「予定調整をお願いしたいけど、メールの書き方が分からない！」
「決定した予定を変更する場合のメールはどうやて書けばいいの？」
予定調整をお願いするメールは、相手の都合に配慮しながら詳細を明確に伝える必要があります。
本記事では、予定調整メールの正しい書き方や送る際のポイント、シーン別の文例について徹底解説します。
予定調整メールの正しい書き方
予定調整メールの正しい書き方を、以下の4つの項目に分けて解説します。
件名
予定調整メールの件名を書くときは、以下の点を意識しましょう。
- できるだけ具体的に
- 短くまとめる
- 要件が一目で分かるようにする
件名は、長くなりすぎないように気を付けながら、できるだけ具体的かつ簡潔に書きましょう。
ビジネスにおいて、メールでのやり取りが多い人は件名をみて優先順位を判断する場合があります。
件名が長かったり、必要のない情報を書いてしまうと、後回しにされる可能性があるのです。
予定調整メールの件名は、20文字以内が理想的です。
相手が件名を一目みたら、要件を理解できるようにまとめましょう。
宛名
ビジネスにおける予定調整メールの宛名は、「社名（社外に送る場合のみ）＋部署名＋役職＋氏名」の後に、挨拶文を導入する形式が一般的です。
宛名を書く際のミスとして、以下のケースが考えられます。
- 名前を間違える
- 敬称を間違える
- 宛名のつけ忘れ
- ToやCcの間違い
メールは、予定を送る人やその会社のイメージを左右する可能性が高いです。
そのため、予定調整メールで宛名を書く際は、起こりやすいミスを意識しながら書きましょう。
万が一ミスが起こった場合は、気づいた時点で迅速に謝罪し、対応することが大切です。
要旨
要旨は、予定調整メールを送った理由について書きましょう。
メールの主旨や目的を冒頭で説明すれば、相手に理解してもらいやすくなります。
的確な要旨を読むことで、相手は次のアクションを起こしやすくなり、返事も早くなるのです。
効率的に予定調整を進めるためにも、目的を明記し的確に内容を伝えましょう。
詳細
予定調整メールの詳細は、何よりも分かりやすく書くことが大切です。
以下の点を意識して、予定調整の詳細を記載しましょう。
- 必要のない情報を書かない
- 予定調整の目的を明確にする
- 相手にしてほしいことを明記する
- 簡潔で丁寧な文章にする
予定調整をお願いする内容を詳しく書いても、相手に伝わらなければ意味がありません。
予定調整を迅速に済ませるためにも、相手の立場に立って文章を書くことが大切です。
理解しにくい箇所を残さないように、一度完成した文章を読み返してみるのがおすすめです。
予定調整メールを送る際のポイント
予定調整をする際のポイントとして、以下の4つがあげられます。
候補を複数用意する
予定調整メールを送る際は、日程候補を複数提示しましょう。
候補日程が少ない場合、メンバーの都合が合わなければ再度やり取りする必要があります。
相手が予定を合わせやすいように、複数の候補日を提示することで、コミュニケーションの二度手間を省けます。
個別対応のやり取りを減らせば、予定調整の作業時間を短縮できるのです。
回答期限を伝える
予定調整メールを送る際は、回答期限を明記しましょう。
重要度や緊急度の高い予定調整は、迅速に予定調整を完了する必要があります。
回答期限を明記すれば、余裕を持った予定調整を行えるので、取引先の先方に迷惑がかかるなどのリスクを避けられます。
また、メンバーに重要度を理解してもらうためにも、予定調整が必要な理由が伝わるように文章を作成しましょう。
メンバーの予定を公平に配慮する
予定調整をメールでお願いする際は、メンバーの予定を公平に配慮しましょう。
例えば、予定調整をする際は、上司や年配の人を優遇しがちです。
取引先の場合は仕方ありませんが、社内で予定調整する際、一部の参加者を優遇すれば、他の社員に不満が生まれます。
全員の都合に配慮し、平等な予定調整を心がけましょう。
メンバーにリマインドする
「予定調整を完了して終わり」ではなく、予定をリマインドしましょう。
何度もメールを重ねたり、予定を変更した場合は、特に注意してください。
メンバーの予定忘れといったミスを防ぐためにも、参加者へのリマインドは必須なのです。
ツールなどにより、リマインドの自動送信を設定しておくのがおすすめです。
【シーン別】予定調整メールの文例集
予定調整メールの例文を、シーン別に解説します。
複数の候補日を伝える場合
複数の候補日を伝える際は、相手が分かりやすいように日時を記載しましょう。
本文中の例
～
以下の日程でご都合いかがでしょうか。
【候補日】
- 3月16日(月) 10:00 〜 12:00
- 3月17日(火) 13:00 〜 14:00
- 3月19日(木) 16:00 〜 18:00
～
日時を比較しやすいように、予定調整メール中の文章を揃えましょう。
候補日が1つしかない場合
候補日は最低でも3つ提示するのが一般的ですが、アルバイトの面接や個別面談などの予定調整においては、候補日を1つだけ提示することもあります。
候補日が1つの場合は、自分の予定に合わせて時刻を分けて記載するのがおすすめです。
本文中の例
～
以下の日程でご都合いかがでしょうか。
【候補日】
3月16日(月) 11:00 〜 12:00
3月16日(月) 13:00 〜 14:00
3月16日(月) 16:00 〜 16:30
～
相手に候補日を挙げてもらう場合
予定調整メールにおいて、相手に候補日をあげてもらう場合、日時と場所の回答をお願いしましょう。
本文中の例
～
つきましては、以下の内容に関してご回答をお願いいたします。
- 日時
- 場所
お時間は、2時間を見込んでいただけましたら、充分かと思います。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
～
打ち合わせに必要な時間を明記すれば、相手も予定を調整しやすくなります。
メールに対しての返信（承諾の場合・都合が悪い場合）
予定調整メールに対しての返信を承諾の場合と都合が悪い場合に分けて解説します。
【承諾の場合】
本文中例
～
候補日をご指定いただきまして、ありがとうございました。
それでは、下記の日時にお伺いさせていただきます。
訪問日時：3月16日(月) 13:00 〜 15:00
当日は貴社の会議オフィスに私と上司の2名でお伺いします。
何卒、よろしくお願いします。
～
【都合が悪い場合】
本文中例
～
候補日をご指定いただきまして、ありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、ご指定いただいた日にちはすでに別のスケジュールが入っております。
恐れ入りますが、再度、以下の日程で調整させていただけないでしょうか。
【候補日】
3月23日(月) 11:00 〜 12:00
3月24日(火) 14:00 〜 15:00
3月25日(水) 16:00 〜 17:00
上記の日程で調整が難しければ、〇〇様のご都合の良い日程を再度提示していただけると幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
～
都合が悪い場合は、冒頭で謝罪文を書きましょう。
予定が決まっていない段階では、謝罪する必要がありませんが、より親切な印象を与えてくれます。
決まった日程を変更したい場合
決まった日程を変更する場合、その理由を簡単に説明しましょう。
理由を詳しく述べれば、相手に優先度が低いと思われる可能性があるので簡潔に書くことが大切です。
本文中例
～
3月16日(月) 13:00 〜 15:00に決定しておりました打ち合わせの件ですが、急なトラブルの対応で訪問が難しくなったため、再度予定を調整していただけないでしょうか。
すでに決定したスケジュールの変更で、大変心苦しいのですが以下の日程へ変更していただけると幸いです。
再調整の日付：3月16日(月) 16:00 〜 16:30
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いします。
～
リスケジュールのメールは、予定の変更をお願いすることに対して、謝罪の意を示しましょう。
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