「業務効率化を成功させたい！」
あらゆる企業や個人にとって、業務の効率化は避けては通れぬ課題です。
業務を効率化しようとしても、本当に成功するのか不安と感じる人も多いです。
本記事では、業務効率化の成功事例やそのポイントと注意点について徹底解説します。
ツールを活用した業務効率化の成功事例3選
業務効率化の成功事例について紹介します。
成功事例（1）日程調整ツールの活用
ビジネスにおいて、社内会議や取引先との冗談など、日程調整が必要な機会は頻繁にあります。
日程調整を手動で行う場合、メンバーとの個別対応やカレンダーへの予定追加、会議室の予約などが原因で手間と時間がかかる可能性があります。
日程調整の作業に時間が割かれると、注力すべき業務に集中できずに業務効率が低下するのです。
手間と時間がかかる日程調整の作業にツールを活用すれば、業務が飛躍的に向上します。
例えば、ベンチャー企業の経営者が、TimeRexの日程調整ツールを活用した事例を紹介します。
TimeRexを導入する前の課題は、以下の通りです。
- 複数の日程調整が同時並行に進み、日程候補の管理が難しくなる
- 月80件の日程調整で、計13時間かかる
- 日程の再調整で、メールのやり取りがさらに増える
日程調整に追われる状況にTimeRexを導入することで、以下の効果が得られました。
- URLを送るシンプルな日程調整により自動で予定が決まっていく
- 日程調整にかかる時間が、1件あたり5分、月6.5時間に短縮される
- 日程の再調整は、相手の操作で自動でできる
日程調整の差出側の対応が1回で済むことから、作業時間の大幅短縮が可能となります。
TimeRexなどの日程調整ツールの活用は、無駄な手間や時間を削減し業務を飛躍的に効率化できるのです。
参考：月80件の打ち合わせを抱えるベンチャー企業経営者が日程調整から解放された理由
成功事例（2）ナレッジ共有ツールの活用
ナレッジ共有ツールとは、会社の社員が業務を通して獲得した知識や経験を共有できるツールです。
ナレッジ共有ツールの特徴は、主に以下の点があげられます。
- 属人化の防止
- 作業の時間短縮
- 人材教育の業務引き継ぎコストの削減
知識や経験を社内で共有することで業務の属人化を防ぎ、会社全体の仕事の質を高められます。
ツールで情報を一元管理できるので、新入社員の研修や転勤・休職などによる業務の引き継ぎをスムーズに行えます。
会社の社員が獲得した情報やノウハウを共有すれば、業務が効率化し企業の生産性が向上するのです。
例えば、国内サービス事業を担う企業のサポートセンターでは、ナレッジ共有ツールであるNotePMを活用することで、業務の効率化を達成しました。
NotePMを導入する前の課題は、以下の通りです。
- 検索機能が低いオープンソースを利用していた
- オープンソースのバージョンアップやメンテナンスなどの管理に手間がかかる
- 12拠点あるサポートセンターで、管理する情報に偏りがあった
情報共有に多くの課題を感じている状況で、NotePMを導入することで以下の効果が得られました。
- キーワードのハイライト表示や、ファイルの中身も対象となる検索機能により、情報を見つけやすくなる
- 顧客情報を階層構造で整理することで、情報を管理しやすくなった
- 12拠点の情報に偏りがなくなり、一元管理できるようになった
ナレッジ共有ツールを活用すれば、必要な情報を簡単に見つけ出すことができるので、業務が効率化します。
社員一人ひとりの業務の質が高まり、会社の生産性向上が期待できるのです。
参考：【導入事例】12拠点あるサポートセンターのナレッジを一元管理！ – 東芝テックソリューションサービス株式会社 – NotePM
成功事例（3）RPAツールの活用
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、人が手作業で行う作業をロボットで自動化できるツールです。
RPAツールの特徴は、主に以下の点があげられます。
- 業務の自動化による人件費の削減
- 手作業によるミスの防止
- 労働時間の短縮
毎日行う必要のある日常業務では、ある程度ルーティンの決まっている作業が多いです。
手作業で行う日常業務をツールに任せれば、労働時間の短縮や人件費などのコストを削減できます。
また、RPAツールに業務を任せれば、手動で行う仕事に比べてミスが少なくなるのです。
RPAツールの活用で作業が効率化し、業務品質が向上するので企業の生産性が高まります。
例えば、クレジットカード業界をインフラ運用で支える会社では、RPAツールであるWinActorを活用することで、業務を効率化しました。
WinActorを導入する前の課題は、以下の通りです。
- クレジットカードの市場拡大に伴って増大する処理業務への対応
- 業務の品質やセキュリティを維持しながら、働き方改革の推進
- 持続的なビジネスの成長
処理業務が増大する中、WinActorを導入することで以下の効果が得られました。
- WinActorの導入で月間65万件ほどの処理業務をこなす
- コストを節約しクレジット市場の拡大へ柔軟に対応
- 働き方改革を推進しながら新たな成長につながる
RPAツールを活用することで、業務の負担を軽減するだけでなく、より膨大な処理業務の遂行に成功する可能性があります。
業務の効率化によって生まれたリソースで、今まで余裕が無くて着手できなかったビジネスにも着手できるのです。
参考：株式会社キュービタス 様 | 導入事例紹介 | WinActor® | 業務効率を劇的にカイゼンできる純国産RPAツール
業務効率化を成功させるポイントと注意点
業務効率化を成功させるためのポイントと注意点は、主に以下の点があげられます。
一度に複数の方法を導入しようとしない
業務効率化を成功させるためにも、一度に複数の効率化の導入は避けるべきです。
一度に複数の施策を導入すると、結果的に全ての仕事が中途半端になるケースもあります。
また、複数の効率化を行えば社員への負担が大きく、不満を与えてしまい強力を得られにくくなります。
焦らず1つずつ施策を実行し、効果があれば次の施策を試すことを意識しましょう。
操作しやすいツールを選ぶ
業務の効率化を成功させるには、導入するツールが使いやすいか確認しておきましょう。
社員によっては、業務効率化のために導入するツールの操作が難しい場合があります。
社員が使いにくいツールであれば、操作に時間がかかり逆に業務効率が低下する可能性があるのです。
そうならないためにも、事前に導入目的や操作方法について詳しく説明しておく必要があります。
また、実際に現場で働いている社員にしかわからない問題もあるので、現場の意見をしっかりヒアリングしましょう。
効率化の検証を行う
業務効率化を成功させるためには、施策の効果を検証しましょう。
どれだけ戦略を入念に練ったとしても、必ずしも全ての効果が発揮するとは限りません。
効率化の方法が合わず、逆に業務の質が低下する場合もあります。
そのため、実施した効率化に関する検証は、必要不可欠なのです。
施策の精度やパフォーマンスの向上のためにも、効率化のフィードバックは必ず行いましょう。
業務効率化の成功事例から自社に合ったツールを導入しよう！
仕事の効率化を成功させるためには、業務における現状の問題点を把握する必要があります。
効果的に業務を効率化するためにも、問題点を洗い出して自社に合った施策を練る必要があるのです。
業務効率化の成功事例から、個人や企業の問題点を見つけるヒントを得られることもあります。
様々な企業が取り組む業務効率化のアイデアを、自分なりにアレンジして会社の生産性を高めましょう。
