ビジネスにおけるチャットツールとして導入する企業が増えている「Slack」。実はコミュニケーションだけでなく、日程調整を行うこともできるのです。
今回はSlackを使って日程調整する方法や、アプリを使う方法を紹介します。ぜひ参考にして、手間がかかる日程調整をスムーズに行いましょう！
Slackとは
SlackはPCやタブレット、スマートフォンから利用できる無料のビジネスチャットツールです。
アメリカの企業が開発し、手軽に使えることからエンジニアの間で人気に火がつきました。
2022年現在、ビジネスシーンでも多く使われるようになり、数多くの大手企業も社内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入しています。
チャット機能のほか、通話やビデオ通話、ファイル共有も可能です。
Slackで日程調整するメリット
Slackで日程調整をするメリットは、手間を減らして手軽に日程調整が行える点です。具体的なメリットはおもに次の3つです。
アプリを使って外出先でも手軽に日程調整できる
SlackはPC版のほか、スマートフォン版のアプリがあるため、外出先から手軽に日程調整ができます。
リアルタイムで確認すれば、参加可否や希望日など参加者の意向をすぐに反映させることが可能です。
メールのやり取りは、参加者の希望を個別にチェックする必要があり、確認漏れが発生するケースも少なくありません。しかし、Slackなら一目で参加者の希望が分かるため、ミス防止にも役立ちます。
チャンネルを作成すれば個別にメールを送信する必要がない
Slackはチャンネルを作成して参加者を招待すれば、個別にメールを送る必要がなくなります。
全員にメンションをつけて送信するだけでチャンネル参加者すべてにメッセージが送られます。
メールを送信する際に悩みがちな「CC」も考える必要がないため、手間を減らせるのがメリットです。
簡単なWEB会議ならSlack上でできる
Slackはオンラインの状態なら、ほかのツールに切り替えることなくWEB会議を開催できます。
感染症対策やリモートワーク推進の影響で、WEB会議を開催する機会も増えました。
SlackならWEB会議の参加可否や希望日の意見をアプリ上でまとめて、すぐにWEB会議を開催できます。
無料プランなら最大15名までWEB会議が可能で、有料プランなら画面の共有なども行うことが可能です。
Slackで日程調整する方法
Slack内での日程調整はもちろん、Slack内のアプリを使えば、よりスムーズに日程調整を行うことができます。
具体的な方法はおもに次の2種類です。
絵文字リアクションを使った日程調整方法
Slackはメッセージに対して絵文字リアクションが選択できるほか、リアクションを選択したメンバーを確認することができます。
そのため、候補日時ごとに絵文字を決めておき、リアクションしてもらうだけで、簡単に日程調整を行えるのです。
たとえば、以下のようにアンケートを取ります。
〇〇会議開催の希望日を選択してください（リアクションで反応をお願いいたします）
😄3月1日 9:00
👍3月2日 11:00
✋3月3日 13:00
リアクションを選択してもらうだけで回答できるので、参加予定者も気軽に対応できます。
アプリを使った日程調整方法
Slack内のアプリを使えば、よりスムーズに日程調整が可能です。Slackにアプリを追加する場合、サイドバーにある「App」から「アプリを追加する」を選択します。
「名前またはカテゴリーで検索」欄に追加したいアプリ名を入力し、結果が表示されたら「追加」を選択してください。
次の2つのアプリはSlack上でアンケートを取ることができるので、ぜひ導入して日程調整を効率的に行いましょう。
Polly
PollyはSlack上でアンケートを取るアプリです。「同意」や「不可」など、参加予定者の意向までチェックできるのがPollyのメリットです。
サイドバーからPollyを起動し、「Creat Polly」を選択したら「Create New」を選びましょう。
Pollyは一つずつ候補日と選択肢を作成していきます。
作成方法は以下を参考にしてください。
- Create question：候補日時を入力
- Question type：「可」「不可」を選択する「Agree/Disagree」を選ぶ
- +Add a Question：次の候補日時、選択肢を作成する
全ての候補日時、選択肢を入力し終わったら「Confirm Questions」を選択します。次に以下の項目に入力しましょう。
- Multi-Question Title：会議の名称や依頼文
- Choose audience：メンバーやチャンネル名を選択
内容に間違いがないか確認したら「Send Polly」で完了です。アンケートを受け取ったメンバーは可、不可など5通りの選択肢で回答でき、「View Results」で回答比率を確認可能です。
設定方法が複雑、日本語対応していないというデメリットがありますが、メールで日程調整を行うよりも大幅に効率化できます。
Simple Poll
Simple PollはSlack上のメンバーに日にちを選択してもらい、日程調整を行うアンケートアプリです。
サイドバーからSimple Pollのアプリを選択し、「Create a poll」を選択しましょう。
入力する項目は以下を参考にしてください。
- Channel to post the poll in：チャンネルを選択
- Question or Topic：会議の候補日などを入力（例：「〇〇会議の候補日を選択してください」など）
- Option 1（2）：候補日を入力（さらに候補日を追加する場合はAdd another optionで追加）
設定が完了したら「Preview」で内容を確認します。内容に間違いがなければ、「Create Poll」を完了しましょう。
Pollyとの違いは、気軽に候補日のアンケートを取れる点です。そのため、設定は簡単ですが、Pollyのように「同意」「不可」など詳細な回答ができないので、注意しましょう。
Slackで日程調整を行う際の注意点
Slackは手軽に日程調整ができる反面、気をつけたい点もあります。シーンを見極めて、効率的に日程調整を行いましょう。
商談などの設定には向いていない
Slackはチャット内のリアクション機能やアプリを使って手軽にアンケートが取れますが、フランクな印象を与えてしまう可能性があります。
そのため、商談や大きな会議など外部のメンバーが多く参加する会議の日程調整には向いていません。
「どうしてもメールで送信しなければいけない」「より効率的に日程調整を行いたい」という場合、日程調整ツールの導入がおすすめです。
数ある日程調整ツールのなかでもおすすめなのが、累計利用者数2600万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツール「TimeRex」です。
商談やWeb会議の日程調整を自動化できるほか、カレンダーと連携して予定を自動登録できます。
Slackとも連携可能なので、日程調整の結果をSlackに通知してくれます。
予定のブッキング防止にもつながるため、ぜひ無料で導入してみてください。
参加者全員がSlackのアカウントを作成する必要がある
Slackを使って日程調整を行うときは、参加者全員がSlackのアカウントを作成する必要があります。
社内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入している場合、社内会議の設定はSlackで簡単にできますが、社外のメンバーと日程調整を行うときにSlackを使っていないとアカウント作成の手間が生じます。
普段からSlack以外のツールで連絡を取っているメンバーが会議に参加する場合、ほかのツールを使う必要が出てくるため、希望日時の集計に手間がかかるというデメリットがあります。
Slackの日程調整で日常の会議の設定がスムーズになる！
Slackはチャット機能が主体となったコミュニケーションツールなので、リアクション機能などを使って手軽に日程調整ができます。
またSlack内のアプリを追加すれば、参加者へのアンケートも取りやすくなります。
とくに社内のコミュニケーションツールとしてSlackを利用している場合、社内の会議設定がスムーズに進むので、ぜひ導入を検討してみてください。
