リモートワーク時の会議や社外での打ち合わせに便利なツールがWeb会議システムです。
Web会議システムの1つである「Cisco Webex Meetings」を使えば遠く離れた場所の人と1度に大人数でミーティングが可能です。
しかし、Cisco Webex Meetingsの使い方やどんなメリットがあるのか分からない人もいるのではないでしょうか。
本記事では、Cisco Webex Meetingsの使い方やメリットを解説します。
Cisco Webex Meetingsとは・Webexの特徴
Cisco Webex MeetingsはVoIPを使ってWeb会議を開催できるツールです。
VoIP（Voice over Internet Protocols）は音声をデジタル信号に変換する技術で、ノイズの少ない高音質を実現できます。
ネット回線経由のWeb会議では「声が聞き取りにくい、ノイズが入ってしまう」といった悩みがありますがWebexなら聞き取りやすい声を届けることができ、質の高いミーティングを実現可能です。
またネット回線だけでなく電話でのミーティング参加も可能なため「出先でPCを持っていないが携帯電話から参加したい」といった融通が効くのもメリットです。
Webexの登録手順
ミーティングルームを作成する場合、まずCisco Webex Meetingsのアカウントを作成する必要があります。
・公式サイトの画面上にある「無料で始める」をクリックし、メールアドレスを入力
・登録アドレスに「確認コード」が届くので6桁の数字を入力
・地域、名前、パスワードを入力
・Webで実行するか、デスクトップアプリをダウンロードするか選択
上記手順で簡単に導入でき、クレジットカードの入力はないため無料で始められます。
PCに不要なアプリをインストールしたくないなどの事情があればWebでの実行が楽です。
ただし、投票など一部の機能は主催者側がデスクトップアプリをインストールしていないと使えません。
そのためWebexの機能をフルに活用したいのであれば予めアプリを入れておく必要があります。
以降Webブラウザ上で実行した場合を説明します。
Webexでミーティングを作成する方法
公式サイトの画面上からサインインします。するとWebexの管理画面が表示されるので以下のどちらかを選択します。
・ミーティングを開始
・ミーティングをスケジュール
「ミーティングを開始」を選択した場合すぐに会議を始めることができます。
「ミーティングをスケジュール」の場合、予め会議の時間、パスワードなどを設定でき指定時間になると開始でき、予め会議の予定が決まっているのであればスケジュールを選びましょう。
開催したミーティングは管理画面上に表示されている専用のURLを参加者に伝え、クリックしてもらうことで参加可能です。
Webexの使い方
各ボタンの詳細
ミーティング開催時の画面では以下のボタンが表示されます。
・ミュート→ミュートのON/OFF切り替え
・ビデオを開始/停止→自分の画面のカメラのON/OFF切り替え
・共有→参加者に対して画面の共有が可能
・参加者リスト→参加メンバーの一覧が表示される。
主催者に指名することや強制退出なども可能
・チャット→参加者間でのメッセージ送信が可能
それ以外にも画面に動きのある絵文字を表示したり、参加者の権限を変更することが可能です。
画面共有の方法
ミーティング上で「共有」-「画面」を選択することで参加者へ画面表示できます。
なお指定できるのは画面だけでなく、アプリケーション単位も可能です。
例えばPC上でパワーポイントを開いていればパワーポイントの画面だけを共有可能です。
特に社外の人との打ち合わせでデスクトップや他の画面を見せたくない場合、指定アプリケーションだけを共有する機能が役に立ちます。
スピーカー・マイク・カメラの詳細設定
Webexの管理画面上にスピーカーの音量設定はありません。そのため接続機器側で予めボリュームを設定する必要があります。
またカメラ経由で表示される画面は左右反転可能です。
事前準備無しで会議を始めると音量が大きかったり、カメラが表示されなかったりするトラブルが起こりえます。
そのため余裕を持ってスピーカーや画面がどう表示されるかチェックすることが重要です。
その他便利な機能
チャット
参加者にメッセージを送ることができます。
1対1での会話や全体への発信、両方可能です。
ブレイクアウトセッション
ブレイクアウトセッションとはWeb会議中に更に少人数の会議を開催する機能です。
参加者間でグループワークをしたり意見の出し合いをすることができます。
会議中に一度グループで話し合ってほしい、部署別に意見を出してほしいといったシチュエーションで役に立ちます。
MP4 での録画
開催したWeb会議は動画形式で録画可能です。
後で内容を再確認したり、社外の人との打ち合わせで証跡として残しておきたい、といったケースで役立ちます。
挙手、投票機能
Web会議上で参加者に挙手してもらったり、アンケートに投票してもらう機能が使えます。
進行中の議題に質問があるか、今参加者がどう思っているかなど一方通行でない質の高い会議を実現できます。
ファイル転送機能
Web会議場にファイルをアップロードできます。
参加者に資料を配布するのに便利です。
スマホからの参加
WebexはPCだけでなくスマホからも会議に参加可能です。
接続方式は電話番号経由とネット回線経由があります。
出先や出張先、自宅などで急遽Web会議に参加しなければいけないのにPCが手元にない、といった場合でも簡単に接続可能です。
参加時のパスワード認証
主催者は参加者のミーティングルーム参加時に参加パスワードを入力させるかどうかを設定できます。
認証が必要なので何らかの理由で会議URLが漏れてしまってもパスワードを知らない人のアクセスをブロックできます。
参加者の参加許可/拒否・強制退出機能
主催者は参加者のログイン時に会議に参加させるか否か選択できます。
これにより対象外の人がログインしても強制退出させることができ、情報漏えいを防ぐことができます。
また参加中に強制退出させることも可能です。
Webexのよくある質問
料金、利用人数制限について
Cisco Webex Meetingsの料金は以下のとおりです。
・無料→0円
・Starter→1490円
・ビジネス→2980円
・Enterpriseプラン→要問い合わせ
無料の場合、1回のミーティング最大時間50分、録画機能や文字起こし機能がない、といった制限があります。
Starter以上のプランの違いは以下のとおりです。
・主催者ライセンス(会議を同時開催できる人数)の数
・1度のミーティングに参加できる最大人数
・録画用のストレージの容量
・カスタマーサポートの対応
利用者の人数が多く、同時間帯の打ち合わせが必要な場合、主催者ライセンスは同時開催数分必要となります。
例えば13時から3箇所で打ち合わせをするなら必要数は3ライセンスです。
参加者としてミーティングに参加する場合
以下の手順で参加できます。
・主催者はミーティングルームのURLを参加者に連絡
・参加者は指定URLをクリック
・アプリをダウンロードするかブラウザで接続するか聞かれるのでどちらか選択
・表示名を入力
アプリのダウンロードをしなくてもブラウザからすぐ接続できるので、ミーティング参加時にインストールに時間がかかる、操作がわからなく手間取るという心配はありません。
Cisco Webex MeetingsならWeb会議を簡単に実施できる
Cisco Webex Meetingsは無料でも簡単に導入でき、すぐにWeb会議を開催できます。
参加者も送られてきたURLをクリックするだけ、アプリケーションインストール不要と手間がかからず楽です。
Web会議をうまく活用できれば以下のようなメリットがあり、労力や時間、資料印刷のコスト削減が実現できます。
・打ち合わせのための移動が不要
・社外の人とも簡単に打ち合わせできる
・100人以上の大人数でも打ち合わせが可能
・Web画面上で資料の共有ができる
ぜひCisco Webex Meetingsをうまく利用してWeb会議を円滑に実施しましょう。
