アポや商談、会議などを設定する際に「予定を合わせるのが大変！」とお悩みの人も多いでしょう。
日程調整は簡単な作業と思われがちですが、時間も手間もかかるうえ、責任が求められる仕事です。
今回は予定を合わせる時のポイントやおすすめ日程調整ツールを紹介するので、ぜひ参考にして日程調整を効率化していきましょう！
予定をあわせるときのポイント
参加者全員の予定を効率的にあわせるなら、抑えるべきポイントが複数あります。
確認漏れや予定のブッキングを避けるためにも、手順を踏んで日程調整を行いましょう。
早めに連絡する
予定をあわせるときは、日程に余裕を持って連絡しましょう。遅くても候補日の1週間前までには連絡するのがマナーです。
会議の日程調整を行うとき、参加人数が多いほど日程調整にかかる時間も手間も増えます。
そのため、参加人数が多いほど日程に余裕を持って連絡しましょう。
日程調整が難航する場合、会議に必ず出席しなければいけない人をピックアップし、日程確認の優先順位を決めてから連絡すると、スムーズに進みます。
候補日は複数伝える
日程調整の候補日は1日ではなく、複数伝えると相手も日程を選択しやすくなります。
候補日を伝えずに日程確認を行うと、参加予定者からまったく別々の日程を提案されるケースも少なくありません。
スムーズに日程調整を進めるためにも、候補日を3〜5日を目安に提案するのがおすすめです。
たとえば、メールで日程調整を行うとき、次のように記載しましょう。
- ◯月△日（曜日） ■■:■■
- ◯月△日（曜日） ■■:■■
- ◯月△日（曜日） ■■:■■
相手に合わせすぎない
日程調整を行うときは、相手の都合に配慮しつつ、自分のペースで進めるのが大切です。
相手の都合に合わせすぎると、日程がなかなか決まらず、結果的に参加者に迷惑をかけることになります。
また、何度も日程を確認するのは自分にとっても相手にとっても大きな手間です。
候補日を複数提案しても相手の都合がつかない場合は、相手からできるだけ多くの候補日を聞き、日程を調整しましょう。
前日にリマインドする
回答期日の前日になっても連絡がない場合、回答を忘れているケースもあるので、相手に連絡してリマインドするように心がけましょう。
また参加予定者全員に再度連絡すれば、自分の確認漏れも防ぐことができます。
すべての参加予定者に日程の確認を行ったか、キャンセルした参加者はいないかなど、最終確認を行う意味でも、リマインドを忘れないようにしましょう。
キャンセルの期限を設定しておく
日程調整メールを送るときは、回答やキャンセルの期日を設定しておきましょう。
回答の期日を設定しておけば、「◯日までに連絡する」という意識がはたらくため、回答率が上がります。
また期日を設定しておけば、回答を催促しやすいというメリットもあります。
リストやツールを使って回答を管理し、期日を過ぎても回答がない場合は再度連絡しましょう。
日程調整にツールを使うメリット
日程調整をスムーズに行うにはツールを使うのがおすすめです。ツールを使うと次のようなメリットがあります。
- やり取りの回数を減らせる
- ダブルブッキングを防げる
- スケジュールの共有がスムーズに行える
日程調整ツールは、メールや電話でスケジュールを確認するやり取りを大幅に減らせます。
ツールの機能にもよりますが、日程調整ツールはスケジュール管理アプリやツールなどと連動して、自分のスケジュールから都合がいい日程をピックアップし、相手に提案してくれます。
そのため、日程調整にかかる手間を減らし、効率的な日程調整が実現します。
また、自分のスケジュールを把握した上で候補日を設定してくれるので、予定のブッキングも防ぐことが可能です。
スケジュール管理アプリやツールを社内のメンバーと共有しておけば、会議の日程をリアルタイムで周知することができます。
おすすめの日程調整ツール
メリットが多い日程調整ツールですが、料金や機能など、さまざまな特徴があるツールが提供されています。なかでもおすすめのツールは次の11種類です。
TimeRex
引用元：TimeRex
「TimeRex」は累計利用者数1200万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツールです。
商談やWeb会議の日程調整を自動化できるほか、GoogleカレンダーやOutlookと連携して予定を自動登録できます。
また、TimeRexはさまざまなサービスと連携できるのも大きな魅力です。
Microsoft TeamsをはじめzoomやGoogle Meetとも連携可能なので、社外のメンバーとの日程調整もスムーズに進みます。
TimeRexは無料で始められるので、ぜひ導入してみてください。
YouCanBookme
引用元：YouCanBookme
YouCanBookmeは世界中で使われている日程調整ツールです。日本語には対応していませんが、操作方法が簡単なので、シンプルな日程調整ツールを探している人に最適です。
GoogleカレンダーやOutlookと連携して、自動的に候補日を相手に提案することができます。
オンライン決済ツールとも連携できるので、有料の研修やワークショップ開催などを行っている人にもおすすめの日程調整ツールです。
calendly
引用元：calendly
calendlyはアメリカの日程調整サービスで、無料で導入可能です。直感的な操作性と使いやすさが魅力で、希望の日時を選択し、名前やメッセージを入力すれば、候補日時の提案が完了します。
日本語サポートがないというデメリットがありますが、シンプルな設計なので使いやすい日程調整ツールです。
連携できるスケジュールサービスも豊富で、OutlookやGoogleカレンダーをはじめ、日程調整ツールではめずらしいiCloudカレンダーとの連携もできます。
WEB会議ツールはTeamsやzoom、Google Meetなどと連携できるので、WEB会議の日程調整を行うのに最適なツールです。
アイテマス
引用元：アイテマス
アイテマスはGoogleカレンダーと連携して、手軽に日程調整できるツール。アプリをダウンロードすれば、スマートフォンやタブレットなどの端末を使って外出先から日程調整ができます。
スケジュールから空いている日程を選択し、URLを相手に送信するだけで日程調整が完了します。
WEB会議ツールとの連携はできないため、商談などのアポを取る機会が多い人に最適です。
調整さん
引用元：調整さん
調整さんは複数のメンバーに候補日程が選べるURLを送り、メンバーの回答をもとに会議の開催日時を決定できるツールです。
面倒なログインや登録なしで使えるほか、PCやタブレット、スマートフォンなど、さまざまな端末で対応できます。
定番ともいえる日程調整ツールなので、使い慣れている人が多いのも魅力です。
日程調整はツールでより効率的になる！
日程調整はコツを押さえるだけで、よりスムーズに進みます。また、ミス防止にもつながるので、手順を踏んで日程調整を行いましょう。
「日程調整の手間を省きたい」という人は、日程調整ツールの導入がおすすめです。
カレンダーサービスやWEB会議ツールと連携できるツールもあるので、普段使っているサービスにあわせて、最適なツールを導入してみましょう！
