「音がうるさいのでWeb会議に集中できない！」
近年、新型コロナ感染拡大防止対策や働き方改革の推進により、あらゆる企業でWeb会議が導入されています。
Web会議で気を付けなければならない問題は、「うるさい」音問題です。
本記事では、Web会議の「うるさい」音問題を解決すべき理由やよくある原因、対処法について徹底解説します。
Web会議の「うるさい」音問題を解決すべき理由
Web会議の「うるさい」音問題を解決すべき理由として、主に以下の3つがあげられます。
会議の生産性が高まる
Web会議の「うるさい」音問題を解決すれば、会議の生産性を高めることが可能です。
企業がWeb会議を導入する目的は、新型コロナ感染拡大防止など様々な理由があります。
その中でもWeb会議を導入する大きな目的は、企業の生産性を高めることです。
場所の制約を受けずどこからでも参加できたり、移動費や出張費などのコスト削減などにより社員の生産効率を高められます。
一方、Web会議で問題視されているのは、「うるさい」音問題です。
Web会議で音問題が発生すれば、ミーティングが途中で中断せざる負えなくなり、時間が長引いてしまいます。
せっかくWeb会議を導入したのに、会議に時間や手間がかかってしまうと、企業の生産性は高められません。
そのため、Web会議を開催する際は「うるさい」音の問題を解決する必要があるのです。
プライバシーや機密情報を守れる
Web会議の「うるさい」音問題を解決すれば、企業や顧客のプライバシーと機密情報を守ることが可能です。
Web会議を利用するシーンは、主に以下のケースがあげられます。
- 企業の経営方針を決める重要なミーティング
- 取引先との商談
- 社員とのコミュニケーション
Web会議では、企業の事業に関する重要なミーティングや顧客、社員の情報が飛び交います。
「うるさい」音問題では、マイクやスピーカー、音量によってはPCやタブレットから音漏れするケースもあります。
重要なWeb会議で企業や顧客、社員の情報が大音量で流れると、プライバシーの侵害や情報漏えいに繋がる可能性があるのです。
Web会議を開催する際は、参加する関係者のプライバシーと情報を守るためにも、音問題は解決しなければなりません。
ストレスが軽減される
Web会議の「うるさい」音問題を解決すれば、会議の参加者のストレス軽減に繋がります。
ミーティング中に「うるさい」音が入ると、会話の内容が聞きづらくなります。
会話がうるさい音で聞こえなければ、もう一度聞き返したり内容を理解しないままWeb会議を進めることになります。
社員がコミュニケーションを取りづらい環境は、ストレスを感じるのです。
また、PCから入る音がうるさすぎるとWeb会議に参加するメンバーの聴覚に、負担がかかります。
「雑音やノイズがうるさいけど会話の内容を聞き取らないといけない」環境は、ストレスがかかります。
上記の理由から、社員のストレスを軽減するためにもWeb会議の「うるさい」音問題は解決すべきなのです。
Web会議の際に起こる「うるさい」音問題
Web会議の際によく起こる「うるさい」音問題は、主に以下の通りです
周りの音がうるさい
Web会議で起こる「うるさい」音の問題として、ミーティングに参加する際の周りの環境があげられます。
一般的に、Web会議に参加する場所は同僚のいる会社のオフィスや自宅などが考えられます。
Web会議はどこからでも参加できる分、参加する場所に気を付けなければなりません。
例えば自宅からWeb会議に参加する場合、以下の音問題が発生する可能性があります。
- 自宅のある建物のそばで工事をしている
- 車や電車が通過する度に音がうるさい
- 外を歩く人の会話の声が入る
- 家族で住んでいる場合、子供の声がWeb会議に入ってしまう
いくら気をつけていても、自宅でWeb会議を行った際に想定外の音問題が発生したという人も多いです。
そのため、Web会議を行う際は周囲の環境に注意を払う必要があるのです。
音が切れる
Web会議で起こりやすいのは、話し合いの途中で音が途切れるケースです。
オンラインで会議を行う限り、通信環境や機材の準備を万全にしなければ、インターネットの接続が悪く音が途切れる可能性があります。
音が途中で途切れれば、Web会議を円滑に進められずに生産性が低下したりストレスを感じてしまいます。
そのため、Web会議を開催する際は音が途切れない通信環境を整える必要があるのです。
ハウリング
対面会議とは違いWeb会議特有の「うるさい」音としてよくあげられるのは、ハウリングやエコーです。
Web会議におけるハウリングやエコーとは、自分の声がやまびこのようにオンライン上で反響することを指します。
耳をつんざくような音で、会話が聞き取れなくなったり参加者の聴覚に負担を与え、会議が円滑に進まなかったりストレスを感じます。
ハウリングは、Web会議に参加するメンバーの環境によって発生する問題です。
そのため、Web会議を開催する際はハウリング対策を行う必要があるのです。
Web会議の際に起こる「うるさい」音問題への対処法
Web会議の際に起こる「うるさい」音問題への対処法は、主に以下の通りです。
ミュート
Web会議を行う際は、発言者以外の参加者がミュートにすることを促しましょう。
ミュートとは、Web会議中に自分の声が入らないようにする機能です。
発言している人以外のメンバーがミュート設定すれば、ハウリングやうるさい周囲の音が入るのを防止できます。
周辺機器
Web会議における「うるさい」音問題を解決するためにも、周辺機器に気をつけましょう。
Web会議の音問題が発生する原因は、周辺機器によるものが多いです。
具体的には以下の点に気をつけてください。
- PCに内蔵されたマイクやスピーカーの使用を避ける
- 性能の良いマイクとイヤホンを揃える
性能が良いマイクやスピーカーを活用することで、雑音が入る可能性を下げられます。
場所選び
Web会議に参加する際は、場所選びに注意しましょう。
周囲がうるさい環境でWeb会議に参加すると、雑音やノイズが入る可能性が高まります。
Web会議専用のコワーキングスペースや個室ブースなど、静かな場所を選ぶことをおすすめします。
Web会議の「うるさい」音問題を解決しよう！
Web会議を効率的に進めるためには、「うるさい」音問題の解決や防止対策の実施が大切です。
生産性や業務効率を高めるためにWeb会議を導入しても、うるさい環境が原因で逆にマイナスの影響を及ぼす可能性があります。
Web会議の生産性を高めるためにも、コミュニケーションの取りやすい環境づくりは必要不可欠なのです。
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Web会議に必要な日程調整を効率化すれば、企業の生産性向上につながります。
ぜひこの機会に、TmeRexの日程調整ツールを活用してみてはいかがでしょうか。
