業務効率化システム、何から手を付ける？

社員や会社の生産性アップを目指せる業務効率化システム。しかし、「どの業務から効率化すればいい？」「システムの種類が多くて分からない」と、お悩みではありませんか？

本記事では業務効率化システムの種類や選定ポイントを解説。自社に最適なシステムを導入して、業務効率化を目指していきましょう！

業務効率化システムを導入するメリット

業務効率化システムは、業務の「ムダ・ムリ・ムラ」を省く目的で導入します。

業務フローを分析して見つかった課題を業務効率化システムで改善すれば、次のようなメリットが期待できるでしょう。

コストカットにつながる
リソースを増やせる
生産性がアップする

業務フローの無駄を省けば、社員の業務量や残業時間を減らせるため、人件費カットを目指せます。

また業務効率化システムの導入によってリソースを確保すれば、新たなプロジェクトに充てることも可能です。

つまり、業務効率化システムの導入は、最終的に会社全体の生産性アップにつながるのです。

業務効率化システムの種類

少子高齢化によって人材不足が叫ばれるなか、さまざまな業務効率化システムがリリースされています。

どんな種類があるのかを知っておけば、自社の課題に合ったシステムを導入できます。

タスク・プロジェクト管理

タスク・プロジェクト管理システムは、個人やチームのタスク、スケジュール管理ができます。

自分の業務量やスケジュールを一目で把握できれば、予定や新たなタスクの組み立てがしやすくなります。

また、チームでタスクやスケジュールを共有して連携を取ることで、商談や会議の日程調整もスムーズに進みます。

お互いのタスクを知っておけば、適切なフォローやサポートができるため、個人の負担軽減にもつながるのです。

グループウェア

グループウェアは情報の管理や共有を目的としたITシステム。

データやファイルの共有、ワークフローシステムなど、社員やチーム間でのやり取りを円滑にするために導入します。

場所を問わずにスマホやタブレットからアクセスできるシステムもあり、最新の情報や必要なデータをすぐに確認することが可能です。

社内だけでなく社外の業務が多い部署や会社で活躍するシステムです。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールはチャットやWeb会議ツールなど、リモートワークにおける社員間のコミュニケーション活性化を目的に導入します。

チャットツールはプロジェクトごとにグループを作成し、複数人で会話をするようにコミュニケーションを取ることが可能です。

ファイルやURLの共有がスピーディーにできるため、2021年現在、ビジネスにおいて欠かせないコミュニケーションシステムと言えます。

また、Web会議ツールでオンライン会議を開催すれば、移動時間や場所を確保するコストを削減できます。

RPA

RPA（Robotic Process Automation）は、人間が行っている作業をロボットが自動化するシステムです。

スピーディーに正確な作業を、365日24時間行ってくれるので、人件費を大幅にカットすることも可能です。

RPAの大きなメリットは、プログラミングの知識がなくても、手順のテンプレートやフローチャートを確認して、簡単に操作できる点です。

業務フローの定型作業をRPAに任せれば、大きく業務を効率化できます。

名刺管理

名刺管理ツールを使えば、大量の名刺をスキャンして一元管理することができます。

名刺をデータ化するだけでなく、社員との関係性や名刺に付随するデータもあわせて管理できるため、営業活動や社員間の情報交換をスムーズに行えます。

なかには営業担当者の支援ツール「SFA」と連携できるものもあるので、会社の規模や業種にあわせて検討しましょう。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは、紙で行っていた契約手続きや、印鑑が必要な手続きをクラウド上で行うツールです。紙を使ったやり取りは手間や時間がかかるというデメリットがありました。

しかし、クラウド上で手続きが完了すれば、紙の書類を作成する必要も、郵送する必要もありません。

そのため、年末調整の書類や予算申請、契約書、請求書などをスムーズにやり取りできます。

また、盗難や紛失のリスクもないので、セキュリティの観点からも注目を集めているツールです。

業務効率化システムの選定ポイント

業務効率化システムを選ぶときは、あくまでも自社の課題解決を目指すための手段ということを忘れてはいけません。

自社に合ったものであるか、ポイントをチェックしながら選びましょう。

現状や課題にマッチするシステムを選ぶ

最適な業務効率化システムは、会社の現状や課題によって違います。まずは業務フローや自社の体制を見直し、「ムリ・ムダ・ムラ」が発生していないか確認しましょう。

まずは次の項目をチェックして、課題の洗い出しを行います。

業務フローのなかに無駄はないか
業務量が多すぎる、少なすぎる部署はないか
生産性の低い部署・チームはないか

課題を洗い出す際に大切なのが、社員目線でチェックすることです。

現場をもっともよく知っているのは社員なので、ヒアリングを行って業務に「ムリ・ムダ・ムラ」がないかを確認するのも一つの方法です。

課題が見つかったら、一度に解決を目指すのではなく、自社の根幹に関わる課題を優先的に解決します。

もっとも重要な課題にあったシステムを導入し、順を追って課題を解決していきましょう。

社員にとっての使いやすさを重視する

業務効率化システムは社員が使いやすいものでなければ、意味がありません。

たとえば、操作が複雑なシステムや機能が多すぎるシステムは、マニュアルを作成する、操作研修を行うなどの対応が必要となる可能性があります。

また、社員がスムーズにシステムを使いこなせないと、システム導入前よりも業務効率が落ちてしまうケースもあります。

直感的な操作や、他のシステムと連携できると、社員のストレスを減らせます。

しかし、導入してみないと分からない課題があるのも事実。導入コストを無駄にしないためにも、まずは一部署のみで導入するなど、スモールスタートから始めるのがおすすめです。

導入コスト・ランニングコストで検討する

業務効率化システムを検討する際は、費用対効果をしっかり見極める必要があります。まずは導入する範囲、期間を決め、導入コスト・ランニングコストを割り出しましょう。

システムによっては一定期間だけ無料で導入できたり、限られた機能でトライアル使用できたりするケースもあります。まずは小規模で導入し、操作性をチェックしてみてください。

サポート体制やセキュリティ面もあわせて確認し、本格導入に向けた評価を行いましょう。

自社に合った業務効率化システムで生産性アップを目指す！

業務効率化システムは、社員が活用できなければ、かえって無駄なコストを増やしてしまう可能性があります。

費用対効果を大きくするためにも、自社の現状や課題をきちんと分析し、課題解決に直結するシステムを導入しましょう。

まずは小規模で導入する、無料のシステムを導入するなど、スモールスタートで始めれば、失敗のリスクを減らせます。

無料でスタートできるシステムはたくさんあるので、ぜひ導入を検討してみてください。