企業で働く場合、同じチームや他部署、取引先の人と関わることになります。
その際必要になるのがスケジュール調整です。また仕事でなくてもプライベートで飲み会やイベントを主催する場合やはりスケジュール調整が必要になります。
しかし、「スケジュール調整は難しい、大変」という声も聞きます。一体なぜなのでしょうか。
本記事では、スケジュール調整が難しい理由、楽にするコツやメールの書き方、スケジュール調整に便利なツールを解説します。
スケジュール調整はなぜ難しいのか
スケジュール調整が難しい、大きな理由として以下のものが挙げられます。
- スケジュール調整に関わる人数が多い
- スケジュール調整に上司や取引先、初対面の人など気を使う方が関わることがある
- スケジュール調整は非対面ですることが多く手間がかかりやすい
スケジュール調整に関わる人数が多い
会議や打ち合わせを行う人数が、少人数であれば4〜5人で済みますが、大きな会議、例えば会社の全体会議や部署を超えた飲み会になると30人以上となることがあります。
さらにイベントの主催など規模が大きくなると100人を超えてしまうケースもあります。
少人数であれば直接口頭で確認したり、メールでやりとりしても負荷は高くありません。
しかし、何十人もの相手の予定を確認する場合、一人ひとり口頭で確認することは難しく、また誰の予定を確認したかなど内容を覚えることが大変です。
スケジュール調整は人数が多ければ多いほど負荷が高くなり、また調整が難しくなります。
スケジュール調整に上司や取引先、初対面の人など気を使う方が関わることがある
同僚や後輩、仲のいい友人であれば「この日空いてる？」と気軽に確認することができます。
しかし、上司や取引先企業の人、初対面の人が相手の場合、内容の伝え方に気をつける必要が出てくるのです。
例えばメールで確認する場合、いきなり「この日の予定を教えて下さい」と目的だけ聞くことは失礼であり、挨拶文や調整対象のイベントの詳細など文面をきちんと考える必要があります。
相手によっては一人一人文面を変える必要もあり、一斉送信のメールでは対応できず労力が必要です。
スケジュール調整は非対面ですることが多く手間がかかりやすい
同じフロア、同じチームの人であれば対面で予定を確認すればすぐ調整完了できます。
しかし、調整が必要なイベントが大人数の場合、全員と顔を合わせて確認することは難しく、メールなど非対面で確認する必要があります。
非対面で確認する場合、以下の状況になることがあります。
- 確認メールに対して返事が返ってこない
- 返事を保留される
役職のある人や上司など忙しい人の場合、メールを見落としたり、一見したが後で返事を返そうと思ってそのまま忘れてしまうケースがあります。
また返事をしてもひとまず保留にされる場合もあります。
対面であれば見落とす、ということはありえませんし、保留の場合でもいつ返事をするのかなどすぐに確認をすることができます。
しかし非対面の場合、再度確認のアクションがひつようになります。
スケジュール調整をスムーズにするコツ
それではどのように進めればスケジュール調整は楽にできるのでしょうか。以下のポイントがあります。
キーマンの予定を最初に押さえる
会議やイベントを開催する場合、まずはじめにキーマンの予定を押さえましょう。
例えば取引先企業との打ち合わせであれば相手側の役職の人、セミナーであれば講師を担当する人、送別会であれば送別される人となります。
スケジュール調整で一番大きな手戻りが発生するのは「開催予定のイベントに必要な人が出席できなくて再調整が必要になる」場合です。
一斉送信メールで出席予定者の8割から回答をもらえたのに実はキーマンの都合が悪かった、となればそのイベントを開催する意味がなくなり、当然日程をずらして再度調整が必要になってしまいます。
手戻りをなくすため、最初にキーマンの予定を調整することが重要です。
人ごとに出席の必要性を把握しておく
イベントを開催する場合、実は「全員参加でなくてもよい」ケースも多いです。
特にプライベートの飲み会などでは参加してもしなくても問題ないことがあり、大まかな人数だけ分かれば細かい調整は不要な可能性もあります。
対して、絶対に参加して欲しい人がいる場合はその人の予定だけは確認しておきましょう。
必須参加者だけは口頭で確認し、必要性が低い人はメール一斉送信で確認、とすれば楽に調整できます。
日程調整をするイベント・会議の内容を伝えておく
イベント、会議の内容を先に伝えておくことも重要です。内容や開催日時、かかる費用が分かれば即答できるが、情報がないため保留、もしくはメールに返信しない、という人もいます。
スケジュール調整の返答率を高めるためにはできる限り詳細な情報を先出しすることが重要です。
あらかじめ候補日を絞っておく
イベントの候補日を決めていない場合、余計な手間がかかりやすくなります。
例えば「飲み会を開催しますがいつがいいですか」といった内容を一斉送信メールで送ってしまうと各々が好きな日にちを指定してしまい、まずまとまらなくなります。
そのため、「第三週の平日の中から参加できない日を教えてください」といったように先に候補日を指定することが重要です。
候補日は複数用意する
