「仕事を効率よく進めたい！」
仕事のできる人がどのように業務に取り組んでいるか、気になる人も多いです。
本記事では、効率のいい仕事の進め方や仕事ができる人の特徴についてお教えします。
また、後半では効率よく仕事を進めるために押さえておきたいポイントについても解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。
効率の良い仕事の進め方
効率の良い仕事の進め方は、以下の通りです。
（1）仕事の目的やゴールを把握する
まずは、仕事の目的を具体的に把握しましょう。
目的を把握しなければ、業務と関係のない作業に時間をかけてしまう可能性があります。
自分が抱えている仕事の目的やゴールを明確にすることで、一貫性をもって業務に取り組めるのです。
仕事に取りかかる際は、以下の点を意識しましょう。
- 業務内容を確認する
- 数値化できる業務を考える
- 仕事の期限を可視化する
- 業務内容を理解している人に詳しく聞く
業務の全体像を把握することで、目的とゴールを具体的に設定することができます。
（2）優先順位をつける
効率良く仕事を進めるために、優先順位をつけましょう。
目先の作業から取りかかるような場当たり的な仕事をしていると、段取りが悪く作業に時間を取られる可能性があります。
自分なりに仕事の優先順位をつけることで、効率的に業務を進められます。
一般的な優先順位の付け方は、以下の通りです。
- 重要度が高いかつ緊急度が高い
- 重要度が低いかつ緊急度が高い
- 重要度が高いかつ緊急度が低い
- 重要度が低いかつ緊急度が低い
重要度と緊急度が低い作業を見直すと、実は必要のない業務であると気づくケースもあります
まずは、優先順位をつけるためにも自分の抱えている業務の詳細を細かくリストアップしてみましょう。
スケジュールを立てる
効率よく仕事を進めるためにも、スケジュールを立てましょう。
仕事の期限や重要度をもとに優先順位を決め、計画に沿って業務を進めることが大切です。
スケジュールを立てるうえで意識すべき点は、以下の通りです。
- スケジュール帳やツールを用意する
- 1日にやるべきことをリストアップする
- 業務にかかる時間を把握する
- 空き時間を把握する
- 次の日の予定を把握する
計画性をもって仕事を進めれば、時間を有効活用して効率よく業務を遂行できます。
完了後は振り返る
効率の良い仕事を進めるためにも、完了した業務について振り返りましょう。
特に、自分の想定以上に時間を割いたり労力がかかった作業の見直しが大切です。
仕事における改善点を洗い出すことで、次の業務をどのように進めるのか戦略を練られます。
「業務を完了して終わり」ではなく、今後の仕事をより効率良く進める方法を考えましょう。
効率の良い仕事の進め方ができる人の特徴
効率の良い仕事の進め方ができる人の特徴として、主に以下の2つの点があげられます。
マルチタスクをしない
効率良く仕事を進める人は、マルチタスクをしすぎません。
たくさんの仕事を1人で取り組めば、業務を処理しきれずクオリティが下がったり、期限に間に合わない可能性があります。
結果的に周囲に迷惑をかけ、仕事の効率が悪いと評価されてしまいます。
仕事を効率良く進めるためには、1人で複数の業務を抱え込まないようにしましょう。
マルチタスクを防ぐ手段として、仲間へ業務を任せることがあげられます。
仲間の得意分野やスキル、状態を把握し、適切なメンバーに適切なタイミングで割り振りましょう。
こだわりすぎない
効率良く仕事を進める人は、業務にこだわりすぎません。
こだわりが強すぎると重要度の低い作業に注力してしまい、逆に業務効率が低下する可能性があります。
仕事を効率良く進めるためにも、業務が一定の水準まで達した時点で次のタスクに取りかかりましょう。
必要以上に時間をかけすぎず、自分の中で業務の妥協点を持つことが大切です。
効率の良い仕事の進め方におけるポイント
効率の良い仕事の進め方におけるポイントは、主に以下の4つがあげられます。
時間を区切って作業する
効率よく仕事を進めるためには、業務に時間を区切ることが重要です。
適切な時間管理を行うことで、集中力を切らさず仕事を行うことができます。
タスクにかかるおおよその時間を把握し、時間制限を設けましょう。
自分が設定した時間内に業務が終わるように意識すれば、効率よく仕事を進められます。
また、休憩する際は仕事に一切関わらないなど自分なりのルールを決めておくと、メリハリがつき切り替えられます。
SNSを見ることや、他の業務などやらないことを確認することも効果的です。
周囲とのコミュニケーションを欠かさない
効率良く仕事を進めるためには、周囲とのコミュニケーションを欠かさないようにしましょう。
チームワークは、仕事を効率的にこなす上で必要不可欠です。
仲間とのコミュニケーションを怠ると、情報の伝達ミスや目標のイメージ共有不足による修正が多くなります。
チームワークを高めて仕事に取り組むためにも、周囲とのコミュニケーションは欠かせないのです。
全体像を把握してから進める
仕事を効率良く進めるためにも、業務の全体像の把握は重要です。
仕事の全体像を把握していなければ、目的やゴールが曖昧なまま業務を進めることになります。
目的やゴールが明確でない仕事は、モチベーションの低下に繫がる可能性も考えられます。
効率良く仕事を進めるためには、まずは仕事の全体像を具体的に可視化することが大切なのです。
スケジュールに余裕をもって進める
効率良く仕事を進めるためには、スケジュールに余裕のある計画を立てましょう。
期限がギリギリといった業務計画であれば、ミスや修正が発生した際に対応が間に合わない可能性があります。
修正するために他の業務が後回しになり、せっかく立てたスケジュールを調整しなければならないといったケースも考えられます。
効率の良い仕事の進め方において重要なのは、トラブルが発生しても対応できる余裕のある計画性なのです。
効率の良い仕事の進め方で生産性を高めよう！
仕事を効率良く進めれば、コア業務に注力できる余裕が生まれます。
本当にやるべきことに集中できるリソースを有効活用すれば、より多くの業務をこなせるため生産効率が高まるのです。
企業の利益を高めるためにも、一人ひとりが効率よく仕事をこなす必要があります。
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