働き方改革の影響で急速に普及した「リモート会議」。しかし「正しいやり方が分からない」「何を準備すればいい？」と疑問に思っている人もいるでしょう。
リモート会議は少しの工夫で、よりスムーズに進められます。本記事で紹介するリモート会議のやり方やポイントを押さえて、快適なリモート会議を目指しましょう！
そもそもリモート会議・Web会議とは？
離れた場所にいる相手とWeb会議ツールなどを使い、オンライン上でやり取りすることをリモート会議またはWeb会議と言います。
働き方改革が進み、リモートワークで働く人が増えたことや、新型コロナウイルス感染症の影響を受け、リモート会議は急速に普及しました。
リモート会議の大きなメリットは、移動したり場所を確保したりしなくても会議ができる点です。
また、インターネット環境が整っていれば、PCだけでなく、タブレット、スマホなど、さまざまな方法で参加が可能です。
資料共有やチャット機能があるWeb会議ツールも多く、離れていてもストレスなく会議を進めることができます。
リモート会議のメリット・デメリット
働き方の常識が変わりつつあるなか、リモート会議のメリットはたくさんあります。
しかし反対にデメリットもあるので、リモート会議を始める前に把握しておきましょう。
リモート会議のメリット
リモート会議のメリットは、おもに次の3つです。
- 無駄な時間を減らせる
- コストカットになる
- すぐに会議を開催できる
リモート会議は移動時間をはじめ、会場手配や準備などにかかる手間を省けます。無駄な時間を省けば社員1人1人の業務効率が上がるため、会社の生産性アップを目指せるでしょう。
交通費や人件費などのコストカットにもつながるので、浮いたコストやリソースで新たなプロジェクトを始めることもできます。また、すぐに会議を開催できるのもリモート会議の強み。
高い頻度で会議やミーティングを行えば、社員同士の意見交換や意見のすり合わせができるでしょう。
リモート会議のデメリット
リモート会議のデメリットはおもに次の2つです。
- 環境や設備を整える必要がある
- 場の雰囲気が読み取りにくい
リモート会議はインターネット環境と、参加するためのデバイスが必須です。社員が在宅でリモートワークを行う場合、環境を整える必要があります。
しかし、接続環境が悪いと、会議がスムーズに進行しないトラブルが発生する可能性もゼロではありません。
接続環境を良好にするためにビジネス用回線を整備すれば、コストが大きくなるというリスクがあります。
また、リモート会議は対面の会議と違い、参加者の表情や場の雰囲気がうまく読み取れないのがデメリットです。
発言していない人がいたら積極的に意見を聞くなど、細かい配慮が必要です。
Web会議をするための環境整備3つ
Web会議をスムーズに進めるためには、事前に環境を整える必要があります。
3つのポイントをチェックして、Web会議を始めてみましょう！
会議スペース・ブース
相手企業との会議や自社から複数人以上が参加する会議を開催する場合、会議スペースやブースを用意する必要があります。
場所を確保するときは、できるだけ静かで雑音が少ないところを選びましょう。
とくに執務スペースの近くに会議スペース・ブースを設けてしまうと、雑音が多くなり、相手が話を聞き取りにくくなるので注意してください。
また、複数人で会議に参加する場合は、感染症対策の観点からある程度の広さがあり、換気ができるスペースである必要があります。
ソーシャルディスタンスが保てない場合は、数人ずつ分かれて会議に参加する、自宅からそれぞれ参加するなどの対応を取りましょう。
Web会議ツールの選定
リモート会議を行うときは、Web会議ツールを使用するのが一般的です。
Web会議ツールは自分だけでなく、相手も同じものを使う必要があるため、両方にとって使いやすいものを選定してください。
次のポイントをチェックすると、最適なWeb会議ツールを選べます。
- 導入コストはどのくらいかかるか
- 同時に何人まで参加できるか
- 一般的なツールであるか
- サポート体制は整っているか
ほとんどのツールは無料で導入できます。ただし参加人数や同時に会議を開催できる数によっては、無料のツールでは不十分な可能性もあります。
また、セキュリティの観点からも、有料ツールの検討をおすすめします。
マイク・カメラなど機材の選定
PCにカメラが付いていない場合、カメラを購入する必要があります。