先の説明で「候補日をしぼることが重要」とお伝えしました。しかし、逆に絞りすぎることで問題が発生することがあります。
「1月の○日の予定は空いていますか？」と一斉送信メールを送った場合、誰かしら予定が合わない事態が起こりやすいです。
そのため、候補日は複数用意し、合わせて「候補日の中で参加できる日を全部教えて下さい」と伝えることで成功率を上げることができます。
これを「○日と×日と△日の中から都合がいい日を教えて下さい」と聞いた場合、「○日がいいです」と都合の良い一日だけ返答される可能性があります。
そのため「都合の悪い日以外全て」と回答してもらいましょう。
返答期限を決め、前日や当日にリマインドする
返答期限がない場合、「とりあえず保留」とされたまま回答をもらえない可能性があります。
そのため、必ず返答期限を切り、過ぎた場合リマインドをすることが重要です。
定期的な予定は次回の調整をその場で行う
定例会議など次の開催日が決まっている場合、その場で予定を確認しましょう。
全員が顔を合わせている状態であれば「次回は○日の開催ですが予定が合わない方はいますか」と聞くだけで調整を完了できます。
仮に解散してから調整しようとすると、非対面での確認になったり、返答をもらえなかったりするなど余計な手間がかかってしまいます。
スケジュール調整の方法
対面での確認
一番回答率が高いのが対面での確認です。
顔を合わせて会話しているのですぐ返事をいただけますし、細かい調整もその場でやりとりできます。しかし、以下のデメリットもあります。
- 基本一人一人確認する必要がある
- 忙しい人の場合対面で合うことが難しい
- 離れた場所の人の調整が難しい
一人一人確認する、ということは人数分対応が必要になります。例えば100人規模の飲み会であれば100人分の確認が必要になり、実行は非現実的です。
また営業の人や役職付きの人の場合、打ち合わせや外出も多く確認の時間をもらいづらいです。
取引先の人や離れた営業所で勤務している人、プライベートで普段一緒にいるわけはない人の場合、そもそも確認のためだけに会うことは非常に非効率です。
その場合、メールやツールを使って非対面で調整しましょう。
日程調整メール
メールであれば非対面でスケジュールを調整可能です。以下はメールを使うメリットです。
- 離れた場所の人の予定を調整可能である
- 一斉送信が可能である
- 文面でやりとりすること証跡を残すことが可能である
非対面で複数人とやりとりをでき、また確認事項はメールに残せるので誰が返事をしたか、参加できるのか後で見返すことができます。
逆にメールでスケジュール調整するデメリットもあります。
- メールなので見落とす、返事を返さない可能性がある
- 誰が回答したか、してないかの確認には過去のメールをたどる必要がある
- スケジュール調整の回答を別の場所にまとめる必要がある
非対面で確認できるメリットもありますが、万能ではなくデメリットもあるため、対面や電話での確認も合わせて使うことがポイントです。
日程調整メールを書くときの注意点
日程調整をメールでする場合、以下の点に注意しましょう。
- イベントの詳細を記載する(要件、開催日時、必要時間、回答期限、費用など）
- 相手に合わせて適切な文面に変更する(特に外部の人や目上の人など)
- 候補日を複数用意する
- 回答期限を過ぎた場合リマインドメールを送信する
- スケジュール調整の回答を別途まとめておく(excelなど)
上記を意識することで効果的にスケジュール調整を行うことができます。
日程調整ツール
メールでのスケジュール調整は、非対面で行えて一斉送信できるメリットがありますが同時にデメリットもある、と説明しました。
しかし、そのデメリットを解消する方法があります。それが「日程調整ツール」を使うことです。
日程調整ツールとは複数人の予定を効率よく確認できるツールで、調整者の労力や手間を大幅に減らすことができます。具体的には以下の特徴があります。
- 日程調整をオンラインで調整できる
- URLさえ分かれば誰でも調整表にアクセスできる
- 参加者自身に予定を入力してもらえる(調整者の入力が不要)
- 誰が回答して、誰が回答していないかひと目で分かる(調整者以外も確認できる)
メールでのスケジュール調整の場合、「確認結果は自分で別途まとめる」手間がありました。
しかし、日程調整ツールは参加者自身に入力してもらうためその手間がありません。
また、URLさえ周知すれば誰でもアクセスできるので社外の方との調整にも便利です。参加状況も一目で分かるため、リマインドも行いやすいです。
日程調整ツールの例としてはTimeRexなどがあります。TimeRexは無料で始めることができ、簡単にスケジュール調整が可能です。
また、調整した予定をGoogleカレンダーや Outlook予定表とリアルタイムで連携でき、面倒な日程調整タスクを自動化できます。
ツールやメールを活用すればスケジュール調整は楽にできる
スケジュール調整は大変ですが、ツールを活用することで楽に完了させることができます。
ぜひツールを使ったり、コツやポイントを押さえて効率よくスケジュール調整を実施してみてください。
