現在日本では、働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の拡大防止により、在宅勤務やテレワークなどが拡大しています。
会社に出社せずに働けるリモートワークが普及するにつれて、「Web会議室」の需要が高まりました。
「Web会議室って実際どんなものなの？」
本記事では、Web会議室についてやメリット・デメリット、その料金体制について徹底解説します。
そもそもWeb会議室とは？
Web会議室とは、Web会議に必要な設備を利用できるレンタルスペースを指します。
Web会議は、PCや通信機器などを用いて資料などをリアルタイムで共有し、遠くにいる相手と会議を行えるシステムです。
Web会議の特徴として、以下の点があげられます。
- 会議や打ち合わせでメンバーが集まる必要がない
- 場所を問わず会議に参加できる
- 交通費や移動時間を削減できる
- 日程調整しやすい
- 働き方改革に繋がる
- 優秀な人材を確保できる
- 社員の定着率が高まる
- 感染症拡大防止に繋がる
Web会議の最大の魅力は、「会議や打ち合わせの度に集まる必要がない」という点です。
実際に自社のオフィスや取引先の会社に集まって会議を行う場合、移動時間や交通費を考慮する必要があります。
また会議の日程調整を行う際は、社員の勤務地や移動方法などメンバーの都合に配慮すべきことが増えるため、スケジュール調整が難しくなるのです。
Web会議は1か所に集まる必要がなく、通信環境さえあればどこからでも会議に参加できるため、交通費や移動時間を削減可能です。
上記のWeb会議における魅力から、貸会議室やレンタルスペースなどWeb会議室の需要が高まっています。
Web会議室は、Wi-Fiなどの通信環境やWebカメラ、防音設備が整っています。
自宅で行うリモートワークと比べると、レンタルスペースを利用するWeb会議は、会議の臨場感を再現できるのです。
web会議室のメリット
Web会議室のメリットは、以下の4つがあげられます。
（1）防音性に優れている
Web会議室は、防音性に優れています。
在宅勤務やテレワークで起こる問題として、コミュニケーションや自己管理が難しいなどの点があげられます。
その中でも特に解決しなければならない点は、「騒音」です。
Web会議中に、周囲の音や会話内容が聞こえてくると業務に支障が生じる可能性があるため、放っておくことはできません。
騒音の原因として、以下の点があげられます。
- 子供など家族の声
- 自宅の生活音
- 近所の人の話し声
- 工事
防音設備が整ったWeb会議室を活用すれば、騒音に悩まされることはありません。
そのため騒音対策するためにも、リモートワークの際は、Web会議室の活用をおすすめします。
（2）会議用の設備が整っている
Web会議室には、Webカメラやインターネットなどの設備が整っています。
Web会議では、スムーズに話し合いを進めるためにも、カメラの映像や音声を鮮明に共有する必要があります。
一方、ノートPCなどに搭載されているカメラやマイクの解像度では、実際の会議の臨場感を再現するのは難しいです。
高機能なカメラやマイクなどの機器を自分で揃える場合、数万円程度のコストがかかる可能性があります。
また、Web会議では、円滑なコミュニケーションを図るためにも、高性能な通信環境を用意する必要があります。
大人数でのビデオミーティングや資料の画面共有は安定した回線でなければ、会議の途中で映像が途切れる可能性があるのです。
Web会議室では、高機能なWebカメラやマイクスピーカー、安定した通信回線が用意されています。
通信が乱れる可能性が低いため、安心してWeb会議を進められるのです。
（3）椅子や机が使いやすい
Web会議室では、快適にリモート会議を進められるように使いやすい椅子や机が用意されています。
リモートワークが普及するまでは、会社のオフィスでのデスクワークが主体であったため、自宅に仕事用の椅子や机がないという人も多いです。
仕事をする際に、快適に業務をこなせる椅子や机がなければ、身体的にも精神的にも負担がかかるため、疲れやすくなります。
