「リモート会議のやり方を知りたい！」
現在日本では、在宅勤務やテレワークなど場所や時間の制約を受けない、新しい働き方が普及しています。
一方、リモート会議を始める人にとって、具体的なやり方を知りたいと考える人も多いです。
本記事では、リモート会議のやり方やメリット・デメリット、そのポイントについて徹底解説します。
【やり方を解説する前に】リモート会議とは？
リモート会議とは、場所や時間の制約に縛られずに会議を行えるシステムのことを指します。
会社や取引先のオフィスなどに集まらずに、オンラインで会議を開催するやり方です。
リモート会議には、以下のシステムが含まれます。
- Web会議
- テレビ会議
- 電話会議
リモート会議TWeb会議などは、よく混同されることが多いです。
リモート会議＝Web会議ではなく、上記のようなオンラインで会議を開くシステムを含めたものを指すのです。
【やり方を解説する前に】リモート会議のメリット・デメリット
リモート会議のメリットとして、以下の点があげられます。
- 会社のオフィスなどに集まる必要がない
- どこからでも会議に参加できる
- 移動にかかる時間やコストを削減できる
- 日程調整しやすい
- 働き方改革を推進できる
- 社員の離職率を下げられる
- 優秀な人材を確保しやすい
- 感染症拡大防止に繋がる
リモート会議の最大の魅力は、同じ場所に集まる必要がないという点です。
通信環境さえ整っていれば、場所を問わず会議に参加できるやり方なので、スケジュール調整が容易になります。
また、リモート会議は働き方改革を推進できるため、社員の会社への満足度が高まり、離職率を下げたり優秀な人材を確保しやすくなるのです。
一方、リモート会議のデメリットとして、以下の点があげられます。
- 通信環境を整える必要がある
- ツールによっては大人数の会議に不具合が生じる
- メンバーの理解度を確認しにくい
- 会議の雰囲気を再現しにくい
リモート会議は、WiFiなどの通信環境が安定しないと、途中で映像が乱れたり通信が途切れ、会議を進められなくなります。
特に大人数が参加する会議では、回線が込み合うので安定した通信環境が必要です。
またリモート会議では、対面の会議と比べると、場の雰囲気や相手の表情を読み取りにくいです。
そのため、参加者の理解度を判断することも難しくなります。
リモート会議を開催する際は、一人ひとりに気を配りながら参加者へ声かけなどのやり方を実践しましょう。
リモート会議のやり方
リモート会議のやり方は、以下の通りです。
手順（1）通信環境や機材の用意
まずは、通信環境を万全にしましょう。
リモート会議に必要な機材は、以下の通りです。
- PCやタブレットなどの端末
- カメラ
- マイク
- ヘッドフォン
- WiFiなどの通信環境
一般的に、PCにはカメラやマイクなどが内蔵されていますが、品質を高めスムーズに会議を進めるためにも、外部接続する専用機材を利用しましょう。
リモート会議を開催する際は、用意した機材をあらかじめ動作確認することをおすすめします。
手順（2）会議システムの導入
通信環境を整えるとともに、リモート会議システムを導入しておきましょう。
Webやテレビ、電話など、会議のやり方に合わせたツールを活用します。
例えば、Web会議に活用できるツールは以下のサービスなどがあげられます。
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meeting
会議をスムーズに進められるよう、システムに適したツールを導入し、あらかじめ使い方を確認しましょう。
手順（3）日程調整
リモート会議の日程調整を行いましょう。
リモート会議のスケジュール調整は、実際に集まって開く会議に比べると容易ですが、手作業で行うやり方は、手間や時間がかかる可能性があります。
そのため、各Web会議ツールと連携したカレンダーアプリや、日程調整用のツールを活用しましょう。
日程調整にツールを活用すれば、リモート会議の魅力と合わさって、効果的に生産性を固められるのです。
手順（4）資料の事前共有
リモート会議を始める前に、会議の資料を事前に共有しておきましょう。
会議の内容やプレゼンに使うデータを、メンバーにあらかじめ共有すれば会議を円滑に進めることが可能です。
参加者の理解度も深められるので、生産性の高い会議を進められます。
メールやコミュニケーションツール、Web会議ツールのチャット機能などを活用して、資料を事前共有しましょう。
手順（5）リモート会議を開催する
全ての準備が整ったら、リモート会議を開催します。
リモート会議を始める際は、一般的に会議のURLを事前共有する場合が多いです。
ツールを起動して会議を始めると、画面から会議のURLをコピーしメンバーを招待します。
ツールで事前に会議の予定を作成すれば、URLをコピーすることが可能です。
メンバーが集まって会議の時間になれば、参加漏れ防止のため出欠確認することをおすすめします。
リモート会議のやり方におけるポイント
リモート会議のやり方では、主に以下のポイントがあげられます。
主催者のポイント
主催者側はリモート会議の参加者に配慮しながら、生産性のある話し合いを進行する必要があります。
リモート会議で主催者が気を付けるポイントとして、以下の点があげられます。
- 早めに入室して待機しておく
- メンバーへ会議の目的を明確に事前共有する
- 会議中のルールを決めて共有する
- 最適な会議システムやツールを選ぶ
- 発言者以外のメンバーをミュートにする
- チャット機能をメモとして活用する
- 発言者の意図を伝わりやすいようにフォローを入れる
- 議題に設定した時間を守る
- トラブルの対処法を決めておく
主催者は、リモート会議を有意義な話し合いにする役割を担い、スムーズかつ生産性のある時間を作らなければなりません。
主催者がリモート会議で発言しやすい雰囲気を作ったり、発言を分かりやすくフォローすれば、効果的な話し合いを進められるのです。
参加者のポイント
生産性のある会議を進めるためにも、メンバーは積極的に話し合いに参加する必要があります。
リモート会議における参加者のポイントは、主に以下の点があげられます。
- 基本的に顔出しをする
- 発言するとき以外はマイクをオフにする
- 静かな環境でリモート会議に参加する
- 通信が乱れたら謝る
- 事前に共有された資料を確認する
参加者がただ話を聞いているだけの会議は、生産性のある話し合いとは言えません。
有意義に会議を進めるためには、メンバーが積極的に意見を出し合うことが望ましいのです。
リモート会議のやり方を実践して生産性のある話し合いをしよう！
会議の目的は、企業が最良の施策を見出すために意見を交わして、組織が意思決定をすることです。
リモート会議は、会社のオフィスに集まって開く会議と異なる点が複数あります。
円滑に話し合いを進め生産性の高い会議を開くためには、リモート会議のやり方を確認しておく必要があるのです。
有意義な会議を開けば、会社が抱える問題を洗い出したり、新しいビジネスに着手するアイデアが生まれるのです。
会社の生産性を高め利益を増大させるためにも、リモート会議を成功させましょう。