また、複数人で会議に参加する場合、相手が会話を聞き取りやすいよう、スピーカーの準備が必要です。
個人で会議に参加する際は、PCのカメラ、マイクでも十分快適に参加できます。ただし、周囲の雑音を拾わないよう、イヤホンやヘッドセットを準備しておくのがおすすめです。
カメラやマイクの選び方は次のポイントを参考にしてみてください。
- カメラ：複数人で参加する場合は画角が広いものを選ぶ。高画質のカメラは相手に映像を送れない可能性があるので注意。
- マイク：対応人数や集音範囲をチェック。ノイズキャンセリング機能が付いていると、雑音を拾わない。
なかにはカメラとマイクが一体になったものもあります。予算や用途にあわせて、適切なものを選びましょう。
リモート会議のやり方
ストレスなくリモート会議を行うためにも、事前準備をしっかり行いましょう。また、会議中も細かいポイントに気をつけることで、より有意義な会議を開催することができます。
事前準備
リモート会議は離れた場所から参加するため、トラブルが起きたときに大きく時間をロスしてしまうケースもあります。できるだけトラブルを防ぐためにも、事前準備を徹底しておきましょう。
資料
リモート会議で使う資料を事前に共有することで、会議がスムーズに進行します。
資料をまとめたフォルダの場所やURLをあらかじめ共有すれば、参加者がダウンロードや印刷を各々で行うため、手間がかかりません。
またリモート会議では「画面共有」を使って、資料を表示しながら会議を進行できます。
ワードやWebページなどの共有はもちろん、パワーポイントなどで作成したスライドを使用してプレゼンを行うことも可能です。
音声・映像の動作確認
ホスト側も参加者側も、会議が始まる前に音声・映像がきちんと動作するか、確認しておきましょう。
会議スペースとほかの場所でリハーサルを行い、ハウリングやカメラの位置を確認します。
複数のマイクやPCを使って会議に参加する場合、スピーカーの音をマイクが拾い、ハウリングが発生する可能性があるので注意が必要。
不要なマイクはオフにする、スピーカーの音量を適切なボリュームに調節するなどの対策をとってみてください。
また会議室以外の場所に会議スペースを設ける場合、カメラに映る範囲を確認して、参加者以外の人が映らないように調整しておきましょう。
会議開始〜会議中
会議を行うとき、ホスト側は日程調整を、参加者側はスムーズに会議に参加できる準備をする必要があります。それぞれのポイントをチェックしてから、会議に参加しましょう。
ホスト側のポイント
リモート会議の日程が決まったら、ミーティングURLを参加者に共有します。
リモート会議はホストが承認しないとほかの参加者が会議をスタートできないため、ホストは会議の10分前には入室しておくのが理想的です。
参加予定者全員の入室を許可したら、リモート会議を始めましょう。会議終了後は、ホストが退室すればミーティングが強制的に終了します。
ホスト側が会議を開催する上で手間となる点は、日程調整と会議日程・URLの共有です。
「日程調整をスムーズに行いたい」「ダブルブッキングしないよう、スケジュールやタスクとあわせて管理したい」という人は、日程調整ツールがおすすめです。
累計利用者数2600万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供するツール「TimeRex」は、無料で導入できます。スケジュールと連携して会議の日程候補を相手に提案してくれるため、スムーズに会議の設定が可能です。
日々の業務効率化にも役立つので、ぜひ導入してみてください！
参加者側のポイント
Web会議に参加するときは、音声や映像の確認はもちろん、周りのノイズが相手に届かないよう、イヤホンやヘッドセットの使用がおすすめです。
会議中は自分が発言するとき以外はマイクをミュートにしておくと、話し手の邪魔になりません。
また、リモート会議は離れた場所から参加するため、相手の表情がとても大きな情報源となります。できるだけカメラをオンにし、スッキリとした背景の場所で会議に参加しましょう。
リモート会議は事前準備でスムーズに進む！
働き方改革が進むなか、リモート会議はなくてはならないミーティング方法です。移動や準備にかかるコストをカットすれば、会社の生産性アップにもつながります。
ただし、リモート会議を開催するときは、ホスト側も参加者側も丁寧な事前準備が肝心です。適切な機材やツールを導入し、リモート会議の質を高めていきましょう！
