個人や企業にとって仕事を効率化するのは、生産性向上や利益増大を達成するためにも、避けては通れぬ課題です。
一方、そもそも仕事を効率化するために、何から着手すればいいのか、わからない人も多いでしょう。
本記事では、そんな疑問を解決するため、仕事の効率が良い人と悪い人の特徴や、仕事を効率化する方法について徹底解説します。
仕事を効率化するのが上手い人の特徴
仕事の効率が悪い人との違いを交えながら、仕事の効率が良い人の特徴について解説します。
仕事の全体像を把握している
仕事の効率が悪い人は、仕事の全体像が見えておらず、正しい優先順位をつけていない場合が多いです。
目先の仕事から取り掛かるといった、場当たり的な仕事をしていると、余計な作業や手間に時間を取られることがあります。
計画性がなければ、段取りの悪さにより、仕事の効率が悪くなる可能性があるのです。
一方、仕事の効率が良い人は、業務の全体像を把握し、適切な優先順位をつけられます。
正しい仕事の優先順位をつければ、複数のタスクがあったとしても、焦らず効率的に取り組めるのです。
仕事にこだわりすぎない
仕事の効率が悪い人は、こだわりの強い完璧主義な場合があります。
こだわりが強すぎると、仕事の細かい部分まで注力し、重要度の低い作業に時間を割いてしまいます。
完璧主義は、決して悪い性質ではありませんが、いつまでも仕事が終わらず、結果的に効率が悪くなる可能性があるのです。
一方、仕事の効率が良い人は、仕事にこだわりすぎません。
仕事を「悪くない」状態まで仕上げれば、次のタスクに取り掛かります。
仕事を効率化するには、必要以上に作業に時間をかけすぎず、自分の中で妥協点を持つことが重要なのです。
周囲の仲間に頼り仕事を割り振れる
仕事の効率が悪い人は、1人で仕事を抱え込みがちです。
多くの仕事を1人でこなそうとすれば、業務を処理しきれず、クオリティが下がったり期限に間に合わない可能性があります。
結果的に周囲に迷惑をかけ、仕事の効率が悪いという評価を受けてしまうのです。
一方、仕事の効率が良い人は、周囲に頼ることができます。
仲間の得意分野やスキル、状態を把握しており、自分の抱えている業務を、適切なメンバーに適切なタイミングで割り振れるのです。
仕事を効率化するには、1人で仕事を抱え込まず、周囲に頼るのが大切です。
仕事を効率化する方法9つ
仕事を効率化する方法は、以下の9つがあげられます。
方法（1）タスクの優先順位をつける
タスクの優先順位をつけることで、場当たり的な仕事がなくなり、仕事を効率化できます。
一般的な優先順位のつけ方として、以下があげられます。
優先度1：重要かつ緊急
優先度2：重要だが緊急ではない
優先度3：緊急だが重要ではない
優先度4：重要でも緊急でもない
優先順位をつければ、緊急度が低く重要度が低い仕事は、する必要がないことに気づける可能性もあります。
方法（2）仕事の全体像をおさえる
仕事の全体像をおさえることで、計画的に業務をこなせます。
自分が現在抱えている仕事を把握することが重要です。
具体的な方法として以下があげられます。
・1日のToDoリストを作成する
・仕事の作業を細かく書き出す
・仕事の期限を可視化する
・理解している人に聞きメモをする
上記などの方法で全体像を可視化すれば、仕事を段取りよく進め、効率化が図れます。
方法（3）集中できる環境・状態をつくる
集中できる環境・状態を整えることで、仕事を効率化できます。
・職場が散らかっている
・長時間働いている
・十分な睡眠がとれていない
上記などの環境や状態で働くと、仕事に集中できず、効率が悪くなります。
以下などの方法で環境を整えれば、仕事のパフォーマンス向上が期待できます。
・オフィスの整理整頓を行う
・集中ブースをつくる
・タスクごとに休憩時間を設ける
・リラックススペースを設置する
社員が、切り替えできる環境を作ることで、集中力を保てるのです。
方法（4）朝は重要な仕事から取り掛かる
朝は、重要な作業から取り掛かりましょう。
脳は目覚めてから2、3時間が最もパフォーマンスが高いといわれています。
そのため、集中力や思考力が求められる重要な仕事は、朝出勤してから優先的に進めることをおすすめします。
仕事を効率化しパフォーマンスを最大化するためにも、十分な睡眠を取ることが大切です。
方法（5）時間を区切る
仕事を効率化するには、時間を区切ることが重要です。
適切な時間管理を行うことで、集中力を切らさず仕事を行うことができます。
下記の手順で、1日の時間を区切りましょう。
・タスクをリスト化する
・タスクをこなす時間を決める
・休憩する際のルールをつくる
・やらないことをリスト化する
それぞれのタスクに時間制限を設けて、時間内に作業が終わるように心がけましょう。
また、休憩する際には、仕事に関わることは一切しないなどのルールを決めておくと、効果的な切り替えが可能です。
SNSを見ることや、他の業務などやらないことをリスト化するのもおすすめです。
方法（6）単純作業は午後に行う
単純作業は、午後に行いましょう。
上記では、脳のパフォーマンスが良いのは朝起きてから2、3時間ほどと述べましたが、反対に午後に入ると、脳が疲労し集中力が持たなくなります。
そのため午後からは、単純作業の仕事に切り替えることをおすすめします。
自分の1日の集中力に合わせた、計画を立てることで、仕事の効率化を図るのです。
方法（7）デスク周りの整理整頓
デスク周りの整理整頓は、以下のメリットがあげられます。
・資料を探す時間を削減
・作業のミスを減らせる
・業務の質が上がる
整理整頓すれば、仕事に必要な資料などをすぐに取り出せます。
また、デスク周りが整った環境では、集中力を保つことが可能です。
仕事のミスや資料の紛失を防ぎ、パフォーマンスの質も向上するので、仕事の効率化を図れます。
方法（8）定期的に仕事のやり方を見直す
定期的に仕事のやり方を見直しましょう。
無駄な作業を見つけ出したり、業務の仕組みを改善することが可能です。
・仕事の流れをリスト化する
・担当者にヒアリングする
・業務のマニュアルを作成する
上記などの方法を用いて、仕事のやり方を見直し、効率化を行いましょう。
方法（9）ツールの活用
ツールを活用すれば、業務の自動化や、無駄な時間を省けるなどの効果が期待できます。
下記のように様々な用途に応じたツールが、日々開発されています。
・コミュニケーションツール
・RPA
・名刺管理
・ペーパーレス化
・タスク管理
・日程調整
上記などのツールを活用できれば、個人だけでなく会社全体の生産性向上に繋がります。
業務の内容に適したツールを駆使し、仕事の効率化を図りましょう。
ツールを活用して仕事を効率化しよう！
仕事を効率化すれば、社員や会社のパフォーマンスが向上し、生産性向上や利益増大、ワークライフバランスの実現などに繋がります。
効率化する方法を知らない人と知っている人では、仕事の成果に大きな差が開きます。
ぜひ本記事を参考に、仕事の効率化に取り組んでください。
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