「スケジュール調整を時短できるアプリを知りたい！」
スケジュール調整に必要な業務は、二度手間になるやり取りや予定を追加する作業により、手間と時間がかかります。
そんなスケジュール調整を効率化したいと考える人も多いです。
本記事では、スケジュール調整アプリ・サービスについて、徹底解説します。
そもそもスケジュール調整アプリ・サービスとは？
スケジュール調整アプリ・サービスとは、日程調整に必要な作業を効率化するツールです。
スケジュール調整できるツールを活用すれば、相手の予定を考慮しながら、迅速に日程調整できます。
スケジュール調整アプリには、作業を自動化する機能や外部サービスとの連携機能が備わっているため、業務を効率化したい人におすすめです。
スケジュール調整アプリ・サービスのメリット
日程調整サイトの最大のメリットは、工数削減による作業の時間短縮です
手作業で日程調整する場合、一般的に以下の手順が考えられます。
- 複数の候補日を提示する
- メンバーからの返信を待つ
- 返信を1つずつ確認し全員の空き予定を見つける
- 予定が合わなければ別の候補日を提示する
- 会議室を予約する
- カレンダーに予定を追加する
- リマインドメールを送る
個別対応や一つひとつ作業は手間や時間がかかるため、スケジュール調整を億劫に感じる人も多いです。
一方、ツールを活用したスケジュール調整の手順は、以下の通りです。
- 日程候補の自動リストアップ
- 候補から日程を決定する
- カレンダーへの予定追加や会議室の予約、リマインドメールが自動的に行われる
スケジュール調整できるアプリやサービスを利用すれば、作業工数を大幅に削減できるのです。
業務時間が短縮されるため、社員は本来の業務に集中し、モチベーションがアップします。
社員一人ひとりの仕事へのパフォーマンスが高まれば、会社全体の生産性向上が期待できるのです。
スケジュール調整アプリ・サービスのデメリット
スケジュール調整アプリ・サービスは、導入にコストがかかる場合があります。
事業を展開する上で、光熱費や人件費などのランニングコストは避けられません。
利益を増大させるためにも、会社の運営に必要な費用を抑える必要があるのです。
スケジュール調整できるアプリやサービスを利用する場合は、かけられるコストをあらかじめ決めておきましょう。
ツールには、スケジュール調整に必要な頻度に合わせた料金プランや、無料プラン、トライアル期間があります。
スケジュール調整アプリ・サービスの選定ポイント3つ
スケジュール調整アプリ・サービスを選定するポイントとして、以下の3つがあげられます。
利用できるデバイス
スケジュール調整できるアプリやサービスを選ぶ際は、対応しているデバイスを確認しましょう。
対応可能なデバイスが多ければ、メンバーがそれぞれ違うデバイスを利用していた場合でも、スケジュール調整ができます。
使いやすさ
スケジュール調整アプリ・サービスの使いやすさを確認しましょう。
社員の能力によっては、ツールを操作する作業が難しい可能性もあります。
アプリが会社のメンバーと合わなければ、操作に時間がかかり、逆に業務効率が低下するのです。
社員に浸透しやすいツールを選べば、満足度の高い導入効果を得られます。
利用する機能
スケジュール調整アプリ・サービスを選ぶ際は、利用する機能について確認しましょう。
スケジュール調整できるツールには、様々な機能が備わっています。
- 日程候補の自動リストアップ
- カレンダーツール連携
- Web会議ツール連携
- 他サービス連携
- リマインド機能
- グローバル対応
使用頻度や利用する機能を確認し、自社の用途に合ったアプリ・サービスを選びましょう。
おすすめのスケジュール調整アプリ・サービス
おすすめのスケジュール調整アプリ・サービスについて、イベント向けとビジネス向けの2つに分けて解説します。
イベント向け
イベント向けのスケジュール調整アプリ・サービスは、全て無料で利用できます。
イベント向けのおすすめツールは、以下の4つです。
調整さんは、URLを参加者に送ることで、イベントの出欠確認ができるスケジュール調整アプリ・サービスです。
アカウント登録が必要なく、URLからスケジュール調整できるため、気軽に利用できるツールです。
伝助では、メンバーの空き予定が一目でわかるスケジュール調整アプリ・サービスです。
URLを送ることでスケジュール調整可能で、ガラケーにも対応しています。
Doodleとは、ウェブ上で簡単にスケジュール調整できるアプリ・サービスです。
Doodleは英語表記ですが、イベントの詳細などの文字を入力する箇所は日本語入力が可能です。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは、日程候補の文章を簡単に作成できるアプリ・サービス
例えば、会社の飲み会で、一人ひとりに文章を作成する作業は手間がかかります。
日程候補の文章を書く時間を短縮できるため、メール作成が効率化します。
定型文は自由にカスタマイズすることが可能で、文章を作成する手間や時間を削減できるのです。
ビジネス向け
ビジネス向けのスケジュール調整アプリ・サービスは、様々な料金プランが設定されています。
高機能なツールであるため、ビジネスシーンで重宝するサービスです。
ビジネス向けのおすすめツールとして、以下の7つがあげられます。
TimeRexは、ビジネスシーンで効果的なスケジュール調整ツールです。
状況に合わせた日程調整方式や、豊富な外部サービスとの連携、カスタマイズ機能を利用できます。
料金：750円〜/人（無料プランあり
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom,Teams,Google Meet
Calendlyは、海外の企業が運営するスケジュール調整ツールです。
海外圏に住む相手との日程調整に効果的です。
料金：8ドル〜/月（約900円〜）（無料プランあり）
対応カレンダーツール：Google,Outlook,Apple
対応Web会議ツール：Zoom
Tocalyは、簡潔なデザインで操作性の高いスケジュール調整ツールです。
2022年2月の時点では、無料で利用できるためコストを抑えたい方におすすめです。
料金：無料
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
YouCanBook.meは、海外での認知度が非常に高いスケジュール調整ツールです。
日本語への対応やシンプルなデザイン、外部サービスとの連携が魅力です。
料金：10ドル/月,＋10ドル/予約フォーム
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom
ノリスケは、スケジュール調整に必要な作業を自動化できるツールです。
相手の移動時間を配慮したスケジュール調整が可能で、ビジネスシーンにおすすめのツールと言えます。
料金：現在無料
対応カレンダーツール：Google
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
Nitte（ニッテ）は、「日程調整のストレスを0に」を掲げるスケジュール調整ツールです。
URLを送るだけでスケジュール調整できる予約型の機能を利用できます。
料金：600円〜/人,無料プランあり
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
アイテマスは、スマホアプリでもスケジュール調整できるツールです。
通勤時間や会社と取引先間の移動など、スキマ時間でスケジュール調整することが可能です。
料金：現在無料
対応カレンダーツール：Google
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
スケジュール調整アプリで業務効率化を図ろう！
スケジュール調整アプリ・サービスを活用すれば、イベントや社内会議、取引先との商談など、様々な日程調整が効率化します。
社員のモチベーションアップや、会社の生産性向上のためにも、スケジュール調整においてツールの活用は必須です。
TimeRexは、スケジュール調整を効率化するアプリ・サービスを提供しています。
スケジュール管理に必要な作業の自動化や、外部サービスとの連携により、業務の効率化が期待できます。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
