デスクワークの効率化は、仕事の生産性が上がります。
PCのショートカットキーを覚えたら、業務スピードが飛躍的に上がったという経験はないでしょうか。
デスクワークを効率化する方法を知っているだけで、迅速に仕事の対応ができます。
本記事では、デスクワークを効率化するコツとツールについて、徹底解説します。
デスクワークを効率化するコツ6つ
デスクワークを効率化するコツは、以下の6つがあげられます。
コツ（1）周辺環境を整える
デスクワークを効率化するには、デスク周りなど、周辺環境の整理が重要です。
周辺環境を整える際に意識すべき点は、以下があげられます。
- デスクトップ内のデータを整理する
- デスクの周りを整理する
- 高さを調整できるデスクにする
- 座り心地が良い椅子を用意する
- 使いやすいマウスを利用する
デスクトップ内のデータやデスク周りを整理整頓すれば、資料探しに時間を取られることなく、短時間で見つけられます。
整理整頓を行えば、日常業務のミスや資料の紛失を防げるため、効率よくデスクワークを行えるのです。
また、デスクワークの際に、身体へのストレスが少ない机や椅子を使用すれば、疲労を軽減でき、作業効率が向上します。
デスクワークをする環境を整えれば、業務を効率化できるのです。
コツ（2）PC設定を見直す
デスクワークを効率化するために、以下のPC設定を見直しましょう。
- マウスの感度を変更する
- キーボードの反応速度を速くする
- タスクバーを活用する
- テンプレートを利用する
迅速にPC業務を遂行するためには、マウスやキーボードの反応速度の設定が重要です。
マウスを高感度に設定したり、キーボードの反応を速くすれば、カーソル移動や文字入力を素早く行えます。
頻繁に使用するソフトは、タスクバーに入れておくと、すぐに立ち上げることが可能です。
また、メールや頻繁に作成する書類をテンプレート化することで、デスクワークを効率化できます。
テンプレート化により、文章作成の時間短縮や、作成ミスの防止、品質の均一化を狙えるのです。
コツ（3）よく使う単語を辞書登録
デスクワークの際、頻繁に使う単語を辞書登録すると、作業を効率化できます。
PCで仕事をしていると、何度も同じ文章を入力することが多いです。
慣れてしまえばすぐに入力できる単純作業ですが、よく使う単語を辞書登録すれば、より効率的に文字入力できます。
例えば、「大変お世話になっております。」という文章は、16文字を打ち込み、変換し、入力します。
「たい」を「大変お世話になっております。」と辞書登録すれば、2文字を打ち込むだけで入力できるのです。
辞書登録を行えば、文章を素早く入力し、デスクワークを効率化できます。
コツ（4）ショートカット機能を覚える
ショートカット機能を覚えれば、PC業務のスピードが飛躍的に上がります。
PC業務において、ショートカットキーを使えるほど、仕事の生産性が上がるのです。
例えば、コピー＆ペーストを行うと仮定すると、以下の手順が考えられます。
（Windowsの場合）
このようにショートカットキーを使わないコピー＆ペーストは、マウスでの操作が必要となります。
マウス操作が積もり積もっていくと、無駄な時間を削られるのです。
ショートカットキーを駆使すれば、デスクワークが飛躍的に効率化されるのです。
コツ（5）行動を記録する
デスクワークを効率化するために、1度行動を記録しましょう。
デスクワークの、細かい部分まで具体的に記録するのがおすすめです。
業務フローを書き出せば、不必要な作業や、改善できる点に気づけます。
無駄な作業を省き、業務を改善できれば、マニュアルやフローチャートの作成にも繋がります。
1度デスクワークを見直すことで、業務を効率化する改善策を見つけられるのです。
コツ（6）集中できる環境づくり
デスクワークに集中できる環境を構築すれば、仕事の生産性が向上します。
1日中仕事をしていると、脳が疲労し集中力が保てなくなるため、作業効率が悪くなります。
デスクワークに集中できる環境を構築するために、以下の点を意識しましょう。
- 休憩のルールを決める
- 仮眠をとる
- 集中力や思考力が必要な作業は、午前中に行う
- 単純作業は、午後に行う
デスクワークの合間に、休憩を挟むことが大切です。
ただ休憩するだけでなく、休憩中は仕事に一切関わらない、必ずデスクから離れた場所に移動するなどのルールを決めましょう。
また、重要な仕事は脳のパフォーマンスが高い午前中に済ませ、単純作業は午後に行うと、効率的に業務を遂行できます。
自分の集中力に合わせた計画を立てれば、デスクワークを効率化できるのです。
【用途別】デスクワークを効率化するツール
デスクワークを効率化するためのツールについて、用途別に解説します。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、チームの各メンバーが担当している業務を管理できます。
タスク管理ツールを活用すれば、主に以下の点を、チーム内で共有できます。
- プロジェクト内容
- 進め方
- タスクの期限
- フィードバック
- 進捗や達成度
テレワークの普及により、場所を問わず、常にタスクの情報を共有できる環境が求められています。
タスクの一括管理を行えば、個人だけでなく、チーム単位でデスクワークの効率化を図れるのです。
名刺管理ツール
名刺管理ツールは、名刺情報をデジタル化して、会社内で共有できます。
ビジネスシーンにおいて、名刺を交換する場面は、頻繁にあります。
すぐに溜まってしまうため、数多くある名刺の中から、情報を見つけ出すのは難しいです。
名刺管理ツールは、大量にある名刺をデータ化して整理できるため、管理しやすいです。
検索機能があるので、短時間で必要な情報を見つけられるのです。
また、ツールを活用すれば、会社全体で名刺情報を共有できるため、新しいビジネスチャンスを生み出すきっかけとなります。
部署や部門を超えた情報共有は、デスクワークの効率化に繋がります。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社内でのコミュニケーションを活性化させ、デスクワークが効率化します。
会社内のコミュニケーション不足は、社員のモチベーション低下や情報漏れによるミスが起こるのです。
ツールを活用すれば、気軽に情報共有できる環境を構築しましょう。
情報を共有しやすい環境は、社員のストレスの軽減や、伝達ミスを防げるため、会社全体のパフォーマンス向上が期待できます。
コミュニケーションを円滑に行うことで、会社の生産性を上げられるのです。
マインドマップ
マインドマップとは、頭の中で考えていることやアイデア、情報の流れを分岐させた図のことを言います。
マインドマップを使えば、思考の整理や新しいアイデアを生み出すことが可能です。
手描きで作成されることが多いですが、ツールを活用すれば、マインドマップを簡単に作成できます。
写真やイラストの挿入、線の色付けなどの機能があるので、より効果的なマインドマップを作れるのです。
マインドマップは、記憶が定着しやすいメモや、効果的なプレゼン資料に繋がります。
デスクワークを効率化するためにも、マインドマップツールの導入がおすすめです。
ツールを活用してデスクワークを効率化しよう！
デスクワークを効率化するため、日々様々なツールが開発されています。
あらゆる企業や個人が、生産性向上を目指す中、ツールの活用は必須と言えるのです。
TimeRexは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
TimeRexを活用すれば、本来の業務に費やせる時間を生み出し、デスクワークを効率化できます。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
