Web会議やリモートワークの導入により、各企業でZoomの利用が拡大しています。
利用者が増加する一方で、ZoomでWeb会議ができないといったトラブルも発生するケースもあります。
本記事では、ZoomでWeb会議ができない場合の対処法と代替案を徹底解説します。。
ZoomによるWeb会議の特徴
ZoomによるWeb会議の特徴として、以下の点があげられます。
- シンプルなデザインで使いやすい
- マルチデバイスに対応している
- セキュリティが高い
- 高品質な音声とビデオ
- URLだけでWeb会議に招待・参加できる
Zoomは、Web会議に便利な機能が多く、ビジネスシーンでよく使われるシステムの1つです。
リモートワークのWeb会議でZoomを活用すれば、ミーティングの生産性が高まるのです。
ZoomにおけるWeb会議の主な機能
ZoomにおけるWeb会議の主な機能として、以下の例があげられます。
ブレイクアウトセッション
ZoomにおけるWeb会議では、ブレイクアウトセッションを利用できます。
ブレイクアウトセッションとは、Web会議の参加者を少人数のグループに分け話し合いできる機能です。
Zoomのブレイクアウトセッションを利用すれば、チームごとにディスカッションを実施できます。
オンラインでの授業や、セミナーで活用することもできる機能の1つです。
画面共有
ZoomにおけるWeb会議では、画面共有が利用できます。
ZoomではPCのデスクトップ画面だけでなく、各アプリの画面も共有できます。
画面共有機能を活用すれば、情報共有を容易に行うことが可能です。
リアクション
ZoomにおけるWeb会議では、リアクション機能を利用できます。
Zoomのリアクション機能の絵文字やスタンプを活用することで、メンバーに意思表示します。
リアクション機能を活用すると、会議参加者の発言に対してソフトに感情を伝えることができるため気軽に感情表現ができます。
アンケート
ZoomにおけるWeb会議では、アンケート機能が利用できます。
Web会議中、参加者に対して多数決を取る際などに役に立つ機能です。
一方、アンケートは有料版の機能なので、コストを抑えたい人は注意が必要です。
レコーディング
ZoomにおけるWeb会議では、レコーディング機能を利用できます。
レコーディングとは、会議中の音声やビデオを記録できる機能です。
対面会議では録音・録画の機材が必要になりますが、Zoomではレコーディング機能を利用することで、容易に記録することができます。
議事録作成や、会議の参加者以外に会議の内容を共有する際に便利な機能です。
カレンダーツール連携
ZoomにおけるWeb会議では、連携機能を活用し外部のカレンダーツールと連動させることが可能です。
例えば、Googleカレンダーと連携させるとミーティングスケジュールがZoomにも反映されます。
予定を追加する手間を削減でき、メンバーへのスケジュール共有も簡単になり業務の時間短縮を図れるのです。
チャット
ZoomにおけるWeb会議では、チャット機能を利用できます。
音声や、映像のやり取りのみでは不安が残る場合に、テキストでコミュニケーションができる機能です。
また、Web会議前後のコミュニケーションや、会議中のファイル共有にも利用することができます。
ZoomでWeb会議ができない場合の対処法
ZoomでWeb会議ができない場合の対処法として、以下があげられます。
発行されたURLは正しいか
ZoomでWeb会議を開けない場合は、発行されたURLが正しいか確認しましょう。
ZoomのWeb会議に入室できない原因として、発行されたURLが正しくないか、期限切れの可能性があります。
上記の場合は、Web会議のホストへ連絡しURLを再送信してもらいましょう。
また、参加者側の入力ミスが原因の可能性もあります。
Zoomはアルファベットの大・小文字を判断するため、入力ミスが考えられる場合は操作や設定を見直してみましょう。
会議の時間は正しいか
ZoomでWeb会議を開けない場合は、ミーティングの時間になっているか確認しましょう。
ZoomのWeb会議は、事前にホストが設定した開始予定時間にならないと入室できません。
上記の問題でWeb会議に入室できないことがないよう、会議の時間をあらかじめ確認しておきましょう。
PCの環境は整っているか
ZoomでWeb会議を開けない場合は、PCの環境が整っているか確認しましょう。
PCブラウザのバージョンが古い場合、Zoomに対応できない可能性があります。
上記の問題が疑われる場合は、ブラウザの更新を行いましょう。
ブラウザの更新は、セキュリティ面などからも重要なため定期的に確認しておくことをおすすめします。
アプリが正しくインストールされているか
ZoomでWeb会議を開けない場合は、アプリが正しくインストールされているか確認しましょう。
Zoomは、PC版・スマホ版のアプリが用意されておりインストールすることで利用することができます。
Web会議に参加できない場合は、アプリのバージョンが古くないか、正しくインストールされているかなどを確認しましょう。
Zoom以外でWeb会議をする方法
Zoom以外でWeb会議を行う方法は、以下のものがあります。
他のWeb会議ツールを使う
Zoom以外でWeb会議をする方法として、他のツールの使用があげられます。
Zoom以外にも、様々なWeb会議ツールがありそれぞれに特徴があります。
Web会議ツールの特徴を踏まえ、自社の業務にあったシステムを活用しましょう。
バーチャルオフィスツールを使う
Zoom以外でWeb会議をする方法として、バーチャルオフィスツールを使いましょう。
バーチャルオフィスツールとは、チームメンバーが離れた場所にいながら、同じ場所で業務をしていると仮想するツールです。
バーチャルオフィスツールには、Web会議ツールの機能が付随されているものが多く、Zoomなどの代替ツールとして利用できます。
ビジネスチャットツールを使う
Zoom以外でWeb会議をする方法として、ビジネスチャットツールを使いましょう。
ビジネスチャットツールとは、ビジネスシーンでの利用に特化したチャットツールです。
ファイルの共有機能や、タスク管理機能を備えているツールも多く、機密情報を扱うためセキュリティが高いことも特徴です。
多くのビジネスチャットツールには、Web会議ツールとしての機能を備えていることが多く、Zoomなどのツールの代替として利用できます。
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