働き方改革やインターネットの普及によるweb会議の浸透などにより、日程調整を自動化するツールも加速度的に広まっています。
遠方での商談や打合せなど移動時間が減少し、空き時間に別の予定を入れる人も増え日程調整ツールのニーズも増えました。
当記事では日程調整を自動化するおすすめツールや選び方を解説します。
メールやチャットでの日程調整のデメリット
メールやチャットはビジネスシーンでのコミュニケーションツールとして定着しています。
現在、メールは特にほとんどの人が使用できるため、「言った、言わない」といったトラブルを防ぐためにも発言のやり取りを履歴として残す目的としても広く利用されています。
しかし、メールやチャットで相手と日程調整を行なう場合、相手が一人の時はそれほど問題はありませんが、複数人いると個人個人に確認しなければならないことが増え、日程も複数の相手から都合の良い日を連絡してもらい、自分でまとめなくてはならないため、手間も時間もかかってしまいます。
そんな不満を解消してくれるのが、日程調整ツールなのです。
日程調整ツールとは
日程調整ツールは、スケジュール調整を簡略化、自動化してくれるツールです。
ビジネスシーンにおいては社内にとどまらず社外でも利用でき、プライベート利用や英語対応しているツールもあります。
日程調整ツールの種類
予約受付型
予約受付型は、すでに候補として挙がっている日時から自分の都合の良い日を選ぶタイプの日程調整ツールです。
例えば、居酒屋や美容室の予約サイトなどは、この予約受付型となります。
候補提案型
候補提案型は、自分が都合の良い日をカレンダーから選択し、相手に選んでもらったり承諾してもらうタイプの日程調整ツールです。
候補提案型の場合、参加予定者各自に都合の良い日にマルを付けてもらい、一番人数が多い日に決定するといった使い方ができます。
日程調整ツールの選び方
利用用途で決める
日程調整ツールは、まず利用用途（目的や使用人数）を明確にして決めましょう。
日程調整ツールはビジネスシーンを想定しているものや、飲み会やイベント等、個人的な日程調整に適したものまで様々あります。
ビジネスシーンでの利用を検討しているのであれば、ビジネスに特化した機能が充実している日程調整ツールを選ぶとよいでしょう。
機能で選ぶ
日程調整ツールはメーカーやサービス、プランによって機能が様々です。
自社にとって、あるいは個人で使う場合は自分にとって必要な機能がついているかどうか、事前によく確認することが大切です。
使用中のカレンダーツールと連携が可能か？
普段使用しているカレンダーツールがある場合、日程調整ツールと連携可能かどうか確認する必要があります。
ツールによって、GoogleカレンダーやOutlookなどに連携できるツールはありますが、使用しているカレンダーツールと連携できない場合、機能が十分に発揮されないため、日程調整もスムーズに行なえない可能性があるからです。
その他、連携できるツールがあるかどうかで選ぶ
カレンダーツールばかりでなく、使用中の他のツールと連携できるかどうかも事前によく確認しておきましょう。
例えば、チャットツールやweb会議システムなどと連携が可能になれば、日程調整がより効率よくなります。
また、日程調整完了後に連絡や記録が自動で行なえるなど、時間も手間も削減できます。
使いやすさで決める
日程調整ツールを選ぶ際は、操作しやすい、操作がわかりやすいことも重要な選択ポイントになります。
操作しづらい、わかりづらいツールであると、使用する関係スタッフが使いこなせずに、せっかく社内外で導入したとしても、浸透しない場合もあります。
そのため、操作しやすいものやデザインでわかりやすいものなどから選ぶとよいでしょう。
選択に迷う場合は、一度無料トライアル版で使用を試してから導入することもおすすめです。
日程調整を自動化する便利ツール
TimeRex
TimeRexはユーザーにとって大変使いやすいUI/UX（ユーザーインターフェース／ユーザーエクスペリエンス）となっており、登録者数も70,000人を超えている知名度が高い日程調整ツールです。
ITに詳しくない人でも安心して利用することができるためおすすめです。
TimeRexの特徴
・web会議連携ツール：Zoom、Microsoft Teams、Google Meet
・連携カレンダー：Googleカレンダー、Outlook予定表
・上記以外の連携ツール：Google Analytics、Google広告、Slack、Zapier、Webhook（API連携）
・日程調整方法：予約受付型、候補提案型
eeasy
eeasyはITベンチャー企業でよく利用されているツールです。
営業、人事、マーケティングなど様々な部門で広く利用されていますが、その理由として挙げられるのが機能の豊富さであり、それぞれの機能の使い方も複数のサービスサイトなどで掲載されています。
eeasyの特徴
・web会議連携ツール：Zoom、Google Meet、Teams
・連携カレンダー：Googleカレンダー、Outlook予定表
・上記以外の連携ツール：API連携
・日程調整方法：予約受付型
スケコン
日程調整ツール「スケコン」は、GoogleやOutlookのカレンダーと連携しており、イベント参加予定者の空き時間を自動的にピックアップしてくれるため、商談や打合せ、飲み会の予定などをスピーディーに調整できるツールです。
スケコンの特徴
・web会議連携ツール：Zoom、Google Meet、Teams
・連携カレンダー：Googleカレンダー、Outlook予定表
・上記以外の連携ツール：なし
・日程調整方法：候補提案型
Tocaly
カレンダーシェアアプリ「Time Tree（タイムツリー）」を提供している企業がリリースしたツールであるためそのノウハウが活かされ、シンプルで直感的な操作性が魅力です。
今後、Time Treeとの連携が実現すると、ビジネスシーンやプライベートの予定を両方合わせながら日程調整ができるようになるでしょう。
Tocalyの特徴
・web会議連携ツール：Zoom、Google Meet
・連携カレンダー：Googleカレンダー
・上記以外の連携ツール：なし
・日程調整方法：予約受付型
日程調整を自動化する際の注意点
日程調整を自動化し、ツールを使用する際は「従業員やクライアントが使いこなせない可能性がある」などの点に注意しなければいけません。
場合によっては日程調整ツール導入のデメリットにもつながってしまうからです。
日程調整ツールを社外の人と行なう際は特に、説明が行き届かず使いこなせずに、メールやチャットで日程調整を行なうよりも時間がかかってしまうかもしれません。
そのため、特に社外の人との日程調整を行なう際は、操作性を意識しながら活用しましょう。
日程調整ツールは好みに合わせて使いましょう
会議や商談、打合せ、飲み会などの集まりごとの日程を調整するのに便利なツールはたくさんあります。
日程調整ツールは手間のかかるスケジュール調整を自動化してくれ、カレンダーやweb会議など、他のツールとの連携が可能なものも多く、導入・利用することによって業務の効率化が期待できます。
日程調整ツールを導入・利用する際はまず、使用の目的を明確化し、様々なツールを比較しながら機能や使いやすさなどから選ぶようにしましょう。
主催担当や幹事になり「参加予定者一人ひとりに確認しなければ」と悩んでいる人は、ぜひ無料プランから利用し、試してみることをおすすめします。
