面接官は企業にとっての顔であり、応募者は面接官の言動からその企業のイメージを抱くため、とても重要な存在です。
面接官として初めて指名された人の中には「面接の仕方がわからない」と不安な人も少なくないことでしょう。
そこで当記事では面接官が知っておくべき面接の仕方やマナーなどを解説します。
面接官の役割
応募者の見極めをする
面接官の役割としてまず挙げられるのが、求職者をしっかり見極めることです。
応募者から提出された履歴書や職務経歴書は、あくまで紙面上のデータでしかありません。
転職エージェンシーなどでは応募書類の添削サービスも行なっているので、書類の見た目はいくらでも整えることが可能です。
しかし、面接によって応募者と向き合えば、表面だけではなく内面も見えてくるのです。
特にコミュニケーション能力や自己分析能力、ストレス耐性などは、面接で会話を重ねるごとに「応募書類に記されていたこととはまったく違う」といったこともあるかもしれません。
つまり、応募者と直接会話しなければ得られない情報を適切に引き出すのが面接官の大きな役割です。
魅力的な人材を入社へと導く
魅力的な応募者を入社へと導くことも面接官の大切な役割です。
優秀な人材を見極められたとしても、その応募者が入社してくれるかどうかは別問題です。見極めを行うと同時に、応募者から「入社したい」と思ってもらえるよう適切に導く必要があります。
また、入社後のトラブルや早期退職といったミスマッチを避けるために、面接中に会社のことや仕事内容、待遇について適切な説明が求められます。
会社のイメージを左右する広告塔
面接官には会社のイメージを左右する広告塔としての役割があります。
応募者にとって面接とは、応募企業の中身に触れられる唯一の機会であり、面接官はその会社の代表として見られてしまいます。
面接は企業が応募者を選ぶだけの場ではなく、応募者が企業を選ぶ場でもあるため、マナーのある適切な立ち振る舞いが面接官には求められるのです。
面接官が知っておくべき面接の仕方
リラックスできる雰囲気を作る
面接は誰もが緊張してしまう場です。
応募者が本来持っている魅力を出し切ることがないまま、貴重な面接の時間が終わってしまうのは、応募者はもちろん面接官にとっても良くないことです。
応募者の魅力を引き出し、きちんと見極めるために面接官自らが話しやすい雰囲気を作り出し、応募者がリラックスして話せる環境を整える必要があります。
質問はハッキリとわかりやすくする
業界用語や横文字のビジネス用語を面接官が多用してはいないでしょうか？
これでは応募者とのコミュニケーションギャップを生み出してしまい、話しやすい雰囲気も作ることはできません。
また、例えば
「前職はどんな感じでしたか？」
「当社はいかがですか？」
「面接を通過したらどうしますか？」
といったぼんやりとした質問をしていないでしょうか？
応募者は何を質問されているのかよくわからず、戸惑ってしまいます。
「質問の意図を応募者が理解していない」との低評価の中には、実は面接官の質問に問題がある場合もあります。
面接の質問はわかりやすく明瞭であることが重要です。
応募者の良いところを見つけ出す
面接官は応募者の悪いところや不採用にする理由を探してしまいがちです。
しかし、それでは面接を行なう意味がありません。
面接の本来の目的は増員、欠員補充、組織強化などの問題を解決するために、自社が求める人材に合った応募者を採用することです。
そのためにはこの応募者にはこんな良いところがある、こんな強みがある、こんな仕事を任せると活躍してくれそうと良いところを見つけながら面接を進めることが重要です。
仕事に関係のない質問はしない
ひと昔前の面接では家族構成や恋人の有無、どんな本を読んでいるかといった質問も面接の現場ではよく飛び交っていましたが、現在では仕事に関係のない話は基本的にはNGとなっています。
このような質問はとてもデリケートであり、面接官に悪気はなくても応募者が傷ついてしまうこともあります。そのため、モラルを意識した質問を心がける必要があります。
面接当日のおおまかな流れ
アイスブレイク
面接で企業に訪れた応募者の大半は緊張しています。まずは応募者の緊張をほぐすために「アイスブレイク」を行ないましょう。
話題を天気や出身地などとし、応募者が簡単に答えられるような会話を行なうようにしましょう。
会社の説明
面接の際、いきなり質問からスタートする面接官もたくさんいますが、よほど知名度のある企業でもないかぎり、面接時に会社や事業内容について正しく理解している応募者は少ないというのが実情です。
自社はどのような会社なのか、どのような背景から求人募集しているのか、どんな仕事を任せようとしているのかなど、まずは会社について説明する時間を設けるようにしましょう。
会社説明の時間を設けることは、会社の正しい理解を促すだけでなく、親切丁寧な会社ということを応募者にも感じ取ってもらうことができるため、イメージや入社意欲の向上にもつながります。
応募書類を確認しながらの質問
応募者を見極める上で、履歴書や職務経歴書といった応募書類を確認しながらの質問は最も重要な時間となります。
このとき、面接での会話が一方通行にならず、双方向で進行すると応募者の理解も深まります。
応募者からの逆質問
一通り質問が終わった後、応募者に質問がないかを聞いてみましょう。
逆質問は応募者の入社意欲や大切にしている価値観が表れやすいため、じっくり聞きながら適切に答えましょう。
また、応募者が不安に感じていることや入社までに知っておきたいことを質問してきた場合は、疑問や不安を払拭してあげられるよう丁寧にわかりやすく答えることが大切です。
事務的な確認
面接の最後で事務的な確認を行ないます。
合否連絡までの予定日数や伝達手段、諸連絡などを応募者に伝えましょう。
面接官のマナー
面接官は基本的にはスーツ着用となります。
ただし、普段オフィスカジュアルといった服装で仕事をしている企業は、会社の雰囲気を応募者にもわかってもらうために、あえて普段通りの服装で面接にのぞむこともあります。
自社の面接官としてどのような服装がのぞましいのか、ドレスコードについては社内でよく話し合う必要があります。
どんな服装になっても面接官として注意したいのが清潔感です。たとえスーツ着用であっても、シワがあり汚れていては会社の印象も悪くなってしまいます。
また、ヘアスタイルや爪、ヒゲ、靴や腕時計、ベルトなどにも気を配るようにしましょう。
面接でのNG行為
モラルに反するような言動をする
例えば「家族の職業」「家族の収入・資産・住居状況」「思想・宗教、支持政党、尊敬する人物」、「自宅付近の略図、経路」「男女雇用機会均等法に抵触する質問」などはプライバシーの侵害にあたります。
モラルに反する言動はNGです。
態度が悪い
あからさまな聞く気のない態度や短時間での面接終了といった面接官の態度は、応募者の入社意欲に大きな影響を与えてしまいます。
面接が始まる前から不採用かもしれないと感じてしまう応募者であったとしても、時間を割いて来社してもらった相手です。話しを聞く姿や面接での態度など、相手に不快感を与えないよう普段以上に意識しましょう。
就職差別的な発言
応募者の適性や能力に関係ない質問は、就職差別的な発言と取られてしまうこともあります。面接では職務の適性を問う質問や入社意欲を確認する質問に終始するようにしましょう。
人材採用を成功に導くのは面接官次第です
ひと昔前の面接官のように、ふんぞり返って一方的な質問をするような時代は終わりました。
応募者に対し敬意を払い、対等に接することを意識するだけでもお互いのコミュニケーションはスムーズになります。
面接官は会社の顔です。ポイントをおさえモラルを守って面接を行い、人材採用を成功へと導きましょう。
