移動中や外出先で急遽リモート会議に参加することになった場合、PCを立ち上げることができず、スマートフォンで会議に参加することもあるでしょう。
スマホの場合、マイクやカメラといったものは用意する必要がなく、リモート会議に参加する際の場所やシチュエーションもPCに比べて自由度が高いのが特徴です。
本記事では、スマホでリモート会議に参加するためのツールや参加方法、注意すべきポイントを解説します。
リモート会議に使われる一般的なデバイス
インターネットを経由したリモート会議において、使用される一般的なデバイスとしてPCとスマホの2種類があります。
リモート会議で活用するときのPCとスマホの特徴は、以下の通りです。
PC
オフィスや自宅のデスク、会議室などリモート会議をおこなう場所が決まっている場合は、画像が大きく安定して視聴しやすいPCが使いやすいです。
また、扱えるデータ量が大きいことやマウス操作、キーボード入力ができるといったメリットがあります。
一方、扱えるデータ量以上の通信によって、PCのメモリ不足やWi-Fi設備の能力不足で通信環境が悪くなり、音声や映像が途切れてしまうことケースがあるのです。
さらに、スマホとは違いPCによってはカメラやヘッドセットなど必要なアクセサリが装備されていないものもあるので、あらかじめ用意しておく必要があります。
スマホ
スマホはデータ量がPCより少なく、画面も小さいため機能性ではPCより劣ります。
一方、持ち運びやすく手軽に会議に参加できるため、Web会議ツールをスマホに設定しておけば、インターネットに接続することで簡単に使用できます。
どのようなシチュエーションでも、素早く臨機応変に対応できるのがスマホの利点です。
スマホのリモート会議に使えるWeb会議ツールとは？
Web会議ツールとは、インターネット通信環境を使用し、遠隔地同士で映像や音声でのやり取りや画像などの資料共有により会議を行えるツールです。
Web会議ツールの多くは、スマホで使用されることを想定して開発されているため、アプリをインストールすれば簡単に活用することができます。
代表的なWeb会議ツールとして、以下のものがあげられます。
- Zoom：シンプルなデザインで、初心者でも使いやすい
- Skype：完全無料のアプリで、日常からビジネスまで幅広いシーンで使える
- Microsoft Teams：Microsoft Office製品との連携・編集がシームレスに行える
- Google Meet：各Googleサービスと連携できる
スマホでリモート会議に参加する方法
実際にスマホでリモート会議に参加する方法を、各ツール別に見ていきます。
Zoomの場合
Zoomでリモート会議に参加する方法は、以下の通りです。
- Zoomアプリをインストールする
- スマホでアプリを起動し、「ミーティングに参加」をクリックする
- 招待されたミーティングのIDやパスワードを入力する
Skypeの場合
Skypeでリモート会議に参加する方法は、以下の通りです。
- Skypeアプリをインストールする
- 招待リンクをタップする
- 開始されたリモート会議に参加する
Microsoft Teamsの場合
Microsoft Teamsでリモート会議に参加する方法は、以下の通りです。
- Microsoft Teamsアプリをインストールする
- Microsoftアカウントでログインする
- 招待リンクをタップし、リモート会議に参加する
Google Meetの場合
Google Meetでリモート会議に参加する方法は、以下の通りです。
- Google Meetアプリをインストールする
- 招待リンクをタップする、もしくはアプリ上で招待コードを入力する
- 主催者のリクエスト承認後、リモート会議に参加する
スマホでリモート会議に参加するメリット
リモート会議に参加する際、PCではなくスマホを選択することのメリットは、以下の通りです。
簡単にWeb会議へ参加できる
スマホでリモート会議に参加するメリットは、誰でも簡単にWeb会議に参加できる点です。
PCの場合であれば、マイクやイヤホンなどの様々なアクセサリを前もって準備してセッティングしておく必要があります。
一方、スマホの場合は通信環境さえあれば、招待リンクをタップするとすぐにリモート会議へ参加することが可能です。
場所に縛られずに参加できる
場所に縛られずに参加できることは、スマホでリモート会議に参加する大きなメリットです。
持ち運びしやすいノートPCであっても、移動中や外出先では簡単に使えない可能性が高いです。
一方、スマホであれば移動中でも外出先でもすぐにアプリを起動してリモート会議に参加できます。
緊急時に対応しやすい
スマホでリモート会議に参加するメリットとして、緊急時に対応しやすいことがあげられます。
緊急で会議が開かれた場合、PCでは瞬時にミーティングへ参加することが難しいです。
スマホであれば場所に縛られず、数ステップで会議に参加できるため、トラブル発生時の緊急ミーティングにも対応しやすいのです。
Wi-Fiがなくとも情報共有できる
スマホで参加するリモート会議では、Wi-Fiがなくても情報共有できます。
PCで資料やデータを共有する場合、Wi-Fiなどでインターネットに接続する必要があります。
一方、スマホであればモバイルデータ通信で他の参加者に情報を共有することが可能です。
リモート会議にスマホで参加する際の注意点
スマホでリモート会議に参加するときの注意点は、以下の通りです。
カメラの位置を調整する
スマホは本体にカメラが内蔵されているため、手に持ちながらリモート会議に参加することが可能です。
一方、スマホを固定しなければ、画面がぶれたり角度によっては参加者から自分が見えづらかったりすることがあります。
そのため、スマホでリモート会議に参加する場合は、スタンドなどでカメラの位置や角度を固定しましょう。
充電の残りを確認する
スマホでリモート会議に参加する際は、本体の充電の残りを確認して置く必要があります。
ミーティング中は、電力の消費量が大きく充電残量も把握しづらいため、場合によっては会議中に電源が切れる可能性があります。
そのため、あらかじめ十分に充電をしておいたり、充電しながら会議に参加したりと、常にスマホの電源に注意しておきましょう。
マイクがオンになっているか確認
スマホでリモート会議に参加する際は、マイクがオンになっているかチェックしておきましょう。
スマホのマイクは、アプリのボタンをタップすることでオンとオフを切り替えられるため、画面に指が触れた際に気づかずオフになる可能性があります。
そのため、スマホを手に持ちながらリモート会議に参加する際は、マイクをオフにしていないかなどの注意が必要です。
通信量に気を付ける
Wi-Fiなどに接続していない場合、スマホでのリモート会議は通信量が大きくなりやすいです。
リモート会議の参加中は常に通信しており、動画や音声も含めるため通信量が増大する傾向にあります。
そのため、WiFi環境下でおこなうことや、通信料に制限がないプランで契約するなどの対策が大切です。
スマホでリモート会議へ参加できるように準備しておこう
働き方の多様化によって、スマホによるリモート会議への参加機会が増加しつつあります。
手軽にミーティングへ参加できるといったスマホの特性を活かし、いつでもリモート会議に参加できるように準備をしておく必要があります。
具体的には、各ツールの操作方法や実際に参加する方法などをチェックするのがおすすめです。
ぜひこの記事を参考にして、スマホでのリモート会議に向けて準備を進めてください。
