇様のご都合の良い日程をいくつかご提案いただけると幸いです。
相手に候補を提案してもらうときは、どの時間帯で、どのくらい時間を確保すればいいのか記載しておくと、相手も候補を提案しやすくなります。
文例は次を参考にしてみてください。
- 平日13時以降で、商品のご説明に1時間ほど頂戴できる日程をいくつかご提案いただけると幸いです。
- 直近で1時間ほどお時間をいただける日程をご連絡いただけると幸いです。
会議の日程調整におすすめのツール
会議の日程調整はツールを導入するとスムーズに進みます。一般的に日程調整ツールはスケジュール管理ツールやアプリと連動して、自動的に候補日を設定してくれるので、日程調整の手間を大きく減らせます。
また、予定のブッキングを防げるのも、日程調整ツールの大きなメリットです。
ツールの料金や機能はさまざまなので、ぜひ自分やチームに合ったツールの導入を検討してみてください！
TimeRex
引用元：TimeRex
「TimeRex」は累計利用者数2600万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツールです。商談やWeb会議の日程調整を自動化できるほか、GoogleカレンダーやOutlookと連携して予定を自動登録できます。
また、TimeRexはさまざまなサービスと連携できるのも大きな魅力です。Microsoft TeamsをはじめzoomやGoogle Meetとも連携可能なので、社外のメンバーとの日程調整もスムーズに進みます。
TImeRexは無料で始められるので、ぜひ導入してみてください。
Tocaly
引用元：Tocaly
Tocalyはシンプルな機能と操作性が魅力的な日程調整ツールです。予定名や打ち合わせの長さを入力し、あとはカレンダー上で自分が都合のいい時間帯を選択するだけで候補日を提案できます。
通知を受け取った相手はURLをクリックし、候補日時のなかから都合のいい候補をクリックすれば会議の日程調整が完了します。OutlookやTeamsと連携すれば、会議URLの自動発行、スケジュールへの自動登録が可能です。
YouCanBookme
引用元：YouCanBookme
YouCanBookmeは世界中で使われている日程調整ツールです。日本語には対応していませんが、操作方法が簡単なので、シンプルな日程調整ツールを探している人に最適です。
GoogleカレンダーやOutlookと連携して、自動的に候補日を相手に提案することができます。オンライン決済ツールとも連携できるので、有料の研修やワークショップ開催などを行っている人にもおすすめの日程調整ツールです。
calendly
引用元：calendly
calendlyはアメリカの日程調整サービスで、無料で導入可能です。直感的な操作性と使いやすさが魅力で、希望の日時を選択し、名前やメッセージを入力すれば、候補日時の提案が完了します。
日本語サポートがないというデメリットがありますが、シンプルな設計なので使いやすい日程調整ツールです。
連携できるスケジュールサービスも豊富で、OutlookやGoogleカレンダーをはじめ、日程調整ツールではめずらしいiCloudカレンダーとの連携もできます。
WEB会議ツールはTeamsやzoom、Google Meetなどと連携できるので、WEB会議の日程調整を行うのに最適なツールです。
ノリスケ
引用元：ノリスケ
ノリスケは無料で導入できる日本の日程調整ツールです。Googleカレンダーと連携し、所要時間や移動時間、曜日などの条件を入力すれば、自動で候補日時をピックアップしてくれます。
URLを相手に送るだけで、相手は候補から都合のいい日時を選択し、日程調整が完了します。
連携できるサービスが少ないというデメリットがありますが、Googleカレンダーを使っている人にはおすすめです。
Nitte
引用元：Nitte
Nitteは日本の日程調整ツールで、無料登録が可能です。Googleカレンダー、Outlookのスケジュールサービスと連携できるほか、Zoom、GoogleMeetのWEB会議ツールと連携できるため、日程調整とWEB会議のURL発行をスムーズに行えます。
また、Slack、Chatworkなどのコミュニケーションツールと連携すれば、決定した日程を通知で知らせることも可能です。
アイテマス
引用元：アイテマス
アイテマスはGoogleカレンダーと連携して、手軽に日程調整できるツール。
アプリをダウンロードすれば、スマートフォンやタブレットなどの端末を使って外出先から日程調整ができます。
スケジュールから空いている日程を選択し、URLを相手に送信するだけで日程調整が完了します。
WEB会議ツールとの連携はできないため、商談などのアポを取る機会が多い人に最適です。
日程調整の手間を減らすならツールを活用しよう！
会議の日程調整メールは分かりやすさやマナーが重要です。会議の内容や候補日時を端的に記載し、回答期限までに連絡がない場合は、リマインドメールを送りましょう。
「日程調整メールを送る手間を省きたい」「より効率的に日程調整を行いたい」という人は、カレンダーサービスと連携したり、WEB会議URLを発行したりできる日程調整ツールを導入するのがおすすめです。
無料で導入できるツールもたくさんあるので、ぜひ普段使っているアプリやサービスにあわせて、最適なツールを導入してみましょう！
