働き方改革やワークライフバランスの実現が求められる中、必要不可欠なのは業務の効率化です。
業務の効率化は、企業だけでなく個人も考えるべき課題なのです。
「面倒な作業が多くて、業務に時間がかかる」
「もっと効率よく日常業務を遂行したい」
本記事では、このような問題を解決するため、日常業務を効率化するアイデアについて徹底解説します。
日常業務の効率化する優先事項
下記では、日常業務を効率化する優先事項について解説します。
スピード・効果を求めるならツールを導入しよう！
近年、業務を効率化するため、様々なツールが開発され、日常的に活用されています。
ツールを導入すれば、作業時間の短縮や、自動化により、業務スピードの向上が期待できるのです。
日常業務の用途に合わせて、以下のようなツールがあります。
日程調整
二度手間なスケジュール調整をなくし、日程調整の時間を0にする
名刺管理
名刺をデジタルデータ化し、一元管理する
ペーパーレス化
紙で行われていた煩雑な手続きを、簡単にする
タスク管理
チーム単位でタスクを可視化・共有する
コミュニケーション
業務連絡や会議などを円滑に行う
RPA
データ収集やオフィス業務を自動化する
上記などの用途に合わせたツールを活用すれば、生産性の向上や従業員のモチベーションアップに繋がります。
日常業務を効率化するためには、ツールの活用が必須と言えるのです。
コスト削減は効率化のアイデアを実践しよう！
コストを削減したい人は、日常業務を効率化するアイデアを実践しましょう。
自分たちの工夫で改善したアイデアの実践には、以下のメリットがあげられます。
・ツール選定の時間が必要ない
・導入コストの削減
・使用方法を覚えなくていい
そのため、コストをあまりかけたくないという人は、効率化アイデアを実践するのがおすすめです。
担当者にしかわからない、日常業務の問題点もあります。
業務担当者にヒアリングしながら、改善点を洗い出しましょう。
具体的なアイデアは、下記で詳しく述べますので、ぜひ参考にしながら、日常業務の効率化を実践してみてください。
日常業務の効率化アイデア9つ
日常業務を効率化するアイデアとして、以下の9つがあげられます。
アイデア（1）タスクを整理する
日常業務を効率化するには、タスクを整理しましょう。
現在、担当しているタスクを把握することが大切です。
まずは、自分が抱えている業務の書き出しや、リスト化をしましょう。
タスクを整理すれば、本当はする必要がなかったり、仲間に頼める業務を見つけられます。
タスク整理を行うことで、日常業務の改善点を洗い出せるのです。
アイデア（2）優先順位をつける
優先順位をつければ、計画的に日常業務を遂行できます。
優先順位のつけ方は、以下が一般的です。
優先度1：重要かつ緊急
優先度2：重要だが緊急ではない
優先度3：緊急だが重要ではない
優先度4：重要でも緊急でもない
目先の業務を場当たり的に取り組むと、余計な作業や手間に時間を取られます。
優先順位を決めておけば、複数の仕事を抱えていたとしても、焦らず段取りよく遂行できるのです。
アイデア（3）タスクに割く時間・スケジュールを考える
日常業務を効率化するために、ぞれぞれのタスクに割く時間・スケジュールを考えましょう。
それぞれのタスクに時間制限を設けて、時間内に作業が終わるように意識すれば、効率よく業務を遂行できます。
また、業務マニュアルやフローチャートを作成すれば、担当者が代わった場合でも、仕事の時間や質を保てます。
質を保つためにも、業務の流れをできるだけ細かく、具体的に落とし込むことが大切です。
アイデア（4）データ整理・管理
データの整理・管理を行いましょう。
デスクトップ内のファイルや、デスク周りの整理には、以下のメリットがあげられます。
・資料を探す時間を削減
・作業のミスを減らせる
・業務の質が上がる
デスクトップ内のデータやデスクを整理すれば、短時間で必要な資料を見つけ出せます。
データや資料の場所とカテゴリを、整理して配置すれば、会社全体で管理できます。
日常業務のミスや資料の紛失を防ぎ、パフォーマンスの質も向上するので、業務の効率化を図れるのです。
アイデア（5）会議の見直し
日常的に行われる会議の見直しを行いましょう。
会社全体で意見を出し合い、組織の意思決定を行うことが会議の目的です。
社員が意見を交わさず、ただ話を聞いているだけの会議は、本当の意味での会議とは言えません。
会議を見直すために、以下の点に注意しましょう。
・事前に会議の議題や進め方、目標を決めておく
・意見の出しやすい雰囲気を作る
・全員が集中して参加できる環境を整える
・予定の時間通りに会議を進める
事前に決めたスケジュール通りに進め、社員が意見を出せる雰囲気づくりにより、生産性のある会議を行えるのです。
アイデア（6）情報共有の見直し
会社内での情報共有は、日常的に行われています。
業務に関する連絡だけでなく、会社の利益増大に繋がる情報もあるので、確実に共有できる環境を整える必要があるでしょう。
共有漏れや誤った解釈を防ぐためにも、以下の点を意識しましょう。
・共有する際は5W1Hを意識する
・相手の立場を考慮する
・情報共有しやすい環境をつくる
・情報共有ツールを活用する
情報共有する環境やツールを導入すれば、日常の業務を効率化できるのです。
アイデア（7）メールの設定
日常業務の中では、頻繁にメールでやり取りが行われます。
メールの作成時間を短縮できれば、業務の効率化に繋がります。
差出人の署名や、挨拶部分などをテンプレート化することは必須です。
また、メールの設定を行うことで、対応の質を均一化できます。
ベテラン社員と新入社員のビジネスメールには、品質の差が出てしまいますが、テンプレート化を行うことで、メールの質を均一化できるのです。
アイデア（8）単語登録
日常的に使用するパソコンやスマホに、よく使う単語を登録すれば、業務を効率化できます。
パソコンなどで仕事をしていると、何度も同じ文章を入力することが多いです。
慣れてしまえばすぐに入力できますが、単語登録を行えば、より効率的に業務を遂行できます。
例えば、「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」という文章は、21文字のひらがなを入力してから変換します。
「ごか」を「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」と登録すれば、2文字入力して変換できるのです。
単語登録を行えば、文章を効率的に入力でき、パソコン業務を効率化できるでしょう。
アイデア（9）ショートカットキー
ショートカットキーを駆使すれば、日常業務の効率化ができます。
パソコン業務において、ショートカットキーを使えるか使えないかでは、仕事の生産性に大きな違いが出てきます。
マウスで操作する場合、キーボードから一度手を放して持ち替えなければなりません。
この手順が積もり積もっていくと、多くの時間が割かれます。
ショートカットキーを駆使し、この時間を短縮すれば、日常業務が飛躍的に効率化されるのです。
アイデアを実践して日常業務を効率化しよう！
日常業務の効率化により、空いた時間を使えば、優先度の高い重要な仕事に注力できます。
あらゆる企業や個人が、日常業務の効率化を課題としており、これまで多くのアイデアが生まれてきました。
日常業務を効率化するにあたって、既存のアイデアを実践するのも1つの手です。
本記事を参考に、日常業務の効率化に取り組んでみてください。
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効率の良い日程調整は、働き方改革やワークライフバランスの実現に繋がります。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
