政府が推し進める「働き方改革」やインターネットの普及により、web会議を導入する企業が増えています。
web会議ツールには様々なものがありますが、人気のツールの一つとして「Microsoft Teams」が挙げられます。
当記事ではMicrosoft Teamsの特徴や使い方、料金などを解説します。
マイクロソフトのWEB会議ツール「Microsoft Teams」とは
Microsoft Teamsとは、マイクロソフト社が推奨するMicrosoft365のコミュニケーションツールで、Skype for businessの後継としてリリースされました。
Microsoft Teamsにはweb会議機能、チャット・通話機能などの他にファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があります。
また、Microsoftのアカウントがあれば、誰でも無料で利用することができます。
Microsoft Teamsの特徴
複数のコミュニケーションが可能
Microsoft Teamsでは、組織におけるコミュニケーションを活性化させるために、web会議、チャット、通話などの複数のツールを利用することができます。
1つのツールで様々なコミュニケーションが完結するため、多くのソフトをインストールしたり、ツール同士の相性を確認するといった手間はありません。
また、Microsoft Teamsは、翻訳、ホワイトボードの使用、会議の自動文字起こし、ノイズの自動抑制機能など、多くの機能が付いていることも特徴です。
web会議は最大300人まで、オンラインイベントも最大で1,000人（有料プラン）まで収容可能で、小規模の打合せや商談から大規模イベントまで、柔軟に使用することができます。
Officeアプリと連携が可能
Microsoft Teamsは、WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft365アプリとの連携が可能になっています。
共有フォルダ内のファイルをダイレクトに編集したり、他の参加者と共同で編集を行うなども可能です。
また、メールやカレンダーといった日程調整ツールなど、Officeアプリ以外との連携もできることが特徴です。
セキュリティの強化
マイクロソフト社では、セキュリティ強化に力を注いでおり、Microsoft Teamsにも以下のセキュリティ技術を導入しています。
・個人情報や機密情報が含まれているファイルの保護
・悪意が疑われる添付ファイルの自動検出
・web会議参加者の権限についてのセキュリティポリシー設定
・転送中データと保存中データの自動暗号化
・組織やチーム全体の2要素認証
・Active Directoryによるシングルサインオン
web会議やチャットなど、コミュニケーションを目的としたツールは、情報漏洩がないようセキュリティ性の高いものが求められますが、Microsoft Teamsはセキュリティ強化に力を入れているため、おすすめです。
zoomとの違い
会議の長さ
zoom…最大30時間（※無料プランの場合は40分まで）
Microsoft Teams…最大24時間（※期間限定。通常は60分）
録画・録音
zoom…可（※無料プランはローカル保存のみ）
Microsoft Teams…可（※有料プランのみ）
参加人数
zoom…最大100人
Microsoft Teams…最大300人（※期間限定。通常は100人）
外部ユーザーの招待
zoom…可
Microsoft Teams…可
利用環境
zoom…デスクトップ、webブラウザ、モバイル
Microsoft Teams…デスクトップ、webブラウザ、モバイル
バーチャル背景
zoom…可
Microsoft Teams…可（※デスクトップ版とスマートフォン版（iPhone）のみ）
画面共有
zoom…可
Microsoft Teams…可
遠隔操作
zoom…可
Microsoft Teams…可
外部ツール連携
zoom…可
Microsoft Teams…可
ウェビナーの各機能
zoom…あり（※有料プランのみ）
Microsoft Teams…あり（※有料プランのみ）
zoomとMicrosoft Teamsは、共通している機能もあれば、無料プランと有料プランで機能が異なるところもあり、両者で一長一短はあります。
使い方
Microsoft Teamsには「チーム」と「チャネル」といったグループ分けの機能があります。
例えば、会社や部署あるいはプライベートであれば自治会や同窓会などのグループを「チーム」と呼び、それぞれのチーム内でテーマによって小分けにしたものを「チャネル」と呼びます。
Microsoft Teamsを使うにあたって、まずはチームを作成し、チームのメンバーを登録することから始めましょう。
チーム、チャネルの作成
左側メニューにある「チーム」をクリックし、画面下にある「チームに参加、またはチームを作成」をクリックします。
そして、画面右にある「チームを作成」をクリックします。
チームを追加する場合も同様の操作を繰り返します。
チームを作成すると自動的に「一般」というチャネルが作成されますが、チャネルを追加する場合はチーム名の右にある「・・・」をクリックし、「チャネルを追加」をクリックして追加します。
チームメンバーの追加
次にチームメンバーを追加します。チームメンバーの追加は、チーム名の右にある「・・・」をクリックし、表示されるメニュー内にある「メンバーを追加」をクリックして追加します。
web会議の始め方
web会議を設定する場合は、左側メニューにある「カレンダー」に移動し、右上にある「今すぐ会議」または「新しい会議」を選択します。
すぐに会議を開始する場合
「今すぐ会議」をクリックすると、会議名を設定できる画面に切り替わるので、任意の会議名を入力します。
そして、入力欄の下にある「共有リンクを取得する」をクリックすると、参加者とweb会議用URLが共有できます。
URLはMicrosoft Teams内のメンバーであればチャットから、メンバー外であればメールで知らせることができます。
会議を設定する場合
会議をあらたに作る場合は「新しい会議」をクリックします。会議の詳細設定画面が表示されるので、会議名、参加者、日時の設定や詳細の入力を行いましょう。
「保存」を押すとカレンダーに会議の予定がスケジューリングされ、参加者に通知されます。
チャットの始め方
Microsoft Teamsでは、誰かとチャットで話すことを「メンション（言及する）」と呼びます。
特定のメンバーとメンションする場合は、そのメンバーがいるチームを選択してから右下にあるメンション入力欄に＠の後に「team」と入力し、チーム名を選択してから文章を入力します。
チーム内のメンションは＠の後に「channel」と入力し、目的のチャネルを選択してから文章を入力します。
料金
一般法人向け
・無料版
・Microsoft Teams Essentials…￥430（税抜。ユーザー／月）
・Microsoft 365 Business Basic…¥650（税抜。ユーザー／月）
・Microsoft 365 Business Standard…¥1,360（税抜。ユーザー／月）
家庭向け
・無料版
・Microsoft 365 Personal…￥1,284／月
・Microsoft 365 Family…￥1,284／月
Microsoft Teamsはコミュニケーションを促進する機能が豊富
Microsoft Teamsは、コミュニケーションを促進する機能がたくさんあり、グループでも個人でもスムーズな会話のやり取りが可能になります。
最大300人まで同時参加できる大会議用の機能もあり、自動で議事録を作成することができるため、参加者はweb会議に集中することができます。
また、Microsoft 365と連携されているので、作業の効率化ばかりではなく、社外とのコミュニケーションも容易に行うことができます。
