「Googleカレンダーでスケジュール調整したい！」
Googleカレンダーはビジネスシーンで頻繁に利用されるスケジュール管理ツールです。
日常的に使うGoogleカレンダーで、効率的にスケジュール調整を行いたいと考える人も多いです。
本記事では、Googleカレンダーの使い方やスケジュール調整する方法、連携できるツールについて詳しく解説します。
スケジュール調整に役立つ！Googleカレンダーとは
Googleカレンダーとは、Googleが無料で提供する高機能な時間管理ツールです。
カレンダーを利用するためには、Googleアカウントを取得する必要があります。
Googleカレンダーでは、主に以下の機能を利用できます。
- スケジュールの作成・編集
- 定例スケジュールの設定
- 会議室などの予約
- 特定のユーザーとの予定共有
- ファイルの添付
- サブカレンダーの作成
スケジュール管理に強力な機能を無料で利用できるため、多くのビジネスシーンで重宝するツールです
カレンダーの表示形式や色の変更など、自分好みの仕様にカスタマイズできます。
Googleカレンダーは、便利な機能やカスタマイズできるデザイン性などに優れているため、スケジュールの調整に適したツールと言えます。
スケジュール調整に役立つGoogleカレンダーの使い方
Googleカレンダーは豊富な機能を利用でき、スケジュール調整に役立ちます。
Googleカレンダーの使い方は、以下の3つがあげられます。
予定作成
自分の予定を作成し、Googleカレンダー上に表示させスケジュール管理することが可能です。
予定を作成する方法は、主に以下の4つです。
- カレンダー上で予定を追加したい日時をクリックする
- Googleカレンダー上の予定作成の「＋」ボタンをクリックする
- Gmailから予定を作成する
- 共有カレンダーから予定を作成する
スケジュールを作成する際は、予定のタイトルや時刻を設定することが可能です。
また、Googleカレンダーの左側にある「ユーザーを検索」をクリックしてゲストを追加すれば、メンバーと予定を共有できます。
詳しい予定の作成方法は、Google Supportの「予定を作成する」をご覧ください。
予定の詳細設定
Googleカレンダーに追加する予定を編集すれば、効率的にスケジュール調整できます。
予定は、以下の点を詳細に設定できます。
- 予定の終日設定
- 定期的な予定の設定
- ビデオ会議の追加
- ライブストリーミングの追加
- 会議室の予約
- 予定の配色
スケジュールの終日・定期設定を行えば、予定を追加する作業が効率化します。
また、Googleカレンダーで予定を作成することで、ビデオ会議やライブストリーミングの自動設定が可能です。
詳しい設定方法は、Google Supportの「予定の設定」をご覧ください。
予定の変更
Googleカレンダーでは、追加した予定を編集することが可能です。
Googleカレンダー上のスケジュール変更手順は以下の通りです。
- Googleカレンダーを開く
- 編集する予定をクリックする
- 編集アイコンをクリックする
- 予定を変更する
- 「保存」をクリックする
編集アイコンをクリックし、右側にある「ゲストの権限」から「予定を変更する」をオンすれば、メンバーのスケジュール変更が可能です。
Googleカレンダーでスケジュール調整する方法3つ
Googleカレンダーでスケジュール調整する方法は、以下の3つがあげられます。
相手の空き予定を確認する
Googleカレンダーで、メンバーの空き予定を確認する手順は、以下の通りです。
- Googleカレンダーを開く
- 自分のカレンダーをメンバーと共有する
- 予定を作成アイコンの「＋」ボタンをクリックする
- 「ゲストを追加」にメンバーのメールアドレスを入力する
- 「ゲスト」ボタンから「おすすめ時間」をクリックする
自分のGoogleカレンダーをメンバーと共有すれば、おすすめ時間機能により、相手の空き予定を確認することが可能です。
メンバーの空き予定を確認し予定を作成することで、簡単にスケジュール調整することができるのです。
メンバーとカレンダーを共有する設定については、Google Supportの「他のユーザーとカレンダーを共有する」をご覧ください。
予定に招待する
Googleカレンダーの予定にメンバーを招待することで、スケジュールを調整できます。
メンバーを招待する手順は、以下の通りです。
- Googleカレンダーを開く
- 招待したい予定の編集アイコンをクリックする
- 招待するメンバーを入力する
- 保存をクリックする
- メンバーに招待メールが送信される
Googleカレンダー上の予定にメンバーを招待すれば、個別でスケジュール調整する手間が省けるのです。
- Googleカレンダーを使用していないユーザーを招待する
- Googleグループを使用する
- 招待メールを転送する
- メールまたはチャットから招待する
上記の方法については、Google Supportの「カレンダーの予定にゲストを招待する」をご覧ください。
会議リンクの追加
Google Meetの会議リンクをメンバーと共有すれば、スケジュール調整できます。
会議リンクは、Googleカレンダーの予定作成時に追加可能です。
作成した会議リンクを、Gmailやチャットツールを利用して共有することで、スケジュールの詳細をメンバーに伝えられます。
Googleカレンダーと連携できるスケジュール調整ツール6つ
おすすめのツールとして、以下の6つがあげられます。
TimeRex
TimeRexは、ビジネスシーンで効果的なスケジュール調整ツールです。
状況に合わせた日程調整方式や、豊富な外部サービスとの連携、カスタマイズ機能を利用できます。
- 料金：750円〜/人（無料プランあり）
- 対応カレンダーツール：Google,Outlook
- 対応Web会議ツール：Zoom,Teams,Google Meet
Calendly
Calendlyは、海外の企業が運営するスケジュール調整ツールです。
海外圏に住む相手との日程調整に効果的です。
- 料金：8ドル〜/月（約900円〜）（無料プランあり）
- 対応カレンダーツール：Google,Outlook,Apple
- 対応Web会議ツール：Zoom
Tocaly
Tocalyは、簡潔なデザインで操作性の高いスケジュール調整ツールです。
2022年2月の時点では、無料で利用できるためコストを抑えたい方におすすめです。
- 料金：無料
- 対応カレンダーツール：Google,Outlook
- 対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
Nitte
Nitte（ニッテ）は、「日程調整のストレスを0に」を掲げるスケジュール調整ツールです。
URLを送るだけでスケジュール調整できる予約型の機能を利用できます。
- 料金：600円〜/人,無料プランあり
- 対応カレンダーツール：Google,Outlook
- 対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
ノリスケ
ノリスケは、スケジュール調整に必要な作業を自動化できるツールです。
相手の移動時間を配慮したスケジュール調整が可能で、ビジネスシーンにおすすめのツールと言えます。
- 料金：現在無料
- 対応カレンダーツール：Google
- 対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
アイテマス
アイテマスは、スマホアプリでもスケジュール調整できるツールです。
通勤時間や会社と取引先間の移動など、スキマ時間でスケジュール調整することが可能です。
- 料金：現在無料
- 対応カレンダーツール：Google
- 対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
Googleカレンダーとツールを駆使してスケジュール調整を効率化しよう！
Googleカレンダーとツールを連携すれば、スケジュール調整が飛躍的に効率化します。
今までスケジュール調整にかけていた時間を省ければ、業務に余力が生まれます。
スケジュール調整の効率化で生まれたリソースを活用すれば、さらなる事業展開や新しいビジネスに着手することが可能です。
TimeRexは、スケジュール調整に必要な作業を自動化できるツールです。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
