日程調整は自分だけでなく関係者の予定を確認し、合わせる必要があるため「手間がかかる、難しい」と思う人も多くいます。
特に上司や取引先などが関わる場合、気を使うため苦手と感じやすいです。
しかし、日程調整はメールの書き方やツールを活用すればスムーズに進めることができます。
本記事では、日程調整をスムーズに進めるためのメールの書き方、日程調整ツールの内容を解説します。
なぜ日程調整は難しいのか？
日程調整が難しくなるのは主に以下の理由に起因します。
- 日程調整関係者の規模が大きいケースがある
- 一斉送信メールで対応できないケースがある
- 非対面でのスケジュール調整は手間がかかりやすい
日程調整関係者の規模が大きいケースがある
一言で「日程調整」と言ってもイベントの内容や開催規模は様々なものがあります。
- グループの会議（5人前後）
- 部署の会議（20人前後）
- 会社全体の会議（100人以上）
- 大規模なセミナーなど（300人以上）
グループの会議など少人数であれば口頭で確認したり、メールで確認しても負荷はそれほど高くありません。しかし20人以上となればどうでしょうか。
回答しない人、保留にする人など様々な人が出てきてしまい一筋縄では行かなくなります。
一斉送信メールで対応できないケースがある
日程調整はメールの一斉送信を活用すると楽に行なえます。しかし、相手が取引先企業であったり、自社の上司や役職付きの方であれば個別の調整が必要です。
メールであれば相手にあった文面に変更し、時には電話を使っての調整が必要となります。
個別対応が必要な人数が増えるほど人数分対応しなければなりません。
また一斉送信メールで予定を調整する場合、1つの候補日に複数の参加者が希望を出し予定がブッキングし、再調整が必要になってしまうケースもあります。
非対面でのスケジュール調整は手間がかかりやすい
少人数であれば対面で確認することが可能です。
しかし、人数が大きくなればメールなど非対面での方法を取らざるを得ません。
非対面での調整の場合、対面より調整難度は高くなりやすいです。
例えば会議終了時に次回の予定を確認したい場合、その場で調整すればすぐに完了できます。
仮に何人か予定が即答できなくてもその数人のみ後日確認すれば完了できます。
しかし、非対面での確認となるとメールなどを活用する必要があり、メールの見落とし、回答しないケースも発生し対面より労力が必要になりやすいです。
日程調整をスムーズに進めるコツ
日程調整をスムーズに進めるには以下のポイントを意識しましょう。
- 最初にキーマンの予定を押さえる
- 日程調整をするイベントの内容を先に伝える
- 候補日を複数設定する
- 返答期限を決める
- 可能な限り全員が集まる場を活用して調整をその場で行う
キーマンの予定を最初に調整することで「日程調整途中で実は必須参加者の予定が合わないことが分かり、開催日程をずらすことになってしまった」という事態を防げます。
また「イベントの詳細をできる限り詳しく書く」「日程候補日は複数設定する」ことで、参加者が回答しやすくなり、結果的に日程調整をスムーズに行うことができます。
その際、返答期限も必ず設定しましょう。連絡を受けてもひとまず保留にする、という人がいるからです。
最後に全体が集まる機会があればその場で伝えることも重要です。
例えば部署の飲み会の調整であれば、部署の定例会議の際に伝えればすぐに回答をもらえます。
次に具体的な日程調整のやり方とポイントを解説します。
日程調整の方法１：日程調整メールを書く
メールは日程調整によく使われる方法の1つです。
メールでの調整は一斉送信できるメリットがありますが、注意点もあります。
日程調整メールを書く際の注意点
要点を凝縮した件名にする
日々のやり取りで受け取るメール量は膨大なため、メールが会議開催のための調整メールであることを一目で分かるようにし、埋もれないようにしましょう。
例えば件名を「【1月定例会議】予定確認依頼」とすれば会議の日程調整確認ということがすぐに分かります。簡潔に書くことがポイントです。
内容は端的に伝える
件名だけでなく内容も簡潔にすることが重要です。予定確認で重要なのは主に以下のポイントであり、余計な文章が長く書かれていると見落としてしまう可能性があります。
- 開催日時
- 開催場所
- 開催内容
- 回答期限
- 費用(かかる場合)
調整をする際は、挨拶などは簡潔に書き上記ポイントを中心とした本題に絞って伝えてあげましょう。
箇条書きを使う
箇条書きを使うことで日程調整メールを分かりやすくできます。
以下が一例となります。
箇条書きを使わない例
開催日時は1月○日の13時からで場所は〇〇、内容は今期の売上説明と今後の方針について、回答期限は1月×日までにお願いします。
箇条書きを使用した例
開催日時：1月○日の13時～
開催場所：〇〇
内容：今期の売上説明と今後の方針について
回答期限：1月×日まで
後者の箇条書きを使用したほうが一目で内容が把握できます。
そのためできる限り箇条書きにするのが分かりやすく伝えるポイントです。
日程調整メールの文例
以下日程調整メールにおいてよく使うパターンの記載例を紹介します。
自分から候補日を提案する場合
（例）
下記日程のご都合はいかがでしょうか。ご返信をお待ちしております。
・10月16日（水）10:00～11:00
・10月18日（金）14:30～15:30
・10月23日（水）16:00～17:00
相手に候補日を提案してもらう場合
（例）
・〇〇様のご都合のよい日時をご教示いただければ幸いです。
・〇〇様のご都合のよい日時の候補をいくつかいただくことは可能でしょうか。
日程変更を依頼する場合
（例）
・1度調整いただいた後に恐縮ではございますが、〇日の調整が難しく、
再度〇〇様のご都合のよい日時をご教示いただくことは可能でしょうか。
日程調整の方法２：ツールを使う
メール以外に日程調整ツールを使う方法があります。
日程調整ツールは複数人の予定を効率よく調整できるツールで、労力や手間の削減に役立ちます。
日程調整ツールを使うメリット
日程調整ツールを使うことで以下のメリットがあります。
- 日程調整をオンラインで調整できる
- URLさえ分かれば誰でも調整表にアクセスできる
- 参加者自身に予定を入力してもらえる(調整者の入力が不要)
- 誰が回答して、誰が回答していないかひと目で分かる(調整者以外も確認できる)
メールの場合、イベントの詳細を記載したメールを作成し、必要な宛先に送る必要があります。
しかし、日程調整ツールならイベントの詳細や候補日を記載した専用ページを発行し、必要な相手にURLを送るだけで完了できます。
予定の入力は調整相手にしてもらえるため、調整者が確認した予定を入力する手間を省くことができます。
また回答状況も一目で分かるため日程調整を完了させていない人が誰か過去のメールをチェックする必要もありません。
日程調整ツールはこんな人におすすめ
- 大人数の日程調整が必要な人
- 人事や営業など打ち合わせや面談の機会が多い人
- 日程調整の回答状況を簡単に把握したい人
日程調整ツールはこのような人に向いています。特に打ち合わせ回数が多く、回答状況の確認が煩雑になりやすい人におすすめです。
日程調整ツールの例としてはTimeRexなどがあります。TimeRexは無料で始めることができ、調整した予定をGoogleカレンダーや Outlook予定表とリアルタイム連携可能なため、面倒な日程調整タスクを自動化できます。
ツールやメールを活用すればスケジュール調整は楽にできる
対面やメール確認での日程調整は労力が必要です。
しかし、合わせてツールを活用することでスムーズに進めることができます。
日程調整メールのコツやポイントを把握し、合わせてツールを活用することで効率よく日程調整を実施してみてください。