効率的に業務を遂行するためにも、ストレスを軽減できる環境づくりが必要なのです。
Web会議室では、リモートワークを快適に進めるために長時間の業務に適した椅子や机が用意されています。
デスクの高さに合った椅子は、クッション性や身体の分散などを考慮したものが多いです。
そのため、Web会議室は快適な環境が整っており、ストレスを軽減して業務を遂行できるのです。
（4）必要な時だけ利用できる
Web会議室は、必要な際に自由に利用できます。
会議スペースを自分で用意する場合、コストがかかります。
交通の便が良かったり土地の価格が高い場所では、高額な維持費用が必要です。
頻繁に会議を行わなければ、使わないスペースを維持するために高額なコストをかけることになるのです。
一方Web会議室は、必要な時間だけいつでも利用できるため、無駄なコストがかかりません。
光熱費や賃貸料、メンテナンスに必要な人件費などのランニングコストを抑えられるのです。
web会議室のデメリット
Web会議室のデメリットとして、以下の3つがあげられます。
（1）頻繁に利用すると費用が高くなる
Web会議室は、頻繁に利用すると費用が高額となります。
必要な時だけ自由に利用できるWeb会議室ですが、利用回数が多くなるほどその分Web会議にかかるコストが高くなります。
コストを抑えるためにも、Web会議を開催する頻度を見極める必要があるのです。
例えば、以下の場合に分けてWeb会議室を利用するのか検討しましょう。
- 一人で行う作業が多い場合は、自宅や会社のオフィスを利用する
- 重要なリモート会議では、騒音や通信障害などのトラブルを避けるためにWeb会議室を利用する
業務の内容に合わせて工夫すれば、コストを抑えることができるのです。
（2）予約をする必要がある
Web会議室を利用する際は、予約をする必要があります。
日本では、インターネット配信や政府の働き方改革の推進によって、Web会議室のようなレンタルスペースの需要は高いです。
リモートワークやライブ配信での利用者が多いため、あらかじめWeb会議室を予約する必要があります。
予約をする手間がかかるので、この点はデメリットと言えます。
当日予約で利用できるWeb会議室もありますが、トラブルを避けるためにも早めに予約することをおすすめします。
（3）重要な会議では下見する必要がある
Web会議室で重要なミーティングを行う際は、下見をする必要があります。
下見をせずに実際に利用したことがないWeb会議室を使えば、想定外のトラブルが起こる可能性が高くなります。
重要度の高い会議でトラブルが起きて、円滑に話し合いを進められずメンバーにも迷惑がかかる事態は避けたいものです。
効果的なWeb会議を開催するためにも、防音性能や通信設備、建物までの道のりなどをあらかじめ確認しておきましょう。
web会議室の料金システム
Web会議室は、時間単位や1日使い放題、月額など料金設定は様々です。
例えば、以下のような料金設定があります。
- 1時間毎 500円～
- 1日上限 2,000円～
- 月額料金 55,000円～
店舗や利用するスペースによって、料金が変動するプランが多いです。
時間料金では、決められた時間内で退出しなければなりません。
1日貸切や月額で契約すれば、その期間は自由に利用することが可能です。
Web会議を開催する頻度を見極めて、自分に合ったレンタルスペースを選びましょう。
Web会議室を活用して業務を効率化しよう！
Web会議室を利用すれば、騒音などのトラブルを避けながら快適に業務を遂行できます。
リモートワークの普及で働き方が多様化する中、業務を効率化するための便利なサービスやツールが生まれています。
仕事のパフォーマンスを高めるためにも、業務をサポートするサービスやツールの活用は必須です。
TimeRexは、日程調整ツールを提供しています。
TimeRexの日程調整ツールはWeb会議ツールと連携しており、リモート会議の効率的なスケジュール調整が可能です。
ぜひこの機会に、TimeRexを活用し、効率的な日程調整を体験してみてはいかがでしょうか。
